Portale qualità

Il sistema di gestione smette di essere un faldone

Documentazione sempre aggiornata, audit pianificati, non conformità con un responsabile e indicatori che si calcolano da soli. Un’unica piattaforma per tutte le tue norme.

Di cosa si compone un SGQ

Un sistema di gestione per la qualità è composto sempre dagli stessi sei elementi: mappa dei processi, gestione documentale, audit interni, non conformità e azioni correttive, indicatori e riesame della direzione. Ciò che distingue un sistema vivo da un faldone ben ordinato è se quegli elementi si alimentano del lavoro quotidiano o se vengono ricostruiti la settimana prima dell’audit. Kimobox è costruito per la prima ipotesi e serve contemporaneamente più norme senza duplicare il sistema.

Contenuto revisionato il 17 ottobre 2026

Norma di riferimento: ISO 9001:2026 Sesta edizione, pubblicata nel settembre 2026; quella del 2015 convive con essa fino alla fine della transizione nel 2029
Struttura comune: Annex SL (struttura armonizzata) Dieci capitoli condivisi da ISO 9001, 14001, 45001, 27001 e altre
Ciclo di certificazione: 3 anni, con sorveglianza annuale Audit iniziale in due fasi e rinnovo al terzo anno
Informazioni documentate: Punto 7.5 della ISO 9001 La norma non richiede il manuale della qualità dall’edizione 2015
Norme coperte: Oltre 20 in un’unica installazione ISO, protocolli alimentari, compliance e schemi di settore

Gestione documentale

Versioni, approvazioni e diffusione con conferma di lettura.

Collegato al tuo cloud documentale

Pubblica e versiona i documenti collegandoti a OneDrive, Google Drive o SharePoint, senza duplicare cartelle.

Audit

Programma annuale, checklist per norma e rilievi collegati alle azioni.

Non conformità

Causa radice, azione, responsabile, scadenza e verifica dell’efficacia.

Indicatori

Obiettivi per processo alimentati con dati operativi reali.

Requisiti legali

Registro dei requisiti legali e di altro tipo, con validità e valutazione della conformità per norma.

Azioni correttive

Causa radice, azione, responsabile, scadenza e verifica dell’efficacia collegati alla non conformità.

Azioni di miglioramento

Opportunità di miglioramento con responsabile e monitoraggio, oltre a correggere ciò che è già andato storto.

Riesame della direzione

Report pregenerato con indicatori, audit e non conformità, pronto per la riunione.

Cosa copre

Un sistema, più certificazioni

Sistemi integrati di qualità, ambiente e sicurezza sul lavoro
Gestione del rischio e del contesto dell’organizzazione
Registro dei requisiti legali con validità e valutazione della conformità
Controllo di apparecchiature, tarature e manutenzione
Formazione e competenze del personale
Fornitori, acquisti e valutazione
Riesame della direzione con il report pregenerato
Gestione documentale con versioni, collegata a OneDrive, Google Drive e SharePoint

Norme ed enti

Lavoriamo sulle norme di riferimento

ISO

L’Organizzazione internazionale per la normazione pubblica le norme di gestione coperte da Kimobox.

AENOR

Ente di certificazione di riferimento in Spagna per i sistemi di gestione ISO.

UNE

Ente spagnolo di normazione, autore delle norme UNE e rappresentante della Spagna presso l’ISO.

Norme coperte

Scegli la tua norma e scopri cosa ti risolve

HACCP Analisi dei pericoli e punti critici di controllo Alimentare IATF 16949 Automotive Automotive UNE 19602 Compliance tributaria Compliance · fiscale ISO 13485 Dispositivi medici Sanità ENS Esquema Nacional de Seguridad Sicurezza · settore pubblico UNE 73401 Garanzia della qualità nucleare Qualità · nucleare ISO 14064 Gas a effetto serra Ambiente · carbon footprint ISO 14001 Gestione ambientale Ambiente ISO 20000 Gestione dei servizi IT Qualità · servizi IT ISO 9001 Gestione della qualità Qualità · tutti i settori Sostenibilità Gestione della sostenibilità ESG SGE 21 Gestione etica e responsabile Responsabilità sociale ISO 15189 Laboratori clinici Qualità · sanità ISO 17025 Laboratori di prova e taratura Qualità · laboratori ISO 22716 Produzione cosmetica Qualità · cosmetica GDPR Protezione dei dati Legale · protezione dei dati ISO 26000:2010 Responsabilità sociale Responsabilità sociale · linea guida ISO 45001 Salute e sicurezza sul lavoro SSL IFS Food Sicurezza alimentare Alimentare GMP+ Sicurezza dei mangimi Alimentare · mangimi ISO 27001 Sicurezza delle informazioni Cybersicurezza FSSC 22000 Sistema di gestione per la sicurezza alimentare Alimentare ISO 19600 Sistemi di gestione della compliance Compliance · linea guida ISO 37301 Sistemi di gestione della compliance Compliance BRCGS Standard globale per la sicurezza alimentare Alimentare SQAS2022 Valutazione chimica e logistica Qualità · chimica e logistica

Esempi reali

I tre sintomi di un sistema morto

Produttore · tripla certificazione

Tre sistemi per tre norme

Prima ISO 9001, 14001 e 45001 con tre serie di procedure, tre programmi di audit e tre riesami della direzione. Tutto si fa tre volte.

