Qualifica
Questionario, evidenze e valutazione con criteri propri.
Portale fornitori
Documentazione dei fornitori sempre aggiornata, senza rincorrere nessuno
Qualifica, assicurazioni, certificati e CAE con scadenze sorvegliate dalla piattaforma. Se manca un documento, il fornitore non entra.
Cosa cambia rispetto all’e-mail
Un portale fornitori trasferisce al fornitore il lavoro di tenere aggiornata la propria documentazione. Invece di far rincorrere agli Acquisti, via e-mail, l’assicurazione di responsabilità civile o il certificato di regolarità contributiva, è il fornitore a caricare il documento, la piattaforma ne verifica la validità e, se scade, lo porta allo stato di non qualificato prima che gli venga emesso un ordine.
- Controllo dei fornitori
- ISO 9001:2015, punto 8.4 Richiede criteri documentati di valutazione, selezione, monitoraggio e rivalutazione
- Coordinamento aziendale (Spagna)
- RD 171/2004 Attua l’art. 24 della Ley 31/1995 sul coordinamento delle attività aziendali
- Due diligence ambientale
- Regolamento (UE) 2023/1115 Obbliga a dimostrare che determinate materie prime non provengono dalla deforestazione
- Ritardi di pagamento (Spagna)
- Massimo 60 giorni di calendario Art. 4 della Ley 3/2004, modificata dalla Ley 15/2010
- Documenti sorvegliati
- Assicurazioni, ITA, TC, certificati Ciascuno con la propria data di scadenza e il relativo preavviso
CAE e sicurezza
Documentazione di azienda, lavoratore e macchina convalidata prima dell’accesso.
Scadenze sorvegliate
Avvisi al fornitore prima della scadenza, non dopo.
Valutazione continua
Anomalie, tempi di consegna e qualità fornita trasformati in un punteggio.
Cosa tiene sotto controllo
Il fornitore carica, tu convalidi
- Inserimento e qualifica con documentazione obbligatoria
- Convalida manuale o automatica per tipo di documento
- Coordinamento completo delle attività aziendali
- Autorizzazione all’accesso allo stabilimento per lavoratore e macchina
- Ordini d’acquisto e conferme
- Valutazione periodica e classifica dei fornitori
Esempi reali
I documenti che mancano sempre
Industria · 300 fornitori attivi
Certificati di regolarità
Prima Si richiedono una volta l’anno e si archiviano. La loro validità reale è di dodici mesi, ma nessuno verifica se quello archiviato sia ancora valido.
Dopo Il fornitore carica il certificato con la data di emissione e la piattaforma calcola la scadenza. Trenta giorni prima gliene chiede uno nuovo, senza intervento degli Acquisti.
Alimentare
Schede tecniche e allergeni non aggiornati
Prima La scheda dell’ingrediente risale a quattro anni fa. Se il fornitore ha cambiato la formulazione, la matrice degli allergeni dell’azienda è sbagliata e nessuno lo sa.
Dopo Ogni referenza richiede una scheda valida con dichiarazione degli allergeni. Un cambio di versione avvia la revisione dei prodotti che la utilizzano.
Servizi · subappaltatori in stabilimento
Ingresso di un appaltatore senza CAE approvato
Prima Il capocantiere dà il via libera a voce perché c’è fretta. Se succede qualcosa, l’azienda non può dimostrare di aver adempiuto al suo obbligo di coordinamento.
Dopo Senza la documentazione di azienda, lavoratore e macchina in stato approvato, la credenziale di accesso non viene emessa. La fretta smette di essere un argomento.
Lessico
Lessico di acquisti e CAE
- Qualifica
- Processo con cui un’azienda accetta un fornitore come idoneo a fornirle beni o servizi, secondo criteri definiti in anticipo. La ISO 9001 richiede che quei criteri siano scritti e applicati con lo stesso metro.
- Rivalutazione
- Revisione periodica di un fornitore già qualificato, basata sul suo comportamento reale: anomalie, tempi, qualità ricevuta. Senza di essa, la qualifica è una foto di anni fa.
- CAE
- Coordinación de Actividades Empresariales (coordinamento delle attività aziendali). Obbligo previsto dalla normativa spagnola di scambiarsi informazioni su rischi e misure preventive quando più aziende operano nella stessa sede di lavoro.
- ITA
- Certificato di regolarità fiscale rilasciato dall’amministrazione tributaria spagnola. Ha una validità limitata, quindi archiviarlo senza controllarne la scadenza serve a poco.
- Fornitore critico
- Quello il cui errore compromette la qualità, la sicurezza o la continuità del prodotto. Merita un livello di controllo diverso da quello del fornitore di cancelleria.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Funziona per i subappaltatori in stabilimento?
È il suo uso principale: senza documentazione valida l’autorizzazione all’accesso non viene emessa.
Chi controlla i documenti?
Il tuo team, con regole che accettano automaticamente ciò che arriva già corretto.
Può sostituire la mia attuale piattaforma CAE?
Sì, e in più resta unificata con qualità e acquisti.
Cosa succede quando un documento scade?
Il fornitore passa automaticamente allo stato di non qualificato e gli viene richiesto il rinnovo. Se la sua documentazione condiziona l’accesso allo stabilimento, la credenziale non viene più emessa finché non si mette in regola.
Come si valuta un fornitore?
Con i criteri definiti dall’azienda —tempi, qualità ricevuta, anomalie, reattività di fronte alle non conformità— applicati in modo uniforme. La ISO 9001 richiede che quei criteri siano documentati e che la rivalutazione sia periodica, non episodica.
Serve per la due diligence ambientale?
Sì. I documenti richiesti dal Regolamento europeo sui prodotti associati alla deforestazione, o qualsiasi altra dichiarazione di origine, si gestiscono con lo stesso modello di requisito, validità ed evidenza.
Il fornitore deve pagare per usarlo?
No. L’accesso del fornitore fa parte dell’installazione del cliente. Non ci sono quote di iscrizione né abbonamenti per il fornitore, che è ciò che di solito genera attriti con altre piattaforme.
Si può usare per ordini e DDT?
Sì, se l’ERP li rende disponibili. Il fornitore consulta i suoi ordini, conferma le date e allega il DDT o il certificato del lotto, e tutto resta collegato alla stessa pratica.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- ISO 9001:2015, punto 8.4 (controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno) ISO · Ed. 2015
- Real Decreto 171/2004, sobre coordinación de actividades empresariales (coordinamento delle attività aziendali) BOE-A-2004-1848 · 31 gennaio 2004
- Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (lotta contro i ritardi di pagamento) BOE-A-2004-21830 · Testo consolidato
- Regolamento (UE) 2023/1115 relativo alla messa a disposizione sul mercato di prodotti associati alla deforestazione EUR-Lex · 31 maggio 2023
Portale fornitori e coordinamento delle attività aziendali (CAE)
Il portale fornitori di Kimobox gestisce la qualifica, la valutazione continua e tutta la documentazione obbligatoria di fornitori e subappaltatori, con controllo automatico delle scadenze e avvisi prima della data di scadenza.
Il modulo di coordinamento delle attività aziendali consente di convalidare la documentazione di azienda, lavoratori e attrezzature prima di autorizzare l’accesso alle strutture, lasciando evidenza del rispetto dell’articolo 24 della legge spagnola sulla prevenzione dei rischi professionali.