Riferimento · lessico
I termini, definiti con precisione
Ogni parola di questo glossario è definita come la usa la norma o il regolamento, non come la usa il marketing. Le definizioni provengono dalle pagine in cui il termine compare nel suo contesto, e da qui si può passare direttamente a esse.
Da dove vengono queste definizioni
Questo glossario non è un elenco a parte aggiornato a mano: raccoglie le definizioni che vivono già in ogni pagina del sito, nella sezione dedicata al lessico. Se una definizione viene corretta nella sua pagina, qui cambia da sola. Quando un termine è definito in più pagine, compare una sola volta con i link a tutte.
- Termini raccolti
- 176Da tutte le pagine di prodotto e di norma
A
- Accettazione
- Atto con cui il lavoratore dichiara di essere d’accordo con il contenuto del cedolino. Non è indispensabile per la consegna, ma molte aziende la chiedono ed è utile poterla dimostrare. Usato in: Consegna delle buste paga
- Allucinazione
- Output di un modello che sembra plausibile ma è falso. In un processo aziendale lo si contrasta limitando l’input al documento reale ed esigendo una verifica umana per ciò che ha conseguenze. Usato in: Automazione con IA
- Alta disponibilità
- Progettazione con ridondanza che consente di continuare a erogare il servizio quando un componente si guasta. Non è la stessa cosa del backup: l’una copre l’interruzione, l’altro la perdita. Usato in: Infrastruttura
- Ambito (scope)
- Permesso specifico associato a un token di accesso. Limitare l’ambito è ciò che impedisce a un’integrazione in sola lettura di cancellare qualcosa per errore. Usato in: Connettività aperta
- Anagrafica del personale
- Insieme dei dati stabili del lavoratore: identificazione, contratto, categoria, sede. Che un solo sistema ne sia titolare evita che convivano due versioni. Usato in: Integrazione A3
- Ancoraggio (anchoring)
- Atto di scrivere un’impronta su una blockchain. Ciò che resta registrato pubblicamente è una sequenza di caratteri priva di significato per chi non possiede il documento originale. Usato in: Blockchain
- Annex SL
- Struttura di alto livello comune alle norme ISO sui sistemi di gestione. È ciò che rende tecnicamente possibile integrare più norme in un unico sistema. Usato in: Qualità e norme
- Antipassback
- Regola che impedisce a una stessa credenziale di rientrare senza essere prima uscita. Serve a sapere con precisione chi si trova all’interno in caso di evacuazione. Usato in: Controllo accessi
- API REST
- Interfaccia che consente a due sistemi di scambiarsi dati via HTTP con operazioni ben definite. È la via preferibile quando l’ERP la offre, perché non richiede l’accesso al suo database. Usato in: Connettività ERP · Connettività aperta
- Appendice informativa
- Parte del documento che orienta ma non obbliga. Confonderla con il corpo normativo porta a implementare cose che nessuno avrebbe richiesto. Usato in: Academy
- Approvazione
- Atto con cui una persona con l’autorità necessaria dichiara un documento idoneo all’uso. Deve essere registrata con nome e data, non data per scontata. Usato in: Connettore documentale (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- ATS
- Applicant Tracking System. Sistema di tracciamento delle candidature: registra ogni candidato, la sua fase e lo storico delle interazioni dall’iscrizione alla chiusura del processo. Usato in: Processi di selezione
- Autoridad Independiente de Protección del Informante
- Autorità amministrativa indipendente spagnola per la tutela del segnalante, istituita dalla Ley 2/2023, che gestisce il canale esterno di segnalazione. Il suo Statuto è stato approvato dal Real Decreto 1101/2024 ed è operativa dal 1° settembre 2025. Usato in: Canale di segnalazione
- Azione correttiva
- Misura volta a eliminare la causa di una non conformità perché non si ripeta. Diversa dalla correzione, che ripara solo l’effetto immediato. Usato in: Qualità e norme
B
- Banca ore
- Saldo accumulato delle ore lavorate in più o in meno rispetto all’orario concordato, compensabile secondo quanto previsto dal contratto collettivo o dall’accordo di flessibilità. Usato in: Ferie e assenze
- Blockchain pubblica
- Rete decentralizzata i cui registri non sono controllati da alcuna organizzazione specifica. È proprio questa assenza di controllo a rendere utile la prova: nessuno può riscriverla a proprio vantaggio. Usato in: Blockchain
- BPM
- Business Process Management. Disciplina gestionale che tratta i processi come un patrimonio da progettare, eseguire, misurare e migliorare di continuo, anziché come un’abitudine ereditata. Usato in: Gestione dei processi
- BPMN
- Business Process Model and Notation. Linguaggio grafico standard per disegnare i processi, mantenuto dall’Object Management Group e pubblicato anche come ISO/IEC 19510:2013. Il suo pregio è che lo stesso diagramma è comprensibile sia al business sia all’IT. Usato in: Gestione dei processi
C
- CAE
- Coordinación de Actividades Empresariales (coordinamento delle attività aziendali). Obbligo previsto dalla normativa spagnola di scambiarsi informazioni su rischi e misure preventive quando più aziende operano nella stessa sede di lavoro. Usato in: Portale fornitori
- Campo di applicazione
- Delimitazione delle attività, dei prodotti e delle sedi coperti dal sistema certificato. Compare sul certificato ed è la prima cosa che guarda un cliente che lo richiede. Usato in: Academy
