Référencement
Questionnaire, preuves et évaluation selon vos propres critères.
Portail fournisseurs
Des documents fournisseurs à jour, sans relances
Référencement, assurances, certificats et CAE avec des échéances surveillées par la plateforme. S’il manque un papier, le fournisseur n’entre pas.
Ce qui change par rapport à l’e-mail
Un portail fournisseurs confie au fournisseur le soin de tenir ses propres documents à jour. Au lieu que les achats réclament par e-mail l’attestation d’assurance responsabilité civile ou le certificat de régularité vis-à-vis de la Sécurité sociale, c’est le fournisseur qui dépose le document ; la plateforme vérifie sa validité et, s’il expire, le passe en statut non référencé avant qu’une commande ne lui soit émise.
- Maîtrise des fournisseurs
- ISO 9001:2015, chap. 8.4 Exige des critères documentés d’évaluation, de sélection, de surveillance et de réévaluation
- Coordination entre entreprises
- RD 171/2004 Précise l’art. 24 de la Ley 31/1995 sur la coordination des activités entre entreprises
- Devoir de vigilance environnemental
- Règlement (UE) 2023/1115 Oblige à démontrer que certaines matières premières ne proviennent pas de la déforestation
- Délais de paiement
- 60 jours calendaires au maximum Art. 4 de la Ley 3/2004 espagnole, modifiée par la Ley 15/2010
- Documents surveillés
- Assurances, ITA, TC, certificats Chacun avec sa date d’expiration et son alerte préalable
CAE et prévention
Documents de l’entreprise, des intervenants et des machines validés avant l’accès.
Échéances surveillées
Des alertes envoyées au fournisseur avant l’expiration, pas après.
Évaluation continue
Incidents, délais et qualité livrée convertis en une note.
Ce qu’il maîtrise
Le fournisseur dépose, vous validez
- Création et référencement avec documents obligatoires
- Validation manuelle ou automatique par type de document
- Coordination complète des activités entre entreprises
- Autorisation d’accès au site par intervenant et par machine
- Commandes d’achat et confirmations
- Évaluation périodique et classement des fournisseurs
Exemples réels
Les papiers qui manquent toujours
Industrie · 300 fournisseurs actifs
Les attestations de régularité
Avant On les demande une fois par an et on les archive. Leur validité réelle est de douze mois, mais personne ne vérifie si celle qui est classée est encore valable.
Après Le fournisseur dépose l’attestation avec sa date d’émission et la plateforme calcule l’échéance. Trente jours avant, elle lui en réclame une nouvelle, sans intervention des achats.
Agroalimentaire
Fiches techniques et allergènes obsolètes
Avant La fiche de l’ingrédient date de quatre ans. Si le fournisseur a modifié la formulation, la matrice des allergènes de l’entreprise est fausse et personne ne le sait.
Après Chaque référence exige une fiche en vigueur avec déclaration des allergènes. Un changement de version déclenche la revue des produits qui l’utilisent.
Services · sous-traitants sur site
L’entrée d’une entreprise extérieure sans CAE approuvée
Avant Le chef de chantier donne son feu vert oralement parce que c’est urgent. En cas d’incident, l’entreprise ne peut pas prouver qu’elle a rempli son devoir de coordination.
Après Sans documents de l’entreprise, des intervenants et des machines au statut approuvé, le badge d’accès n’est pas délivré. L’urgence cesse d’être un argument.
Vocabulaire
Le vocabulaire des achats et de la CAE
- Référencement
- Processus par lequel une entreprise accepte un fournisseur comme apte à l’approvisionner, selon des critères définis à l’avance. L’ISO 9001 exige que ces critères soient écrits et appliqués à tous de la même manière.
- Réévaluation
- Revue périodique d’un fournisseur déjà référencé, fondée sur son comportement réel : incidents, délais, qualité reçue. Sans elle, le référencement est une photo vieille de plusieurs années.
