Conservació i terminis

Quatre anys i sis anys

El termini de prescripció tributària de l'article 66 de la Llei general tributària és de quatre anys, comptats des del final del termini de declaració.

L'article 30 del Codi de Comerç obliga a conservar llibres, correspondència i justificants del negoci durant sis anys des de l'últim assentament. És el termini que mana a la pràctica.

En quines condicions

S'ha de garantir la llegibilitat en el format original, l'accés complet a les dades i l'autenticitat i integritat del document durant tot el termini.

Si la conservació s'externalitza o els servidors són fora d'Espanya, hi ha obligacions addicionals de comunicació i d'accés en línia.

Els terminis que van més enllà

Determinats casos allarguen la conservació: béns d'inversió amb regularització d'IVA, bases imposables negatives pendents de compensar o expedients de subvencions amb el seu propi termini de justificació.

El que sol demanar l'auditor

• Política de conservació de sis anys com a mínim
• Llegibilitat garantida en el format original
• Còpia de seguretat verificada i restaurable
• Casos especials de termini ampliat identificats

Com es controla la conservació a Kimobox

1. 1Configura els terminis de retenció per tipus documental, no un d'igual per a tot.
2. 2Programa l'avís de fi de termini en lloc d'esborrar de manera automàtica.
3. 3Comprova un cop l'any que una mostra de documents antics s'obre correctament.

D'on surt cada dada

Referències al text oficial vigent. Si una norma es revisa, aquesta pàgina s'actualitza i la data de revisió ho reflecteix.

1. Reial decret 1007/2023, reglament de requisits dels sistemes informàtics de facturació BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
2. Llei 18/2022, de creació i creixement d'empreses (article 12) BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
3. Ordre EHA/962/2007, sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
4. Seu electrònica de l'Agència Tributària: sistemes informàtics de facturació i Verifactu Agencia Tributaria · —