- Canale esterno
- Via per segnalare una violazione al di fuori dell’organizzazione, rivolgendosi all’Autoridad Independiente de Protección del Informante o all’autorità regionale equivalente. Usato in: Canale di segnalazione
- Canale interno di segnalazione
- Via attraverso cui una persona può segnalare violazioni normative con garanzia di riservatezza e senza ritorsioni. In Spagna la Ley 2/2023 lo impone alle aziende con cinquanta o più lavoratori. Usato in: Intranet aziendale
- Causa radice
- Motivo di fondo per cui è avvenuto un infortunio, al di là del fatto immediato. Se l’indagine si ferma a «il lavoratore si è distratto», la misura correttiva non ne eviterà la ripetizione. Usato in: Sicurezza sul lavoro
- Cedolino individuale
- Nome giuridico della busta paga (in Spagna «recibo individual de salarios»). Deve seguire il modello ufficiale o quello fissato dal contratto collettivo e indicare con chiarezza competenze e trattenute. Usato in: Consegna delle buste paga
- Centro di costo
- Unità organizzativa su cui si accumulano i costi. Uno stesso lavoratore può imputare ore a più centri nel corso di una giornata. Usato in: Integrazione X3
- Certificato di analisi (CoA)
- Documento che riporta i risultati delle prove eseguite su un lotto specifico e li confronta con la specifica. È proprio di quel lotto e non vale per un altro. Usato in: Certificati di qualità
- Chiusura delle paghe
- Data limite oltre la quale il periodo viene calcolato e non accetta più modifiche. Tutto ciò che arriva dopo slitta al mese successivo, con gli attriti che ne derivano. Usato in: Integrazione A3
- Cifratura a riposo
- Protezione del dato mentre è archiviato, non solo mentre viaggia. È ciò che limita il danno se qualcuno accede fisicamente al supporto. Usato in: Infrastruttura · Sicurezza e GDPR
- CMMS
- Computerized Maintenance Management System, in spagnolo GMAO. È il sistema che riunisce asset, piani, ordini e storico; ciò che in molti stabilimenti è ancora diviso tra un quaderno e un foglio di calcolo. Usato in: Manutenzione (CMMS)
- Codici di recupero
- Elenco di codici monouso consegnato al momento dell’attivazione del secondo fattore. È la via d’uscita prevista quando si perde il dispositivo, e conviene conservarlo altrove. Usato in: MFA
- Competenza
- Combinazione di formazione, esperienza e abilità che consente a una persona di svolgere un’attività con il risultato atteso. La ISO 9001 chiede di dimostrarla, non solo di dichiararla. Usato in: Formazione e performance
- Compresenza
- Situazione in cui lavoratori di due o più aziende si trovano nella stessa sede. È il fatto che fa scattare l’obbligo di coordinamento, indipendentemente dall’esistenza di un rapporto contrattuale tra di esse. Usato in: Coordinamento delle attività (CAE)
- Comunicazione commerciale
- Messaggio il cui scopo è promuovere un prodotto o un servizio. Richiede il consenso preventivo del destinatario e un modo semplice per opporsi, a differenza dell’avviso di servizio. Usato in: Notifiche push
- Conferma di lettura
- Registrazione che attesta che una persona identificata ha aperto un contenuto, con data e ora. È ciò che trasforma «l’abbiamo pubblicato sull’intranet» in un’evidenza utilizzabile. Usato in: Portale del dipendente · Intranet aziendale · Notifiche push
- Contributi sociali
- Liquidazione dei contributi alla Seguridad Social generata dal software paghe. Kimobox non la calcola: fornisce al software i dati corretti perché la calcoli bene. Usato in: Integrazione A3
- Controllo accessi
- Sistema che autorizza o nega l’ingresso a uno spazio. La sua finalità è la sicurezza fisica, non il conteggio dell’orario, anche se spesso condividono lo stesso dispositivo. Usato in: Controllo accessi
- Controllo delle versioni
- Meccanismo che conserva lo storico di un documento e garantisce che chi lo consulta ottenga l’edizione in vigore. In un sistema certificato è un requisito, non una comodità. Usato in: Intranet aziendale
- Copertura minima
- Numero di persone che un team deve avere disponibili in una certa data. Configurarlo è ciò che trasforma l’approvazione delle ferie in una decisione informata. Usato in: Ferie e assenze
- Copia controllata
- Esemplare il cui aggiornamento è garantito dal sistema. In un ambiente con link al cloud, il link stesso è la copia controllata e le stampe non servono più. Usato in: Connettore documentale (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- Credenziale
- Elemento che attesta l’identità davanti al lettore: badge, portachiavi, PIN, codice sullo smartphone. Si può revocare all’istante, cosa che un’impronta non consente. Usato in: Controllo accessi
- Criticità
- Classificazione di un asset in base a cosa succede se si guasta: fermo linea, rischio per le persone, non conformità normativa. È ciò che decide dove concentrare la preventiva, perché non tutto può ricevere lo stesso livello di attenzione. Usato in: Manutenzione (CMMS)
D
- Database intermedio
- Spazio di scambio tra due sistemi che non comunicano direttamente. Meno elegante di un’API, ma perfettamente valido e spesso l’unica opzione con un ERP datato. Usato in: Connettività ERP
- Dato biometrico
