Portale del dipendente
Timbrature, ferie, note spese, buste paga e documenti in un portale che il dipendente usa dallo smartphone e che fa risparmiare all’ufficio HR mezza giornata alla settimana.
Un portale del dipendente è lo spazio self-service in cui ogni lavoratore gestisce in autonomia ciò che prima passava dalle Risorse Umane: timbrare, chiedere le ferie, consultare la busta paga, presentare una nota spese o firmare un documento. Quello di Kimobox funziona da browser e dall’app mobile e condivide utenti, permessi e tracciabilità con il resto della piattaforma, così le HR smettono di fare da intermediario e passano a supervisionare.
Timbratura via web, app o terminale, con geolocalizzazione facoltativa e il report richiesto dall’Ispettorato.
+ infoRichiesta, approvazione del responsabile e calendario del team aggiornato da solo.
+ infoUna foto dello scontrino e l’IA estrae importo, imposte e causale. Limiti secondo policy e rimborso approvato.
+ infoBuste paga, contratti e comunicazioni con conferma di lettura e firma elettronica.
+ infoAnnunci, candidati e colloqui centralizzati, dalla prima scrematura alla proposta di assunzione.
+ infoInserimento del nuovo dipendente, contratto, documenti e accessi, tutto dallo stesso flusso di onboarding.
+ infoSincronizza dipendenti, contratti, buste paga e assenze con A3 Nom/Innuva senza doppie digitazioni.
+ infoSincronizza timbrature e attività con gli ordini di produzione di Sage X3, con la produttività per turno e per lavoratore.
+ infoFabbisogni rilevati, corsi assegnati e stato di completamento per lavoratore e reparto.
+ infoBando, iscrizione, esame ed esito per lavoratore nelle selezioni interne o nei percorsi di certificazione.
+ infoDPI, idoneità sanitaria e formazione sulla sicurezza con scadenze sorvegliate per lavoratore.
+ infoAutorizzazione all’accesso a stabilimento o uffici per lavoratore, con badge, PIN o biometria.
+ infoNotizie, comunicazioni e documenti aziendali nello stesso portale in cui il dipendente già timbra.
+ infoMappa in tempo reale del personale in trasferta e delle timbrature, con geofence per sede di lavoro.
+ infoCosa risolve
Rilevazione presenze
Timbratura via web, app o terminale con il registro giornaliero inalterabile richiesto dalla legge spagnola, pronto da esportare per qualsiasi ispezione del lavoro.
Note spese con IA
Basta una foto dello scontrino: l’IA estrae importo, imposte e causale, applica la policy aziendale sulle spese e prepara il rimborso pronto per l’approvazione.
Processi di selezione
Pubblica l’annuncio, filtra i candidati, coordina i colloqui e prepara l’inserimento senza uscire da Kimobox, con lo storico di ogni decisione.
Formazione e performance
Corsi obbligatori e certificazioni con scadenze sorvegliate, più la valutazione delle prestazioni con obiettivi e monitoraggio, nello stesso portale.
Sicurezza sul lavoro
Valutazione dei rischi per mansione, consegna dei DPI con ricevuta, idoneità sanitarie e formazione sulla sicurezza, con scadenze sorvegliate e collegamento al CAE per il personale esterno.
Geolocalizzazione
Mappa in tempo reale del personale in trasferta e delle timbrature, con geofence per sede di lavoro e avvisi se qualcuno timbra fuori dalla zona assegnata.
Integrazione con A3
Timbrature, assenze, assunzioni e cessazioni nascono in Kimobox e arrivano in A3 Nom o A3 Innuva pronte per l’elaborazione delle paghe.
Integrazione con Sage X3
Timbrature e attività del dipendente si sincronizzano con gli ordini di produzione e i centri di costo di Sage X3, con visibilità sulla produttività reale per turno, lavoratore o linea.
Ferie e assenze
Il dipendente fa richiesta, il responsabile approva e il saldo dei giorni si ricalcola automaticamente secondo il contratto collettivo, senza dipendere da un Excel condiviso.