Dopo Un sistema integrato con processi, documenti e audit condivisi, e solo ciò che è specifico tenuto separato. Il riesame della direzione è uno solo e copre tutte e tre.

Servizi · prima certificazione

Non conformità mai chiuse

Prima Un quaderno con le anomalie annotate e nessuna azione correttiva con responsabile e scadenza. All’audit saltano fuori tutte insieme.

Dopo Ogni non conformità ha un responsabile, una causa radice, un’azione, una scadenza e la verifica dell’efficacia. L’auditor guarda il registro, non una spiegazione a voce.

Industria · documentazione

La versione che circola non è quella in vigore

Prima Le procedure stanno nella cartella di rete, ma ogni reparto ha la sua copia locale. Nessuno sa quale sia quella buona.

Dopo Un unico documento controllato con la sua versione, il suo approvatore e la sua data. Le copie incontrollate smettono di esistere perché non servono più.

Lessico

Il lessico dell’auditor

Non conformità: Mancato soddisfacimento di un requisito, che può essere della norma, del cliente o del sistema stesso. Non è un problema in sé: il problema è non rilevarle.
Azione correttiva: Misura volta a eliminare la causa di una non conformità perché non si ripeta. Diversa dalla correzione, che ripara solo l’effetto immediato.
Informazioni documentate: Termine con cui la ISO 9001:2015 comprende documenti e registrazioni. La norma ha smesso di richiedere un manuale della qualità, anche se molte organizzazioni lo mantengono per abitudine.
Riesame della direzione: Analisi periodica del sistema da parte dell’alta direzione, con elementi in ingresso e in uscita definiti al punto 9.3. È il punto in cui cedono più sistemi.
Annex SL: Struttura di alto livello comune alle norme ISO sui sistemi di gestione. È ciò che rende tecnicamente possibile integrare più norme in un unico sistema.
Rischi e opportunità: Approccio introdotto nel 2015 che ha sostituito l’azione preventiva: invece di reagire, l’organizzazione deve pianificare cosa può andare storto in ogni processo e cosa farà al riguardo.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

Va bene per un sistema integrato?

Sì. Un’unica mappa dei processi e documentazione condivisa tra le norme.

L’auditor può entrare a consultare?

Gli si assegna un utente in sola lettura con ciò che deve vedere.

Migrate la nostra documentazione attuale?

Carichiamo la struttura e i documenti in vigore durante l’avviamento.

La ISO 9001 richiede ancora il manuale della qualità?

No, dall’edizione 2015. La norma parla di informazioni documentate e lascia a ogni organizzazione la decisione su cosa mettere per iscritto. Molte aziende mantengono il manuale per abitudine o perché un cliente lo chiede, ma l’auditor non può pretenderlo in quanto tale.

Cosa è cambiato con la modifica del 2024?

L’Amd 1:2024 ha aggiunto ai punti 4.1 e 4.2 l’obbligo di valutare se il cambiamento climatico sia una questione rilevante per l’organizzazione e per le sue parti interessate. È una modifica breve nel testo che obbliga però a documentare l’analisi.

Si può gestire più di una norma nello stesso sistema?

È proprio lo scenario per cui è pensato. La struttura comune dell’Annex SL consente di condividere mappa dei processi, gestione documentale, audit, non conformità e indicatori, separando solo ciò che è specifico di ciascuna norma.

Quanto dura il ciclo di certificazione?

Tre anni. L’audit iniziale si svolge in due fasi, ci sono audit di sorveglianza annuali e al terzo anno si rinnova. Nel frattempo, ciò che l’auditor guarda sono le registrazioni quotidiane.

Che cos’è una non conformità maggiore?

Quella che compromette la capacità del sistema di soddisfare un requisito: assenza totale di un processo richiesto, inadempimento sistematico o errore che incide sul prodotto. Di solito impedisce la certificazione finché non viene chiusa, a differenza di quella minore.

Prepara il prossimo audit con margine

Ti mostriamo il modulo in funzione con dati simili ai tuoi.

Richiedi una demo

Continua a esplorare

Pagine correlate

Fonti

Da dove arriva ogni dato

Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.

ISO 9001:2026 — Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti ISO · Ed. 2026, pubblicata il 16 settembre 2026
Global ACI-TECH-3-TR, requisiti di transizione alla ISO 9001:2026 Global ACI · 4 settembre 2026
ISO 9001:2015 — Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti ISO · Ed. 2015, con Amd 1:2024
ISO 19011:2018 — Linee guida per audit di sistemi di gestione ISO · Ed. 2018
ISO Survey of certifications to management system standards ISO · Pubblicazione annuale

Software per la qualità e le norme ISO per PMI

Il software di gestione della qualità di Kimobox copre gestione documentale, audit interni, non conformità, azioni correttive e preventive, indicatori, gestione del rischio e riesame della direzione, con tracciabilità completa di ogni registrazione.

È pronto per ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 13485, IATF 16949, IFS Food, BRCGS, FSSC 22000, HACCP, ISO 17025, ISO 15189, ISO 22716, UNE 73401, SQAS2022, GMP+, ISO 20000, ISO 14064, SGE 21, ISO 26000, ISO 19600, ISO 37301, UNE 19602, ENS, GDPR e i criteri ESG di sostenibilità, e consente di mantenere un sistema di gestione integrato con documentazione condivisa tra le norme.