Glossaire de la qualité, des normes ISO et de la compliance

A

Accord du salarié: Acte par lequel le salarié se déclare d’accord avec le contenu du bulletin. Il n’est pas indispensable à la remise, mais beaucoup d’entreprises le demandent et il vaut mieux pouvoir le prouver. Employé dans : Remise des bulletins de paie
Accusé de lecture: Enregistrement attestant qu’une personne identifiée a ouvert un contenu, avec date et heure. C’est ce qui transforme « nous l’avons publié sur l’intranet » en preuve exploitable. Employé dans : Portail salarié · Intranet d’entreprise · Notifications push
Accusé de réception: Enregistrement attestant qu’une personne précise a accédé au document, avec date et heure. C’est la preuve de remise qui remplace la signature sur la feuille de distribution. Employé dans : Remise des bulletins de paie
Acquisition: Constitution proportionnelle du droit à congés au fil de l’année travaillée. Qui arrive en avril ne dispose pas des trente jours dès le premier jour : il les accumule. Employé dans : Congés et absences
Action corrective: Mesure visant à éliminer la cause d’une non-conformité pour éviter qu’elle ne se reproduise. À distinguer de la correction, qui ne traite que l’effet immédiat. Employé dans : Qualité et normes
Analyse d’impact (AIPD): Analyse préalable des risques qu’un traitement fait peser sur les droits des personnes, exigée par l’art. 35 du RGPD en cas d’observation systématique à grande échelle. Employé dans : Géolocalisation en temps réel
Ancrage (anchoring): Action d’inscrire une empreinte dans une chaîne de blocs. Ce qui est enregistré publiquement est une suite de caractères dépourvue de sens pour qui ne possède pas le document original. Employé dans : Blockchain
Annexe informative: Partie du document qui oriente sans obliger. La confondre avec le corps normatif conduit à mettre en place des choses que personne n’allait exiger. Employé dans : Académie
Annexe SL: Structure de haut niveau commune aux normes ISO de systèmes de management. C’est elle qui rend techniquement possible l’intégration de plusieurs normes dans un seul système. Employé dans : Qualité et normes
Antipassback: Règle qui empêche un même badge de rentrer sans être d’abord ressorti. Elle permet de savoir précisément qui se trouve à l’intérieur en cas d’évacuation. Employé dans : Contrôle d’accès
API REST: Interface qui permet à deux systèmes d’échanger des données en HTTP avec des opérations bien définies. C’est la voie à privilégier quand l’ERP la propose, car elle n’exige pas d’accès à sa base de données. Employé dans : Connectivité ERP · Connectivité ouverte
Approbation: Acte par lequel une personne habilitée déclare qu’un document est apte à l’usage. Elle doit être enregistrée avec un nom et une date, et non tenue pour acquise. Employé dans : Connecteur documentaire (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Aptitude médicale: Conclusion que le service de surveillance de la santé communique à l’entreprise : apte, apte avec restrictions ou inapte à un poste donné. L’entreprise ne reçoit aucune donnée clinique. Employé dans : Sécurité au travail
Article: Chaque paragraphe numéroté du corps normatif. Quand un auditeur parle de « non-conformité au 8.5.1 », il fait référence à l’un d’eux. Employé dans : Académie
ATS: Applicant Tracking System. Système de suivi des candidatures : il enregistre chaque candidat, son étape et l’historique de ses échanges, de l’inscription à la clôture du processus. Employé dans : Recrutement
Authentification unique (SSO): Mécanisme par lequel une seule identité d’entreprise donne accès à plusieurs applications. Il est compatible avec la MFA : le second facteur est demandé une fois, auprès du fournisseur d’identité. Employé dans : MFA
Autoridad Independiente de Protección del Informante: Autorité administrative indépendante espagnole, créée par la Ley 2/2023, qui protège les lanceurs d’alerte et gère le canal externe d’information. Son statut a été approuvé par le Real Decreto 1101/2024 et elle fonctionne depuis le 1er septembre 2025. Employé dans : Canal de signalement