- Dato personale ottenuto da caratteristiche fisiche che consente di identificare una persona in modo univoco: impronta, iride, geometria del volto. Il GDPR lo classifica come categoria particolare quando viene usato per identificare. Usato in: Controllo accessi
- Datore di lavoro principale
- Chi appalta lavori o servizi corrispondenti alla propria attività e li fa svolgere nella propria sede. Oltre a informare, ha un obbligo di vigilanza sull’adempimento dell’appaltatore. Usato in: Coordinamento delle attività (CAE)
- Datore di lavoro titolare
- Chi ha la capacità di mettere a disposizione e gestire la sede di lavoro. Deve informare le altre aziende sui rischi propri della sede e sulle misure di emergenza. Usato in: Coordinamento delle attività (CAE)
- Decisione automatizzata
- Esclusione o selezione prodotta senza un intervento umano significativo. Il GDPR riconosce al candidato il diritto di ottenere l’intervento umano e di contestare la decisione. Usato in: Processi di selezione
- Diaria
- Importo che l’azienda corrisponde per vitto e alloggio durante una trasferta. È esente da IRPF entro i limiti del regolamento; oltre, è tassata come retribuzione. Usato in: Note spese con IA
- Dichiarazione di conformità
- Attestazione del fabbricante che il prodotto rispetta una norma o un regolamento specifico. È obbligatoria per i materiali a contatto con gli alimenti e per i prodotti industriali con marcatura CE. Usato in: Certificati di qualità
- Digitalizzazione certificata
- Processo di scansione tramite software omologato dall’AEAT, l’agenzia delle entrate spagnola, che conferisce all’immagine lo stesso valore dell’originale cartaceo e ne consente la distruzione. È disciplinata dall’Orden EHA/962/2007. Usato in: Strumenti · Note spese con IA · Digitalizzazione delle fatture
- Documento obsoleto
- Edizione ritirata che deve restare identificabile ma non utilizzabile. La ISO 9001 chiede di proteggerla da un uso involontario, non di distruggerla. Usato in: Connettore documentale (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- Doppio fattore (2FA)
- Verifica che combina qualcosa che si sa con qualcosa che si possiede. Trasforma una password trapelata in un problema fastidioso invece che in un incidente grave. Usato in: Sicurezza e GDPR
- DPI
- Dispositivo di protezione individuale. Ultima risorsa nella gerarchia della prevenzione: prima si elimina il rischio, poi si protegge collettivamente e solo allora si ricorre al dispositivo personale. Usato in: Sicurezza sul lavoro
- Duplicazione fraudolenta della SIM
- Tecnica con cui un attaccante ottiene un duplicato della SIM della vittima e ne riceve gli SMS. È il motivo per cui il codice via messaggio è considerato il più debole tra i fattori disponibili. Usato in: MFA
E
- Efficacia della formazione
- Verifica che il corso sia servito a qualcosa: meno errori, meno incidenti, un indicatore migliore. È il punto che più spesso si liquida con un «soddisfacente» e quello che un auditor guarda di più. Usato in: Formazione e performance
- Escalation
- Regola che trasferisce automaticamente un’attività al responsabile successivo quando il termine scade senza risposta. È ciò che impedisce a un processo di arenarsi nella casella di posta di qualcuno in ferie. Usato in: Gestione dei processi · Notifiche push
- Estrazione delle informazioni
- Ricavare campi specifici —importo, data, riferimento— da un documento non strutturato. Diversa dall’OCR: l’OCR trascrive, l’estrazione interpreta. Usato in: Automazione con IA
- Evento paga
- Qualsiasi fatto del periodo che modifica il calcolo: straordinari, assenze, indennità variabili, anticipi. È ciò che bisogna raccogliere prima della chiusura e ciò che più spesso si perde per strada. Usato in: Integrazione A3
- Evidenza di firma
- Insieme dei dati che circondano l’atto: identificazione preventiva, dispositivo, indirizzo IP, ora, documento esatto firmato. È ciò che rende una firma difendibile in caso di contestazione. Usato in: Firma elettronica
F
- Facturae
- Formato XML di fattura elettronica usato in Spagna, obbligatorio nella fatturazione alle pubbliche amministrazioni tramite FACe. Usato in: Digitalizzazione delle fatture
- Fattore di conoscenza
- Qualcosa che la persona sa: la password o un PIN. È il fattore più facile da rubare, perché si può copiare senza che il titolare se ne accorga. Usato in: MFA
- Fattore di inerenza
- Qualcosa che la persona è: impronta digitale o riconoscimento facciale. Nelle passkey serve a sbloccare la chiave del dispositivo, senza che il dato biometrico ne esca. Usato in: MFA
- Fattore di possesso
- Qualcosa che la persona possiede: lo smartphone con l’app dei codici, la SIM che riceve l’SMS o una chiave di sicurezza fisica. Usato in: MFA
- Fattura elettronica
- Fattura emessa e ricevuta in formato elettronico strutturato. Non è la stessa cosa di un PDF inviato per e-mail: ciò che la definisce è che il dato sia elaborabile da una macchina. Usato in: Digitalizzazione delle fatture
- Fattura semplificata
- Ciò che comunemente si chiama scontrino. In Spagna consente di detrarre l’IVA solo se riporta NIF e indirizzo del destinatario, per cui conviene chiedere la fattura completa quando l’importo lo giustifica. Usato in: Note spese con IA
- File delle buste paga
- Output generato dal software paghe, di solito un PDF con tutti i cedolini del periodo. Distribuirlo significa separarlo per lavoratore e associare ogni parte alla relativa scheda. Usato in: Consegna delle buste paga
