El que permet l'Ordre EHA/962/2007
El seu article 7 regula la digitalització certificada: permet substituir la factura en paper per la seva imatge electrònica i destruir l'original, sempre que el procés faci servir programari homologat per l'Agència Tributària.
La imatge ha de ser fidel i íntegra, signar-se electrònicament i quedar associada a una base de dades amb les dades de la factura.
Què cal a més de l'escàner
Un procediment documentat que descrigui com es digitalitza, qui ho fa i quins controls hi ha.
Accés complet i sense demora de l'Agència Tributària a la base de dades i a les imatges, amb possibilitat de descàrrega i de consulta remota.
L'error habitual
Escanejar a una carpeta compartida no és digitalització certificada. Sense programari homologat i sense signatura, l'original en paper continua sent el document que s'ha de conservar.
El que sol demanar l'auditor
- Programari de digitalització homologat per l'Agència Tributària
- Signatura electrònica de la imatge digitalitzada
- Base de dades associada amb les dades de cada factura
- Procediment de digitalització documentat i aplicat
Com s'ordena l'arxiu digitalitzat a Kimobox
- 1Defineix l'estructura de carpetes i les metadades per exercici, sèrie i proveïdor.
- 2Enllaça cada imatge amb les dades extretes per poder cercar per import, data o NIF.
- 3Restringeix qui pot eliminar documents i desa el registre d'aquestes accions.
La imatge sense les seves dades associades és un arxivador digital; amb elles és un arxiu consultable.
D'on surt cada dada
Referències al text oficial vigent. Si una norma es revisa, aquesta pàgina s'actualitza i la data de revisió ho reflecteix.
- Reial decret 1007/2023, reglament de requisits dels sistemes informàtics de facturació BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
- Llei 18/2022, de creació i creixement d'empreses (article 12) BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
- Ordre EHA/962/2007, sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
- Seu electrònica de l'Agència Tributària: sistemes informàtics de facturació i Verifactu Agencia Tributaria · —