Modelli e registrazioni · ISO 27701 · Punto 4.3 y 6.1.2

Modello di inventario dei dati personali ISO 27701

La mappa di dove vivono i dati personali: sistemi, archivi, copie e fornitori. Senza di essa, la valutazione dei rischi e la risposta a una richiesta di cancellazione si fanno alla cieca.

In una frase

L’inventario dei dati personali collega ogni categoria di dati ai sistemi, alle ubicazioni, alle copie e ai fornitori in cui è conservata e a chi può accedervi; non è una registrazione che la ISO/IEC 27701 nomini come tale, ma è la base pratica per delimitare il campo di applicazione (4.3), valutare i rischi privacy (6.1.2) e ritrovare i dati di un interessato quando esercita un diritto.

Contenuto revisionato il 17 ottobre 2026

Dove lo richiede la norma: ISO 27701 · Punto 4.3 y 6.1.2 Si cita l’edizione 2025: i numeri da 4 a 10 sono capitoli; A.1, A.2 e A.3 sono le tabelle dell’Appendice A con i controlli del titolare, del responsabile e comuni a entrambi.
Tipo di informazione: Buona pratica Buona pratica a supporto dei punti 4.3 e 6.1.2
Chi lo compila: I sistemi informativi, con i responsabili di ogni trattamento L’IT sa dove sono i dati; il business sa a che cosa servono
Quando: Quando si delimita il campo di applicazione e a ogni modifica dei sistemi Si rivede insieme alla valutazione dei rischi
Per quanto tempo si conserva: Finché esiste il trattamento È un documento vivo: si aggiorna e si conserva la versione precedente per poter mostrare com’era in ogni momento.

Che cosa richiede la norma

Che cosa impone la norma ISO 27701 e che cosa lascia alla sua discrezione

La norma chiede di conoscere i trattamenti e di valutarne i rischi, ma non esige un inventario dei dati con questo nome. Ciò che l’auditor si aspetta è che l’organizzazione sappia dove si trovano i dati personali che tratta: senza saperlo è impossibile giustificare un controllo degli accessi o un termine di cancellazione.

Molte organizzazioni lo integrano nell’inventario degli asset della ISO/IEC 27001, aggiungendo una colonna sui dati personali. È una soluzione valida se distingue le categorie di dati e non solo i sistemi.

Conviene includere ciò che si dimentica: backup, esportazioni su fogli di calcolo, caselle di posta condivise e ambienti di test con dati reali.

Lo legga nel contesto: Contesto e campo di applicazione del PIMS, nell’Academy ISO 27701

Struttura

Campi che il modello deve contenere

Categoria di dati personali
Trattamenti del registro delle attività che la utilizzano
Sistema, applicazione o supporto in cui è conservata
Ubicazione fisica o regione del fornitore
Backup e repliche
Profili con accesso
Fornitore o responsabile coinvolto
Termine di cancellazione e metodo di eliminazione
Proprietario dell’asset

Esempio

Esempio: dati dei candidati in una società di consulenza fittizia

Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.

Campo	Contenuto
Categoria	Curriculum e dati di contatto dei candidati
Trattamento	RAT-07 · Selezione del personale
Dove si trova	Portale di recruiting in abbonamento, casella selezione@ e cartella condivisa delle risorse umane
Copie	Backup giornaliero della cartella condivisa, conservato 30 giorni
Accesso	Tre selezionatrici e la direzione risorse umane
Responsabile	Fornitore del portale di recruiting, server nell’UE
Cancellazione	Un anno dalla chiusura della selezione, salvo consenso per future offerte · Eliminazione su portale e cartella; la casella si svuota ogni trimestre
Proprietario	Direzione risorse umane · Nubaria Consulenti (fittizia)

In audit

Errori che gli auditor rilevano più spesso

L’inventario elenca i server, ma non quali dati personali contiene ciascuno.
Si dimenticano i backup e le esportazioni su fogli di calcolo.
L’ambiente di test usa dati reali e non compare da nessuna parte.
Non c’è collegamento tra inventario e registro delle attività: due elenchi che non tornano.

In Kimobox

Come si gestisce questa registrazione in Kimobox

1Le categorie di dati sono collegate all’inventario degli asset e al registro delle attività.
2Ogni asset ha un proprietario e una classificazione, e la sua revisione resta programmata.
3La localizzazione del dato per interessato permette di rispondere a una richiesta senza cercare a mano.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

È obbligatorio?

Non come documento con questo nome. È il modo pratico di rispettare ciò che è obbligatorio: delimitare il campo di applicazione, valutare i rischi e ritrovare i dati per gestire i diritti e cancellarli nei tempi.

Può coincidere con l’inventario degli asset della ISO 27001?

Sì, purché aggiunga la dimensione della privacy: quali categorie di dati personali contiene ogni asset e per quali trattamenti.

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