Consegna delle buste paga
La busta paga generata in A3 o Sage X3 arriva nel portale senza che nessuno la invii per e-mail, con avviso automatico, conferma di lettura e consultazione dello storico.
Controllo accessi
L’autorizzazione all’accesso si sincronizza con lo stato reale del lavoratore: se scade la sua formazione o la sua idoneità sanitaria, l’accesso si blocca da solo.
Intranet aziendale
Notizie, comunicazioni e documenti aziendali nello stesso portale in cui il dipendente già timbra, con conferma di lettura e segmentazione per sede o reparto.
Esempi reali
Distribuzione · 140 persone
Prima Tra trenta e quaranta e-mail a settimana per chiedere il duplicato di una busta paga, il saldo delle ferie o un giustificativo di assenza. A tutte si risponde a mano.
Dopo Quelle richieste si risolvono nel portale senza scrivere a nessuno. Le HR intervengono solo dove serve giudizio: un’aspettativa, una modifica contrattuale, un problema vero.
Industria a turni
Prima Foglio firme in portineria, trascritto in un foglio di calcolo dal capoturno a fine mese. Discrepanze di ore in ogni busta paga.
Dopo Terminale in stabilimento per il personale di produzione e app mobile con geofence per chi lavora in trasferta. Il saldo ore si calcola da solo e il lavoratore lo consulta quando vuole.
Ingegneria · più sedi
Prima Circolare via e-mail a tutto il personale e nessun modo di dimostrare chi l’ha aperta, cosa scomoda quando il documento è un protocollo di sicurezza sul lavoro.
Dopo Pubblicazione nel portale con conferma di lettura per lavoratore e, se serve, firma elettronica. Resta l’evidenza datata, che è esattamente ciò che chiede l’auditor.
Lessico
Domande frequenti
Sì. App mobile, terminale in stabilimento o totem con PIN o badge.
Esportiamo eventi e ore nel formato usato dal tuo consulente o dal tuo software paghe.
Conserva il registro giornaliero, è inalterabile e si può esportare per i quattro anni richiesti dalla legge spagnola.
Sì. Sincronizziamo dipendenti, contratti, buste paga e assenze con A3 Nom/Innuva e con il modulo HR di Sage X3 in entrambe le direzioni.
Sì. L’accesso può avvenire con numero di matricola e password, oppure tramite credenziale nell’app mobile. È lo scenario tipico in produzione, cantiere, pulizie e ristorazione.
Sì, ed è spesso la scelta più sensata. Molte aziende partono dalla rilevazione presenze, aggiungono le ferie dopo qualche settimana e lasciano note spese e buste paga a una seconda fase.
Il dipendente vede le proprie informazioni. Il responsabile vede quelle del suo team, con il perimetro assegnato dal suo profilo. Le HR vedono l’insieme. Ogni consultazione viene registrata.
C’è un’app nativa per iOS e Android, pubblicata sull’App Store e su Google Play, oltre all’accesso da browser. Condividono utente, permessi e dati.
No. Il calcolo resta in A3, Sage X3 o nel software che usate. Kimobox raccoglie gli eventi del periodo, li trasmette e distribuisce a ogni lavoratore il cedolino risultante.
La cessazione nella scheda del personale chiude automaticamente gli accessi al portale, all’app e ai moduli collegati, e conserva lo storico per il periodo previsto dalla legge.
Ti mostriamo il modulo in funzione con dati simili ai tuoi.
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Fonti
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
Il portale del dipendente di Kimobox centralizza la registrazione dell’orario di lavoro, le richieste di ferie e assenze, le note spese, la consegna delle buste paga e la firma dei documenti di lavoro, con accesso da smartphone e tracciabilità di ogni azione.
La rilevazione presenze soddisfa i requisiti del registro giornaliero dell’orario previsto dalla normativa spagnola, consente la timbratura via web, app e terminale, conserva le registrazioni per quattro anni e genera i report esigibili durante un’ispezione del lavoro.
Il portale copre anche selezione e assunzione, i piani di formazione con bandi ed esami, il controllo degli accessi alle strutture e un’intranet aziendale, con sincronizzazione diretta con A3 e Sage X3 per buste paga e dati HR.
