HR e dipendenti

Dove si trova il tuo team, in tempo reale e senza telefonate

Geolocalizzazione delle timbrature e degli spostamenti del personale in trasferta, con mappa in tempo reale, storico dei percorsi e avvisi se qualcuno timbra fuori dalla zona di lavoro assegnata.

Cosa si può fare e con quale limite

La geolocalizzazione in ambito lavorativo è lecita in Spagna, ma con limiti precisi: l’art. 90 della LOPDGDD obbliga a informare in modo espresso, chiaro e inequivocabile i lavoratori e i loro rappresentanti dell’esistenza del sistema e di come possono esercitare i propri diritti. Kimobox lavora con geofence per sede e verifica del punto di timbratura anziché con un tracciamento permanente, che è il modo per ottenere il dato di cui l’azienda ha bisogno senza raccogliere quello che non le spetta.

Contenuto revisionato il 25 agosto 2026

Base giuridica in Spagna: Art. 90 della LOPDGDD Ley Orgánica 3/2018: obbligo di informare espressamente il personale e i suoi rappresentanti
Principio applicabile: Minimizzazione dei dati Art. 5.1.c) del GDPR: solo dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario
Fuori dall’orario di lavoro: Non si può localizzare Il trattamento è limitato al tempo di lavoro e alla finalità dichiarata
Modello consigliato: Geofence, non tracciamento continuo Verifica che la timbratura avvenga nella sede assegnata senza registrare il resto del percorso
Valutazione d’impatto: Di solito obbligatoria Art. 35 del GDPR quando c’è un monitoraggio sistematico delle persone

Mappa in tempo reale

Vedi dove ha timbrato ogni lavoratore e dove si trova in questo momento, senza chiamarlo.

Timbratura geolocalizzata

La timbratura registra la posizione al momento dell’entrata e dell’uscita, in modo facoltativo e configurabile per sede.

Personale in trasferta

Commerciali, tecnici e addetti alle consegne visibili sulla mappa mentre lavorano fuori sede.

Avvisi di geofence

Avviso se un lavoratore timbra fuori dalla zona assegnata alla sua sede di lavoro.

Storico dei percorsi

Tragitto della giornata consultabile per giustificare visite, consegne o trasferte.

Privacy configurabile

Geolocalizzazione solo durante l’orario di lavoro e solo per le mansioni che ne hanno bisogno.

Cosa tiene sotto controllo

Dalla timbratura alla mappa, senza telefonate di controllo

Posizione al momento della timbratura di entrata e di uscita
Mappa in tempo reale del personale in trasferta durante la giornata
Geofence per sede di lavoro con avviso se si timbra fuori
Storico dei percorsi per lavoratore e per giorno
Attivazione per mansione o reparto, non obbligatoria per tutto il personale
Dati di localizzazione trattati in conformità al GDPR

Esempi reali

Tre usi che reggono davvero

Servizi tecnici · personale in trasferta

Assegnare la chiamata urgente al tecnico più vicino

Prima Telefonate al cellulare di tre tecnici fino a trovarne uno nelle vicinanze. Mezz’ora persa per ogni urgenza.

Dopo Mappa in tempo reale durante la giornata con i tecnici disponibili. La chiamata va al più vicino e il cliente riceve un orario stimato realistico.

Pulizie · sedi sparse

Timbrature dal divano di casa

Prima App di timbratura senza verifica della posizione. Nessuno può affermare che la timbratura sia stata fatta nella sede giusta.

Dopo Geofence per sede con tolleranza configurabile. Se la timbratura cade fuori, viene registrata come anomalia da far verificare al responsabile, senza bloccare il lavoratore.

Distribuzione · flotta propria

Giustificare un’indennità di trasferta

Prima Chilometri dichiarati in un rapportino manuale, impossibili da verificare e fonte ricorrente di attriti.

Dopo Storico del percorso del turno collegato al rapportino di lavoro. L’indennità si calcola su un dato che entrambe le parti possono consultare.