- CAE
- Coordinación de Actividades Empresariales (coordination des activités entre entreprises). Obligation espagnole d’échanger des informations sur les risques et les mesures de prévention lorsque plusieurs entreprises interviennent sur un même lieu de travail.
- ITA
- Attestation de régularité fiscale délivrée par l’administration fiscale espagnole. Sa validité est limitée : l’archiver sans en suivre l’échéance n’apporte pas grand-chose.
- Fournisseur critique
- Fournisseur dont la défaillance compromet la qualité, la sécurité ou la continuité du produit. Il mérite un niveau de contrôle différent de celui du fournisseur de fournitures de bureau.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Convient-il aux sous-traitants intervenant sur site ?
C’est son usage principal : sans documents valides, l’autorisation d’accès n’est pas délivrée.
Qui vérifie les documents ?
Votre équipe, avec des règles qui acceptent automatiquement ce qui arrive déjà conforme.
Peut-il remplacer ma plateforme CAE actuelle ?
Oui, et il est en plus unifié avec la qualité et les achats.
Que se passe-t-il quand un document expire ?
Le fournisseur passe automatiquement en statut non référencé et on lui réclame le renouvellement. Si ses documents conditionnent l’accès au site, le badge n’est plus délivré tant qu’il n’a pas régularisé sa situation.
Comment évalue-t-on un fournisseur ?
Avec les critères définis par l’entreprise — délai, qualité reçue, incidents, réactivité face aux non-conformités — appliqués de façon homogène. L’ISO 9001 exige que ces critères soient documentés et que la réévaluation soit périodique, et non anecdotique.
Est-il utile pour le devoir de vigilance environnemental ?
Oui. Les documents exigés par le règlement européen sur les produits associés à la déforestation, ou toute autre déclaration d’origine, sont gérés avec le même modèle d’exigence, de validité et de preuve.
Le fournisseur doit-il payer pour l’utiliser ?
Non. L’accès du fournisseur fait partie de l’installation du client. Ni frais d’inscription ni abonnement pour le fournisseur, ce qui crée souvent des frictions sur d’autres plateformes.
Peut-on l’utiliser pour les commandes et les bons de livraison ?
Oui, si l’ERP les expose. Le fournisseur consulte ses commandes, confirme les dates et joint le bon de livraison ou le certificat du lot, et tout est rattaché au même dossier.
Mettez de l’ordre dans les documents de vos sous-traitants
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
Poursuivez la visite
Pages associées
Sans papiers en règle, pas d’accès au site
Documents de l’entreprise, des intervenants et des machines validés avant l’accès au site, échéances…
La qualité alimentaire sans classeurs ni frayeurs à l’audit
HACCP vivant, prérequis enregistrés chaque jour, maîtrise des allergènes et traçabilité en minutes : un…
Le certificat du lot, sans avoir à le chercher
Certificats d’analyse, fiches techniques et déclarations avec les données réelles du lot, publiés dans le…
Le système de management cesse d’être un classeur
Maîtrise documentaire, audits internes, non-conformités avec responsable et délai, indicateurs calculés…
Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- ISO 9001:2015, chapitre 8.4 (maîtrise des processus, produits et services fournis par des prestataires externes) ISO · Éd. 2015
- Real Decreto 171/2004, sobre coordinación de actividades empresariales BOE-A-2004-1848 · 31 janvier 2004
- Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (lutte contre les retards de paiement) BOE-A-2004-21830 · Texte consolidé
- Règlement (UE) 2023/1115 relatif à la mise à disposition de produits associés à la déforestation EUR-Lex · 31 mai 2023
Portail fournisseurs et coordination des activités entre entreprises (CAE)
Le portail fournisseurs de Kimobox gère le référencement, l’évaluation continue et l’ensemble des documents obligatoires des fournisseurs et des sous-traitants, avec un contrôle automatique des échéances et des alertes avant expiration.
Le module de coordination des activités entre entreprises permet de valider les documents de l’entreprise, des intervenants et des équipements avant d’autoriser l’accès aux installations, en laissant la preuve du respect de l’article 24 de la loi espagnole de prévention des risques professionnels.