- Firma elettronica avanzata
- Quella connessa unicamente al firmatario, idonea a identificarlo, creata con mezzi sotto il suo esclusivo controllo e in grado di rilevare qualsiasi modifica successiva del documento. È il livello abituale nella documentazione di lavoro e commerciale. Usato in: Consegna delle buste paga · Strumenti · Firma elettronica
- Firma elettronica qualificata
- Firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato. È l’unica a cui il Regolamento attribuisce di per sé l’effetto giuridico della firma autografa. Usato in: Firma elettronica
- Firma elettronica semplice
- Qualsiasi dato in forma elettronica che il firmatario usa per firmare. Va da un clic di accettazione al nome in calce a un’e-mail. Non le si possono negare effetti giuridici, ma la sua forza probatoria dipende dal contesto. Usato in: Firma elettronica
- Formazione programmata
- Modalità con cui in Spagna un’azienda organizza la formazione per il proprio personale e la recupera sotto forma di sgravio sui contributi alla Seguridad Social, entro il credito annuale che le spetta. Usato in: Formazione e performance
- Fornitore critico
- Quello il cui errore compromette la qualità, la sicurezza o la continuità del prodotto. Merita un livello di controllo diverso da quello del fornitore di cancelleria. Usato in: Portale fornitori
- Funzione di hash
- Algoritmo che trasforma un file di qualsiasi dimensione in una stringa a lunghezza fissa. Cambiare una virgola del documento produce un’impronta completamente diversa, e dall’impronta non si può tornare al documento. Usato in: Blockchain
G
- Geofence
- Perimetro virtuale attorno a una sede di lavoro. Il sistema verifica solo se il dispositivo è dentro o fuori al momento della timbratura, senza bisogno di memorizzare la posizione in modo continuo. Usato in: Portale del dipendente · Geolocalizzazione in tempo reale
- Giorni di calendario o lavorativi
- Lo Estatuto spagnolo fissa il minimo in trenta giorni di calendario, ma la maggior parte dei contratti collettivi lo traduce in giorni lavorativi. Confondere i due criteri è all’origine di quasi tutti gli errori di calcolo. Usato in: Ferie e assenze
H
- Human in the loop
- Progettazione in cui la macchina propone e la persona dispone. È ciò che l’art. 14 del Regolamento sull’IA richiede per i sistemi ad alto rischio. Usato in: Automazione con IA
I
- Idempotenza
- Proprietà di un’operazione che si può ripetere senza duplicarne l’effetto. È ciò che permette di riprovare una sincronizzazione fallita senza timore di creare due volte la stessa registrazione. Usato in: Connettività ERP
- Idoneità sanitaria
- Conclusione che il servizio di sorveglianza sanitaria comunica all’azienda: idoneo, idoneo con limitazioni o non idoneo a una specifica mansione. L’azienda non riceve dati clinici. Usato in: Sicurezza sul lavoro
- Imbuto di selezione
- Sequenza delle fasi attraversate da una candidatura e quota che supera ciascuna di esse. È ciò che permette di capire se il problema sta nell’attrazione o nel filtro. Usato in: Processi di selezione
- Immutabilità
- Impossibilità pratica di alterare una registrazione già confermata. In una blockchain pubblica consolidata, riscrivere il passato richiederebbe uno sforzo computazionale sproporzionato. Usato in: Blockchain
- Imputazione
- Attribuzione di un consumo —ore, materiale, energia— all’oggetto che lo ha generato. Senza imputazione reale, il costo del prodotto è una ripartizione e non una misurazione. Usato in: Integrazione X3
- Inalterabilità
- Garanzia che una timbratura non possa essere modificata di nascosto. Le correzioni legittime esistono, ma restano registrate con autore, data e motivo. Usato in: Rilevazione presenze
- Informativa preventiva
- Comunicazione espressa al personale e ai suoi rappresentanti legali sull’esistenza del sistema, sulla sua finalità e sui diritti del lavoratore. Senza di essa, il trattamento non è lecito. Usato in: Geolocalizzazione in tempo reale
- Informazioni documentate
- Termine con cui la ISO 9001:2015 comprende documenti e registrazioni. La norma ha smesso di richiedere un manuale della qualità, anche se molte organizzazioni lo mantengono per abitudine. Usato in: Qualità e norme · Connettore documentale (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- Intranet
- Rete interna di un’organizzazione con contenuti e servizi accessibili solo al suo personale. Il suo fallimento più frequente non è tecnico: compete con la posta elettronica e perde. Usato in: Intranet aziendale
- ISO 37301
- Norma internazionale sui sistemi di gestione della compliance, pubblicata nel 2021 e certificabile. Ha sostituito la ISO 19600:2014, che offriva solo linee guida. Usato in: Conformità normativa
- ISO/IEC 42001
- Norma internazionale pubblicata nel dicembre 2023 che stabilisce i requisiti per istituire, attuare, mantenere e migliorare continuamente un sistema di gestione dell’intelligenza artificiale. Segue la struttura comune delle norme sui sistemi di gestione e la sua certificazione è volontaria. Usato in: Automazione con IA
- Istanza di processo
- Ogni singola esecuzione di un processo pubblicato: una determinata richiesta d’acquisto, un determinato rapportino. Ogni istanza conserva il proprio storico e può seguire la versione del processo con cui è partita. Usato in: Gestione dei processi