Lessico

Concetti che evitano una sanzione

Geofence: Perimetro virtuale attorno a una sede di lavoro. Il sistema verifica solo se il dispositivo è dentro o fuori al momento della timbratura, senza bisogno di memorizzare la posizione in modo continuo.
Minimizzazione: Principio del GDPR in base al quale si possono trattare solo i dati strettamente necessari alla finalità dichiarata. Applicato qui: se basta sapere se la persona era in sede, non si registra dove sia stata nel resto della giornata.
Valutazione d’impatto (DPIA): Analisi preventiva dei rischi che un trattamento comporta per i diritti delle persone, richiesta dall’art. 35 del GDPR quando c’è un monitoraggio sistematico su larga scala.
Informativa preventiva: Comunicazione espressa al personale e ai suoi rappresentanti legali sull’esistenza del sistema, sulla sua finalità e sui diritti del lavoratore. Senza di essa, il trattamento non è lecito.
Storico del percorso: Sequenza delle posizioni registrate durante la giornata. La sua conservazione deve avere un termine definito e giustificato; conservarlo a tempo indeterminato non è difendibile.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

È obbligatorio attivare la geolocalizzazione?

No, si attiva per mansione o reparto; è comune per il personale commerciale, tecnico o addetto alle consegne, non per tutto l’organico.

La geolocalizzazione resta attiva fuori dall’orario di lavoro?

No, il tracciamento è attivo solo durante l’orario di lavoro registrato tramite la timbratura.

È conforme al GDPR?

Sì, il trattamento dei dati di localizzazione segue lo stesso quadro di protezione dei dati delle altre informazioni sul dipendente, con base giuridica e informativa preventiva al lavoratore.

Funziona per più sedi di lavoro?

Sì, ogni sede ha il proprio geofence e i propri avvisi di uscita dalla zona.

Che cosa richiede esattamente la legge spagnola?

L’art. 90 della LOPDGDD obbliga a informare in modo espresso, chiaro e inequivocabile i lavoratori e i loro rappresentanti legali dell’esistenza del sistema di geolocalizzazione e di come esercitare i diritti di accesso, rettifica, limitazione e cancellazione.

Serve una valutazione d’impatto?

Di solito sì. L’art. 35 del GDPR la richiede quando c’è un monitoraggio sistematico delle persone, e l’elenco dell’AEPD (l’autorità spagnola per la protezione dei dati) include espressamente i trattamenti di geolocalizzazione in ambito lavorativo.

Che differenza c’è tra geofence e tracciamento continuo?

Il geofence verifica solo se il dispositivo è dentro o fuori da un perimetro al momento della timbratura. Il tracciamento registra la posizione nel tempo. La prima opzione raggiunge lo scopo con molti meno dati, ed è per questo che si concilia con il principio di minimizzazione.

Si può bloccare una timbratura fuori zona?

Si può, ma è consigliabile registrarla come anomalia da far verificare a un responsabile. Bloccare chi è andato da un cliente senza avvisare crea più problemi di quanti ne risolva.

Per quanto tempo si conserva lo storico delle posizioni?

Per il periodo che l’azienda stabilisce e può giustificare. Conservarlo a tempo indeterminato non è difendibile; di solito si fissa un termine breve, legato al periodo di liquidazione di trasferte o rimborsi chilometrici.

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Fonti

Da dove arriva ogni dato

Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.

Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), art. 90: diritti di fronte all’uso di sistemi di geolocalizzazione BOE-A-2018-16673 · Testo consolidato
Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), artt. 5 e 35 EUR-Lex · Applicabile dal 25 maggio 2018
La protección de datos en las relaciones laborales (la protezione dei dati nei rapporti di lavoro) Agencia Española de Protección de Datos · Guida dell’AEPD

Geolocalizzazione in tempo reale del personale e delle timbrature

La geolocalizzazione in tempo reale di Kimobox mostra su una mappa dove ha timbrato ogni lavoratore e dove si trova il personale in trasferta durante la giornata, con geofence per sede di lavoro e avvisi se qualcuno timbra fuori dalla zona assegnata.

Lo storico dei percorsi è disponibile per lavoratore e per giorno, utile per giustificare visite commerciali, consegne o interventi tecnici, con attivazione configurabile per mansione o reparto e trattamento dei dati di localizzazione conforme al GDPR.