Homologação
Questionário, evidências e avaliação com critérios próprios.
Portal de fornecedores
Documentação de fornecedores em dia, sem perseguições
Homologação, seguros, certificados e CAE com prazos de validade vigiados pela plataforma. Se faltar um papel, o fornecedor não entra.
O que muda face ao e-mail
Um portal de fornecedores transfere para o fornecedor o trabalho de manter a sua própria documentação em dia. Em vez de as Compras perseguirem por e-mail o seguro de responsabilidade civil ou a declaração de situação contributiva regularizada, é o fornecedor quem carrega o documento, a plataforma verifica a validade e, se caducar, coloca-o em estado de não homologado antes de lhe ser emitida uma encomenda.
- Controlo de fornecedores
- ISO 9001:2015, cap. 8.4 Exige critérios documentados de avaliação, seleção, monitorização e reavaliação
- Coordenação empresarial
- RD 171/2004 Desenvolve o art. 24 da Ley 31/1995 sobre coordenação de atividades empresariais
- Diligência devida ambiental
- Regulamento (UE) 2023/1115 Obriga a comprovar que determinadas matérias-primas não provêm de desflorestação
- Atrasos de pagamento
- 60 dias de calendário no máximo Art. 4 da Ley 3/2004, alterada pela Ley 15/2010 (Espanha)
- Documentos vigiados
- Seguros, ITA, TC, certificados Cada um com a sua data de validade e o seu aviso prévio
CAE e SST
Documentação da empresa, do trabalhador e da máquina validada antes do acesso.
Validades vigiadas
Avisos ao fornecedor antes de o prazo terminar, não depois.
Avaliação contínua
Incidentes, prazos e qualidade fornecida convertidos numa pontuação.
O que controla
O fornecedor carrega, a sua equipa valida
- Registo e homologação com documentação obrigatória
- Validação manual ou automática por tipo de documento
- Coordenação de atividades empresariais completa
- Autorização de acesso à fábrica por trabalhador e máquina
- Encomendas de compra e confirmações
- Avaliação periódica e ranking de fornecedores
Exemplos reais
Os papéis que faltam sempre
Indústria · 300 fornecedores ativos
Certificados de situação regularizada
Antes São pedidos uma vez por ano e arquivados. A sua validade real é de doze meses, mas ninguém verifica se o que está guardado continua a servir.
Depois O fornecedor carrega o certificado com a data de emissão e a plataforma calcula a validade. Trinta dias antes pede-lhe um novo, sem intervenção das Compras.
Alimentação
Fichas técnicas e alergénios desatualizados
Antes A ficha do ingrediente tem quatro anos. Se o fornecedor mudou a formulação, a matriz de alergénios da empresa está errada e ninguém sabe.
Depois Cada referência obriga a uma ficha válida com declaração de alergénios. Uma mudança de versão desencadeia a revisão dos produtos que a utilizam.
Serviços · subempreiteiros na fábrica
Entrada de um empreiteiro sem CAE aprovado
Antes O diretor de obra dá o seu acordo de boca porque há pressa. Se acontecer alguma coisa, a empresa não consegue comprovar que cumpriu o seu dever de coordenação.
Depois Sem a documentação da empresa, do trabalhador e da máquina em estado aprovado, a credencial de acesso não é emitida. A pressa deixa de ser argumento.
Vocabulário
Vocabulário de compras e CAE
- Homologação
- Processo pelo qual uma empresa aceita um fornecedor como apto para a abastecer, segundo critérios definidos previamente. A ISO 9001 exige que esses critérios estejam escritos e que se aplique a todos a mesma bitola.
- Reavaliação
- Revisão periódica de um fornecedor já homologado, baseada no seu comportamento real: incidentes, prazos, qualidade recebida. Sem ela, a homologação é uma fotografia de há anos.
- CAE
- Coordenação de Atividades Empresariais. Obrigação de trocar informação sobre riscos e medidas preventivas quando várias empresas concorrem num mesmo local de trabalho.
- ITA
- Certificado espanhol de situação tributária regularizada. Tem validade limitada, pelo que arquivá-lo sem controlar a caducidade não acrescenta grande coisa.
- Fornecedor crítico
- Aquele cuja falha compromete a qualidade, a segurança ou a continuidade do produto. Merece um nível de controlo diferente do do fornecedor de material de escritório.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
Serve para subempreiteiros na fábrica?
É a sua utilização principal: sem documentação válida não é emitida a autorização de acesso.
Quem revê os documentos?
A sua equipa, com regras que aceitam automaticamente o que já vem correto.
Pode substituir a minha plataforma CAE atual?
Sim, e além disso fica unificada com a qualidade e as compras.
O que acontece quando um documento caduca?
O fornecedor passa automaticamente ao estado de não homologado e é-lhe pedida a renovação. Se a sua documentação condicionar o acesso à fábrica, a credencial deixa de ser emitida até regularizar a situação.
Como se avalia um fornecedor?
Com os critérios que a empresa definir —prazo, qualidade recebida, incidentes, resposta a não conformidades— aplicados de forma homogénea. A ISO 9001 exige que esses critérios estejam documentados e que a reavaliação seja periódica, não episódica.
Serve para a diligência devida ambiental?
Sim. Os documentos exigidos pelo Regulamento europeu sobre produtos associados à desflorestação, ou qualquer outra declaração de origem, gerem-se com o mesmo modelo de requisito, validade e evidência.
O fornecedor tem de pagar para o usar?
Não. O acesso do fornecedor faz parte da instalação do cliente. Não há taxa de adesão nem subscrição para o fornecedor, que é o que costuma gerar atrito noutras plataformas.
É possível usá-lo para encomendas e guias de remessa?
Sim, se o ERP os disponibilizar. O fornecedor consulta as suas encomendas, confirma datas e anexa a guia de remessa ou o certificado do lote, e tudo fica ligado ao mesmo processo.
Organize a documentação dos seus subempreiteiros
Mostramos-lhe o módulo a funcionar com dados semelhantes aos seus.
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Fontes
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.
- ISO 9001:2015, capítulo 8.4 (controlo dos processos, produtos e serviços de fornecedores externos) ISO · Ed. 2015
- Real Decreto 171/2004, sobre coordinación de actividades empresariales BOE-A-2004-1848 · 31 de janeiro de 2004
- Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales BOE-A-2004-21830 · Texto consolidado
- Regulamento (UE) 2023/1115 relativo à disponibilização de produtos associados à desflorestação EUR-Lex · 31 de maio de 2023
Portal de fornecedores e coordenação de atividades empresariais (CAE)
O portal de fornecedores do Kimobox gere a homologação, a avaliação contínua e toda a documentação obrigatória de fornecedores e subempreiteiros, com controlo automático de validades e avisos antes do fim do prazo.
O módulo de coordenação de atividades empresariais permite validar a documentação da empresa, dos trabalhadores e dos equipamentos antes de autorizar o acesso às instalações, deixando evidência do cumprimento do artigo 24 da Ley de Prevención de Riesgos Laborales espanhola.