- ITA
- Certificato di regolarità fiscale rilasciato dall’amministrazione tributaria spagnola. Ha una validità limitata, quindi archiviarlo senza controllarne la scadenza serve a poco. Usato in: Portale fornitori
L
- Limite di chiamate
- Soglia di richieste per unità di tempo. Protegge il sistema da un’integrazione scritta male e obbliga a progettare la sincronizzazione per lotti quando i volumi lo richiedono. Usato in: Connettività aperta
- LISOS
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), la legge spagnola su infrazioni e sanzioni in materia di lavoro. È la norma che qualifica l’inadempimento del registro e fissa l’importo della sanzione. Usato in: Rilevazione presenze
- Low-code
- Modello di costruzione delle applicazioni tramite configurazione visuale anziché programmazione. Il suo valore non è risparmiare codice: è accorciare la distanza tra chi conosce il processo e chi può modificarlo. Usato in: Gestione dei processi · Tecnologia
M
- Manutenzione predittiva
- Intervento attivato da una misura che anticipa il guasto: vibrazioni, temperatura, consumo elettrico. Rispetto alla preventiva, evita di sostituire pezzi ancora utilizzabili. Usato in: Manutenzione (CMMS)
- Manutenzione preventiva
- Intervento programmato per tempo o per utilizzo per evitare il guasto, indipendentemente dai segnali dell’apparecchiatura. La sua efficacia si misura in guasti che non sono avvenuti, ed è proprio ciò che è difficile dimostrare senza storico. Usato in: Manutenzione (CMMS)
- Marca temporale
- Prova che un dato esisteva in un determinato momento. Quando è qualificata, la norma presume l’accuratezza della data e l’integrità del documento. Usato in: Firma elettronica
- Marcatura su blockchain
- Ancoraggio dell’impronta crittografica di un documento in una rete pubblica, che permette di dimostrarne l’esistenza a una certa data e la successiva integrità. Usato in: Strumenti
- Matrice delle competenze
- Tabella che incrocia le mansioni con le competenze richieste e mostra, per lavoratore, quali sono documentate e quali no. È la vista che rende difendibile il piano di formazione. Usato in: Formazione e performance
- Maturazione
- Generazione proporzionale del diritto alle ferie nel corso dell’anno lavorato. Chi entra ad aprile non ha i trenta giorni dal primo giorno: li accumula progressivamente. Usato in: Ferie e assenze
- Mezzi di coordinamento
- Strumenti elencati dall’art. 11 del RD 171/2004: scambio di informazioni, riunioni, istruzioni, presenza di «recursos preventivos», tra gli altri. L’azienda sceglie, ma deve lasciarne traccia. Usato in: Coordinamento delle attività (CAE)
- Minimizzazione
- Principio del GDPR in base al quale si possono trattare solo i dati strettamente necessari alla finalità dichiarata. Applicato qui: se basta sapere se la persona era in sede, non si registra dove sia stata nel resto della giornata. Usato in: Geolocalizzazione in tempo reale
- Modello di organizzazione e gestione
- Insieme di misure di vigilanza e controllo che, secondo l’art. 31 bis del Código Penal spagnolo, può esonerare da responsabilità penale la persona giuridica se è efficace e supervisionato. Usato in: Conformità normativa
- MTBF
- Mean Time Between Failures, tempo medio tra i guasti. Misura l’affidabilità dell’apparecchiatura: quanto resiste in funzione prima di rompersi. Usato in: Manutenzione (CMMS)
- MTTR
- Mean Time To Repair, tempo medio di riparazione. Misura la capacità di risposta della squadra di manutenzione, non dell’asset. Un MTBF alto con un MTTR scarso lascia comunque lo stabilimento fermo. Usato in: Manutenzione (CMMS)
- Multiazienda
- Capacità di una stessa installazione di gestire più società con dati separati e utenti propri, condividendo la configurazione quando conviene. Usato in: Tecnologia
N
- NIS2
- Direttiva (UE) 2022/2555 sulla cibersicurezza, che sostituisce la Direttiva NIS del 2016 e classifica i soggetti obbligati in essenziali e importanti. Tra le misure di gestione dei rischi che impone figura l’uso di soluzioni di autenticazione a più fattori o continua (art. 21.2.j), e gli incidenti significativi si notificano con un preallarme entro ventiquattro ore e una notifica entro settantadue (art. 23.4). Usato in: MFA
- Non conformità
- Mancato soddisfacimento di un requisito, che può essere della norma, del cliente o del sistema stesso. Non è un problema in sé: il problema è non rilevarle. Usato in: Qualità e norme
- Nota spese
- Rendiconto delle spese anticipate da un dipendente. Con l’IA, lo scontrino viene interpretato al momento della foto e la policy sulle spese si applica prima dell’approvazione. Usato in: Strumenti
- Notifica push
- Avviso che il server invia al dispositivo di propria iniziativa, senza che l’app debba chiedere se ci sono novità. Usato in: Notifiche push
O
- OCR
- Riconoscimento ottico dei caratteri. Converte l’immagine in testo, ma non capisce cosa sia ogni numero. La parte che interpreta importo, imposta e causale è il modello che lavora su quel testo. Usato in: Note spese con IA
- OEE
- Overall Equipment Effectiveness. Prodotto di disponibilità, rendimento e qualità. È l’indicatore che riassume se una linea rende, a patto che le tre componenti siano misurate con dati reali. Usato in: Integrazione X3 · Manutenzione (CMMS)
- Onboarding
