Modelli e registrazioni · ISO 37301 · Punto 8.3

Registro delle segnalazioni: ISO 37301 e Ley 2/2023 spagnola

La registrazione di ogni segnalazione ricevuta dal canale e dell’indagine che ne nasce, con i termini di legge in vista e la riservatezza garantita.

In una frase

Il libro-registro delle segnalazioni raccoglie le informazioni ricevute e le indagini interne che aprono, con le date di avviso di ricevimento e di riscontro; lo impone l’art. 26 della Ley 2/2023 spagnola, che ne limita la conservazione a dieci anni, ed è inoltre la registrazione delle attività con cui si dimostra il processo per sollevare preoccupazioni del punto 8.3 della ISO 37301.

Contenuto revisionato il 17 ottobre 2026

Dove lo richiede la norma: ISO 37301 · Punto 8.3 I punti seguono la ISO 37301:2021, l’edizione in vigore, che ha sostituito la linea guida ISO 19600.
Tipo di informazione: Registrazione obbligatoria Art. 26 della Ley 2/2023; registrazione delle attività della ISO 37301 (8.3 e 9.1.5)
Chi lo compila: Responsabile del Sistema Nominato dall’organo di amministrazione; l’accesso al registro è riservato
Quando: Alla ricezione di ogni segnalazione Si completa nel corso della gestione fino alla chiusura
Per quanto tempo si conserva: Massimo 10 anni Art. 26.2 della Ley 2/2023; cancellazione dopo tre mesi se non è stata avviata un’indagine, salvo l’evidenza del funzionamento (art. 32.4)

Che cosa richiede la norma

Che cosa impone la norma ISO 37301 e che cosa lascia alla sua discrezione

La ISO 37301 chiede un processo che incoraggi e consenta di segnalare tentativi, sospetti o violazioni effettive della politica o degli obblighi, con riservatezza, possibilità di anonimato e protezione dalle ritorsioni. La norma da sola non richiede un libro-registro, ma richiede registrazioni accurate e aggiornate delle attività di compliance (9.1.5).

In Spagna, la Ley 2/2023 lo rende obbligatorio per le aziende private con cinquanta o più lavoratori e per tutto il settore pubblico: bisogna tenere un libro-registro delle informazioni ricevute e delle indagini, che non è pubblico e i cui dati non possono essere conservati per più di dieci anni.

I termini di legge definiscono i campi: avviso di ricevimento entro sette giorni di calendario e riscontro entro un massimo di tre mesi, prorogabili di altri tre nei casi complessi. Se entro tre mesi non è stata avviata un’indagine, i dati personali si cancellano, salvo quanto serve a lasciare evidenza del funzionamento del sistema.

Lo legga nel contesto: Supporto, nell’Academy ISO 37301

Struttura

Campi che il modello deve contenere

Codice della segnalazione e data di ricevimento
Canale di ingresso e se è anonima
Materia e ambito: penale, amministrativo, lavoristico, codice etico
Data dell’avviso di ricevimento (limite: 7 giorni di calendario)
Ammissione o inammissibilità, con il motivo
Indagine aperta, istruttore e riferimento del fascicolo
Data del riscontro al segnalante (limite: 3 mesi, prorogabili)
Conclusione e misure adottate
Data di chiusura e di cancellazione dei dati

Esempio

Esempio: segnalazione anonima su inviti ai buyer

Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.

Campo	Contenuto
Codice e data	COM-2026-007 · 2 aprile 2026
Ingresso	Modulo del canale · anonima
Materia	Possibile corruzione del personale degli acquisti di un ospedale · ambito penale
Avviso di ricevimento	3 aprile, nella casella sicura del canale
Ammissione	Ammessa: fatti concreti e verosimili
Indagine	INV-2026-003 · istruttrice esterna
Riscontro	24 giugno · entro il termine di tre mesi
Conclusione	Fatti parzialmente accertati · vedi rapporto di indagine

In audit

Errori che gli auditor rilevano più spesso

Avvisi di ricevimento fuori termine o senza una data che lo dimostri.
Segnalazioni anonime scartate solo perché anonime.
Libro-registro accessibile senza restrizioni alle risorse umane o alla direzione.
Dati conservati senza limiti oppure, al contrario, cancellati senza lasciare evidenza del funzionamento del canale.

In Kimobox

Come si gestisce questa registrazione in Kimobox

1Solo il Responsabile del Sistema e le persone da lui autorizzate accedono alle segnalazioni e al loro contenuto.
2Il sistema avvisa prima che scadano i sette giorni per l’avviso di ricevimento e i tre mesi per il riscontro.
3Le informazioni ricevute e le indagini che aprono restano registrate per il libro-registro, con ogni fascicolo tracciato fino alla chiusura.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

Chi è obbligato a tenere il libro-registro?

I soggetti obbligati dalla Ley 2/2023 ad avere un sistema interno di segnalazione: aziende private con cinquanta o più lavoratori, quelle dei settori dell’art. 10.1.b) e c) con qualsiasi numero di dipendenti, e tutto il settore pubblico.

Il libro-registro è pubblico?

No. Al suo contenuto si può accedere, in tutto o in parte, solo su richiesta motivata dell’autorità giudiziaria competente, nell’ambito di un procedimento giudiziario e sotto la sua tutela.

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