B

Base de données intermédiaire: Espace d’échange entre deux systèmes qui ne communiquent pas directement. Moins élégante qu’une API, mais parfaitement valable et souvent la seule option avec un ERP ancien. Employé dans : Connectivité ERP
BPM: Business Process Management. Discipline de gestion qui traite les processus comme un actif que l’on conçoit, exécute, mesure et améliore en continu, et non comme une habitude héritée. Employé dans : Gestion des processus
BPMN: Business Process Model and Notation. Langage graphique standard pour représenter les processus, maintenu par l’Object Management Group et publié aussi sous la référence ISO/IEC 19510:2013. Son atout : un même diagramme est compris par les métiers et par l’informatique. Employé dans : Gestion des processus
Bulletin individuel de salaire: Nom légal du bulletin de paie (recibo individual de salarios en Espagne). Il doit suivre le modèle officiel ou celui fixé par la convention et détailler clairement les éléments de rémunération et les retenues. Employé dans : Remise des bulletins de paie

C

CAE: Coordinación de Actividades Empresariales (coordination des activités entre entreprises). Obligation espagnole d’échanger des informations sur les risques et les mesures de prévention lorsque plusieurs entreprises interviennent sur un même lieu de travail. Employé dans : Portail fournisseurs
Canal externe: Voie permettant de signaler une infraction en dehors de l’organisation, auprès de l’Autoridad Independiente de Protección del Informante ou de l’autorité régionale équivalente. Employé dans : Canal de signalement
Canal interne de signalement: Voie par laquelle une personne peut signaler des infractions à la réglementation avec garantie de confidentialité et sans représailles. La Ley 2/2023 l’impose aux entreprises espagnoles de cinquante salariés ou plus. Employé dans : Intranet d’entreprise
Cause racine: Raison profonde pour laquelle un accident s’est produit, au-delà du fait immédiat. Si l’analyse s’arrête à « le salarié a été inattentif », la mesure corrective n’empêchera pas la récidive. Employé dans : Sécurité au travail
Centre de coût: Unité organisationnelle sur laquelle s’accumulent des dépenses. Un même salarié peut imputer à plusieurs au cours d’une journée. Employé dans : Intégration X3
Certificat d’analyse (CoA): Document qui reprend les résultats des essais réalisés sur un lot précis et les compare à la spécification. Il est propre à ce lot et ne vaut pas pour un autre. Employé dans : Certificats qualité
Chaîne publique: Réseau décentralisé dont aucune organisation particulière ne contrôle les registres. C’est cette absence de contrôle qui rend la preuve utile : personne ne peut la réécrire à sa convenance. Employé dans : Blockchain
Chiffrement au repos: Protection de la donnée pendant son stockage, et pas seulement pendant son transfert. C’est ce qui limite les dégâts si quelqu’un accède physiquement au support. Employé dans : Infrastructure · Sécurité et RGPD
Ciblage: Critère qui détermine à qui parvient chaque contenu. Sans lui, l’intranet se remplit de bruit et les gens cessent de le consulter, exactement ce que l’on voulait éviter. Employé dans : Intranet d’entreprise
Clôture de paie: Date limite à partir de laquelle la période est calculée et n’accepte plus de modification. Tout ce qui arrive ensuite est reporté au mois suivant, avec les frictions que cela entraîne. Employé dans : Intégration A3
Coactivité: Situation dans laquelle des travailleurs de deux entreprises ou plus se trouvent sur un même site. C’est le fait qui déclenche l’obligation de coordination, qu’il existe ou non une relation contractuelle entre elles. Employé dans : Coordination des activités (CAE)
Codes de récupération: Liste de codes à usage unique remise à l’activation du second facteur. C’est l’issue prévue en cas de perte de l’appareil, et mieux vaut la conserver ailleurs que sur celui-ci. Employé dans : MFA
Communication commerciale: Message dont la finalité est de promouvoir un produit ou un service. Elle exige le consentement préalable du destinataire et un moyen simple de s’y opposer, contrairement à l’alerte de service. Employé dans : Notifications push
Compétence: Combinaison de formation, d’expérience et de savoir-faire qui permet à une personne d’accomplir une tâche avec le résultat attendu. L’ISO 9001 exige de la prouver, pas seulement de la déclarer. Employé dans : Formation et performance
Compteur d’heures: Solde cumulé des heures travaillées au-delà ou en deçà de la durée convenue, récupérable selon ce que prévoit la convention ou l’accord de flexibilité. Employé dans : Congés et absences
Congé rémunéré: Absence justifiée avec maintien du salaire, encadrée par l’art. 37.3 du Statut et extensible par convention. Elle ne s’impute pas sur les congés payés. Employé dans : Congés et absences
Contrôle d’accès: Système qui autorise ou refuse l’entrée dans un espace. Sa finalité est la sécurité physique, pas le décompte du temps de travail, même s’ils partagent souvent le même lecteur. Employé dans : Contrôle d’accès
Contrôle de présence: Enregistrement du temps de travail. Lorsqu’il utilise le même lecteur que le contrôle d’accès, il faut bien comprendre qu’il s’agit de deux traitements distincts, avec des bases juridiques distinctes. Employé dans : Contrôle d’accès
Copie maîtrisée: Exemplaire dont la mise à jour est garantie par le système. Dans un environnement avec des liens vers le cloud, le lien lui-même est la copie maîtrisée et les impressions deviennent inutiles. Employé dans : Connecteur documentaire (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Cotisations sociales: Liquidation des cotisations à la Sécurité sociale produite par le logiciel de paie. Kimobox ne la calcule pas : il fournit au logiciel les bonnes données pour qu’il la calcule correctement. Employé dans : Intégration A3
Criticité: Classement d’un actif selon les conséquences de sa défaillance : arrêt de ligne, risque pour les personnes, non-respect réglementaire. C’est ce qui détermine où concentrer le préventif, car tout ne peut pas bénéficier du même niveau d’attention. Employé dans : Maintenance (GMAO)