- Inserimento di una nuova persona: contratto, documenti, consegna delle dotazioni, attivazione degli accessi e formazione iniziale. Modellato come flusso, nessuno di questi passaggi si perde per strada. Usato in: Portale del dipendente · Processi di selezione
- OpenAPI
- Specifica standard per descrivere un’API in modo leggibile dalle macchine. Permette di generare client e documentazione senza scriverli a mano. Usato in: Connettività aperta
- Orario effettivo
- Tempo di lavoro reale, al netto delle pause che il contratto collettivo non considera tempo di lavoro. È la grandezza su cui si calcolano gli straordinari. Usato in: Rilevazione presenze
- Ordine di produzione
- Documento dell’ERP che autorizza e pianifica la produzione di una certa quantità. È l’unità rispetto alla quale ha senso imputare ore e materiali. Usato in: Integrazione X3
- Organismo di compliance
- Unità con poteri autonomi di iniziativa e controllo incaricata di vigilare sul funzionamento del modello. La sua reale indipendenza è ciò che un giudice esamina. Usato in: Conformità normativa
- OTP
- Codice monouso. Vale per un’autenticazione e scade in pochi minuti, che arrivi via SMS, WhatsApp, Telegram o e-mail. Usato in: MFA
P
- Passkey
- Credenziale crittografica che sostituisce la password. La chiave privata non esce dal dispositivo e il servizio conserva solo quella pubblica, quindi una violazione del server non espone nulla di riutilizzabile. Usato in: MFA
- Permesso retribuito
- Assenza giustificata con diritto alla retribuzione, prevista dall’art. 37.3 dello Estatuto e ampliabile dal contratto collettivo. Non consuma ferie. Usato in: Ferie e assenze
- Pianificazione della prevenzione
- Insieme delle misure derivate dalla valutazione, con responsabile, scadenza e risorse assegnate. Senza scadenza né responsabile, è un elenco di buone intenzioni. Usato in: Sicurezza sul lavoro
- Piano di manutenzione
- Elenco di attività specifiche da eseguire su un’apparecchiatura a ogni intervento programmato, con la relativa periodicità e i ricambi previsti. Usato in: Manutenzione (CMMS)
- Prestatore di servizi fiduciari qualificato
- Ente vigilato e iscritto nell’elenco di fiducia dello Stato, abilitato a emettere certificati e sigilli qualificati. In Spagna la vigilanza spetta al Ministero competente. Usato in: Firma elettronica
- Profilo di permessi
- Insieme di autorizzazioni assegnato a un ruolo anziché a una persona. Fa sì che ingressi e uscite del personale non costringano a ripensare gli accessi uno per uno. Usato in: Tecnologia
- Prova di esistenza
- Dimostrazione che un dato specifico esisteva prima di un determinato momento. È ciò che fornisce la marcatura; la paternità richiede inoltre una firma elettronica. Usato in: Blockchain
- Punto della norma
- Ciascun paragrafo numerato del corpo normativo. Quando un auditor dice «non conformità al punto 8.5.1», si riferisce a uno di questi. Usato in: Academy
Q
- Qualifica
- Processo con cui un’azienda accetta un fornitore come idoneo a fornirle beni o servizi, secondo criteri definiti in anticipo. La ISO 9001 richiede che quei criteri siano scritti e applicati con lo stesso metro. Usato in: Portale fornitori
R
- Recurso preventivo
- Persona designata con formazione adeguata la cui presenza è obbligatoria in determinate situazioni a rischio speciale. La sua presenza deve poter essere dimostrata, non solo pianificata. Usato in: Coordinamento delle attività (CAE)
- Registrazione dell’orario
- Annotazione giornaliera dell’ora esatta di inizio e di fine della giornata lavorativa di ogni persona, obbligatoria in Spagna da maggio 2019 e da conservare per quattro anni. Usato in: Portale del dipendente · Rilevazione presenze
- Registrazione di fatturazione
- Annotazione concatenata e inalterabile che il sistema genera per ogni fattura emessa, con l’impronta della registrazione precedente. È il meccanismo che impedisce di cancellare una fattura senza lasciare traccia. Usato in: Digitalizzazione delle fatture
- Registro delle attività
- Inventario dei trattamenti svolti dall’organizzazione, richiesto dall’art. 30 del GDPR. È la prima cosa che l’autorità chiede durante un’ispezione. Usato in: Sicurezza e GDPR
- Registro delle segnalazioni
- Registro delle informazioni ricevute e delle indagini interne a cui hanno dato luogo. I suoi dati non possono essere conservati per più di dieci anni. Usato in: Canale di segnalazione
- Registro di audit
- Traccia inalterabile delle azioni compiute nel sistema. È un requisito della ISO 27001 e dell’ENS, ed è la prima cosa che si chiede quando le cose si mettono male. Usato in: Tecnologia
- Requisito
- Frase della norma che contiene un «deve». È l’unica cosa verificabile in audit: note ed esempi orientano, ma non obbligano. Usato in: Academy
- Requisito legale applicabile
- Obbligo concreto che deriva da una norma e riguarda questa organizzazione per attività, dimensione o ubicazione. Ciò che conta non è la norma intera, ma l’articolo che obbliga a qualcosa. Usato in: Conformità normativa
- Responsabile del Sistema
- Persona designata dall’organo di amministrazione per gestire il sistema interno di segnalazione. La nomina e la revoca vanno comunicate all’autorità competente entro i dieci giorni lavorativi successivi. Usato in: Canale di segnalazione
- Responsabile del trattamento
