Quattro anni e sei anni
Il termine di prescrizione tributaria dell’articolo 66 della Ley General Tributaria è di quattro anni, calcolati dalla fine del termine di dichiarazione.
L’articolo 30 del Código de Comercio obbliga a conservare libri, corrispondenza e documenti giustificativi dell’attività per sei anni dall’ultima registrazione. È il termine che in pratica prevale.
A quali condizioni
Vanno garantite la leggibilità nel formato originale, l’accesso completo ai dati e l’autenticità e l’integrità del documento per tutto il periodo.
Se la conservazione è esternalizzata o i server si trovano fuori dalla Spagna, ci sono ulteriori obblighi di comunicazione e di accesso online.
I termini più lunghi
Alcuni casi allungano la conservazione: beni strumentali soggetti a rettifica dell’IVA, perdite fiscali ancora da compensare o pratiche di sovvenzione con un proprio termine di rendicontazione.
Cosa chiede di solito l’auditor
- Policy di conservazione di almeno sei anni
- Leggibilità garantita nel formato originale
- Backup verificato e ripristinabile
- Casi particolari con termine prolungato individuati
Come si controlla la conservazione in Kimobox
- 1Configura i periodi di conservazione per tipo di documento, non uno uguale per tutto.
- 2Programma l’avviso di fine periodo invece di cancellare in automatico.
- 3Verifica una volta l’anno che un campione di documenti vecchi si apra correttamente.
Una copia mai ripristinata non è un backup: è un’ipotesi.
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, che modifica il Real Decreto 1007/2023 (disposizione finale prima) BOE-A-2025-24446 · 03/12/2025
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, che disciplina la fatturazione elettronica obbligatoria tra imprenditori e professionisti BOE-A-2026-7295 · 31/03/2026
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, che disciplina la soluzione pubblica di fatturazione elettronica BOE-A-2026-20587 · 05/10/2026
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (requisiti dei sistemi informatici di fatturazione) BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (legge sulla creazione e crescita delle imprese), articolo 12 BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas (fatturazione telematica e conservazione elettronica) BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
- Sede electrónica de la Agencia Tributaria (sportello telematico dell’amministrazione fiscale spagnola): sistemi informatici di fatturazione e Verifactu Agencia Tributaria · —