- Chi tratta dati per conto del titolare. Può farlo solo seguendo le sue istruzioni documentate e nell’ambito del contratto dell’art. 28 del GDPR. Usato in: Sicurezza e GDPR
- Ricevuta di consegna
- Registrazione del fatto che una persona specifica ha aperto il documento, con data e ora. È la prova di consegna che sostituisce la firma sul foglio di distribuzione. Usato in: Consegna delle buste paga
- Riconciliazione
- Verifica periodica che i due sistemi dicano la stessa cosa. Ogni integrazione finisce per disallinearsi; ciò che distingue una buona è che se ne accorge prima dell’utente. Usato in: Connettività ERP
- Riesame della direzione
- Analisi periodica del sistema da parte dell’alta direzione, con elementi in ingresso e in uscita definiti al punto 9.3. È il punto in cui cedono più sistemi. Usato in: Qualità e norme
- Rilevazione presenze
- Registrazione del tempo di lavoro. Quando si usa lo stesso lettore del controllo accessi, occorre avere chiaro che si tratta di due trattamenti diversi con basi giuridiche diverse. Usato in: Controllo accessi · Strumenti
- Riposo tra due giornate
- Minimo di dodici ore tra la fine di una giornata e l’inizio della successiva, secondo l’art. 34.3 dello Estatuto de los Trabajadores. Usato in: Rilevazione presenze
- Rischi e opportunità
- Approccio introdotto nel 2015 che ha sostituito l’azione preventiva: invece di reagire, l’organizzazione deve pianificare cosa può andare storto in ogni processo e cosa farà al riguardo. Usato in: Qualità e norme
- Rivalutazione
- Revisione periodica di un fornitore già qualificato, basata sul suo comportamento reale: anomalie, tempi, qualità ricevuta. Senza di essa, la qualifica è una foto di anni fa. Usato in: Portale fornitori
- RPO e RTO
- Recovery Point Objective e Recovery Time Objective: quanti dati si possono perdere e quanto si può impiegare per ripartire. Senza entrambi i numeri, un piano di continuità è una dichiarazione d’intenti. Usato in: Infrastruttura
S
- Scheda tecnica
- Descrizione delle caratteristiche generali di un prodotto: composizione, proprietà, condizioni d’uso e di conservazione. Riguarda il prodotto, non il lotto, e ha delle versioni. Usato in: Certificati di qualità
- Segmentazione
- Criterio che decide a chi arriva ciascun contenuto. Senza di essa, l’intranet si riempie di rumore e le persone smettono di guardarla, che è esattamente ciò che si voleva evitare. Usato in: Intranet aziendale
- Segnalante
- Persona che comunica una violazione normativa di cui è venuta a conoscenza in un contesto lavorativo o professionale. La Ley 2/2023 la tutela e impone di preservare la riservatezza della sua identità. Usato in: Canale di segnalazione
- Self-service del dipendente (ESS)
- Employee Self-Service: l’insieme delle pratiche che il lavoratore sbriga da sé. Il suo indicatore di successo non è quante persone accedono, ma quante richieste smettono di arrivare all’ufficio. Usato in: Portale del dipendente
- Service worker
- Componente del browser che gira in background e riceve l’avviso quando la scheda del sito non è aperta. È ciò che rende possibile il push sul web. Usato in: Notifiche push
- Servizio trasversale
- Funzionalità disponibile a qualsiasi processo senza doverla integrare di nuovo: firmare, marcare, estrarre dati, notificare. È ciò che evita di comprare quattro strumenti che non si parlano tra loro. Usato in: Tecnologia
- Single sign-on (SSO)
- Meccanismo con cui un’unica identità aziendale dà accesso a più applicazioni. È compatibile con l’MFA: il secondo fattore si chiede una sola volta, presso il fornitore di identità. Usato in: MFA
- Sistema ad alto rischio
- Categoria del Regolamento europeo che raggruppa usi con impatto significativo sui diritti, tra cui la selezione del personale e la valutazione delle prestazioni. Comporta obblighi di documentazione, registrazione e supervisione. Usato in: Automazione con IA
- Sistema interno di segnalazione
- Insieme formato dal canale, dal Responsabile del Sistema, dalla politica e dalla procedura di gestione. Lo istituisce l’organo di amministrazione, previa consultazione delle rappresentanze dei lavoratori (art. 5 della Ley 2/2023). Usato in: Canale di segnalazione
- Sistema titolare del dato
- Quello che comanda quando due sistemi non concordano su una stessa registrazione. Dichiararlo per ogni entità —clienti, articoli, dipendenti— è la decisione che evita il novanta per cento dei problemi di integrazione. Usato in: Connettività ERP
- Specifica
- Insieme di parametri e intervalli accettabili concordati con il cliente. È il metro rispetto al quale il certificato dichiara conforme o non conforme un lotto. Usato in: Certificati di qualità
- Spesa riaddebitabile
- Spesa che, per contratto, si può fatturare al cliente. Se non la si identifica al momento della presentazione, nella pratica va persa. Usato in: Note spese con IA
- Storico del percorso
- Sequenza delle posizioni registrate durante la giornata. La sua conservazione deve avere un termine definito e giustificato; conservarlo a tempo indeterminato non è difendibile. Usato in: Geolocalizzazione in tempo reale
- Sub-responsabile
- Terzo a cui il responsabile del trattamento ricorre per trattare dati per conto del titolare. Deve essere autorizzato e soggetto agli stessi obblighi contrattuali. Usato in: Infrastruttura
T
- Tempo ciclo
- Tempo che intercorre tra l’uscita di due unità consecutive. Confrontato con il tempo teorico del ciclo, rivela dove si trova la perdita. Usato in: Integrazione X3
- Time to hire
- Giorni trascorsi tra l’apertura della posizione e l’accettazione dell’offerta. Diverso dal time to fill, che arriva fino all’effettivo ingresso in azienda. Usato in: Processi di selezione
- Titolare del trattamento
- Chi decide le finalità e i mezzi del trattamento. In una piattaforma come questa, il titolare è l’azienda cliente, non il fornitore. Usato in: Sicurezza e GDPR
- Token del dispositivo
- Identificativo che il sistema operativo assegna all’installazione di un’app per poterle consegnare gli avvisi. È un dato personale quando consente di collegare l’avviso a una persona. Usato in: Notifiche push
- TOTP
- Password monouso basata sul tempo, definita nell’RFC 6238. Dispositivo e server condividono una chiave e calcolano lo stesso codice a partire dall’orologio, senza scambiarsi nulla. Usato in: MFA
- Tracciabilità
- Capacità di ricostruire che cosa è successo, quando, chi l’ha fatto e con quali dati. In un sistema certificato non è una comodità: è l’evidenza che chiede l’auditor. Usato in: Gestione dei processi
- Tracciabilità a monte e a valle
- Capacità di sapere da quali materie prime deriva un lotto e a quali clienti è andato. La prima risolve l’origine del problema; la seconda, la sua portata. Usato in: Certificati di qualità
- Tracciabilità della decisione
- Registrazione di quale dato è entrato, cosa ha proposto il modello e cosa ha deciso la persona. Senza questa registrazione non si può verificare l’automazione né correggerla con criterio. Usato in: Automazione con IA
- Transizione
- Periodo durante il quale convivono un’edizione della norma e la successiva. Terminato il periodo, i certificati emessi secondo l’edizione precedente perdono validità. Usato in: Academy
- Trasferimento internazionale
- Invio di dati personali fuori dallo Spazio economico europeo. Richiede una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali tipo o un’altra garanzia del capo V del GDPR, oltre a un’analisi del paese di destinazione. Usato in: Infrastruttura
V
- Valutazione d’impatto (DPIA)
- Analisi preventiva dei rischi che un trattamento comporta per i diritti delle persone, richiesta dall’art. 35 del GDPR quando c’è un monitoraggio sistematico su larga scala. Usato in: Geolocalizzazione in tempo reale
- Valutazione dei rischi
- Processo con cui si individuano i pericoli di ogni mansione, se ne stima l’entità e si decide se sono tollerabili. È il documento da cui dipende tutto il resto e va rivista quando cambiano le condizioni. Usato in: Sicurezza sul lavoro
- Valutazione della conformità
- Verifica periodica e documentata del rispetto di un requisito. La ISO 14001 e la ISO 45001 la richiedono espressamente, con conservazione dell’evidenza. Usato in: Conformità normativa
- Valutazione delle prestazioni
- Giudizio periodico su come una persona raggiunge i propri obiettivi e assolve le proprie responsabilità. Diversa dalla competenza: si può essere competenti e avere un anno difficile, e viceversa. Usato in: Formazione e performance
- VAPID
- Identificazione volontaria del server mittente presso il servizio di consegna, definita nell’RFC 8292. Impedisce a terzi di inviare avvisi a nome di altri. Usato in: Notifiche push
- Variabile
- Voce retributiva che cambia ogni mese: provvigioni, premi, rimborsi chilometrici. A differenza della parte fissa, richiede un circuito di raccolta e approvazione prima della chiusura. Usato in: Integrazione A3
- Verifactu
- Modalità dei sistemi informatici di fatturazione che trasmette in modo continuo le registrazioni di fatturazione all’Agencia Tributaria, disciplinata dal Real Decreto 1007/2023. Usato in: Digitalizzazione delle fatture
- Versionamento
- Conservazione dello storico di un documento con l’identificazione di ogni edizione e di chi l’ha approvata. Senza di esso non si può ricostruire quale istruzione fosse in vigore quando si è verificato un incidente. Usato in: Connettore documentale (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- Violazione dei dati personali
- Violazione che comporta la distruzione, la perdita, la modifica o l’accesso non autorizzato a dati personali. Va notificata all’autorità entro 72 ore, salvo che sia improbabile che presenti un rischio. Usato in: Sicurezza e GDPR
W
- Web Push
- Insieme di standard dell’IETF —RFC 8030, 8291 e 8292— che consente a un sito web di inviare notifiche al browser anche con la scheda chiusa. Usato in: Notifiche push
- Webhook
- Chiamata che il sistema di origine fa verso quello di destinazione quando si verifica un evento. Ribalta il modello di polling: invece di chiedere ogni minuto se ci sono novità, si riceve l’avviso. Usato in: Connettività aperta
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Questo glossario definisce con precisione i termini che compaiono in un sistema di gestione: non conformità e azione correttiva, informazioni documentate, competenza e matrice delle competenze, registrazione dell’orario, geofence, firma elettronica avanzata, digitalizzazione certificata, MTBF, MTTR e OEE, tra gli altri.
Ogni definizione proviene dalla pagina in cui il concetto è spiegato nel suo contesto, così da qui si può passare alla sezione che lo approfondisce invece di fermarsi alla frase isolata.