D

Décision automatisée: Écartement ou sélection produits sans intervention humaine significative. Le RGPD reconnaît au candidat le droit d’obtenir une intervention humaine et de contester la décision. Employé dans : Recrutement
Déclaration de conformité: Attestation du fabricant selon laquelle le produit respecte une norme ou un règlement donné. Elle est obligatoire pour les matériaux au contact des aliments et pour les produits industriels marqués CE. Employé dans : Certificats qualité
Document obsolète: Édition retirée qui doit rester identifiable mais inutilisable. L’ISO 9001 exige de la protéger contre une utilisation non intentionnelle, pas de la détruire. Employé dans : Connecteur documentaire (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Donnée biométrique: Donnée personnelle issue de caractéristiques physiques qui permet d’identifier une personne de façon univoque : empreinte, iris, géométrie du visage. Le RGPD la classe parmi les catégories particulières lorsqu’elle sert à identifier. Employé dans : Contrôle d’accès
Double authentification (2FA): Vérification qui combine ce que l’on sait avec ce que l’on possède. Elle transforme un mot de passe divulgué en problème gênant plutôt qu’en incident grave. Employé dans : Sécurité et RGPD
Duplication frauduleuse de SIM: Technique par laquelle un attaquant obtient un duplicata de la carte SIM de la victime et reçoit ses SMS. C’est la raison pour laquelle le code par message est considéré comme le plus faible des facteurs disponibles. Employé dans : MFA

E

Effectif minimum: Nombre de personnes dont une équipe a besoin à une date donnée. Le paramétrer, c’est ce qui fait de la validation des congés une décision éclairée. Employé dans : Congés et absences
Efficacité de la formation: Vérification que la formation a servi à quelque chose : moins d’erreurs, moins d’incidents, un meilleur indicateur. C’est le point le plus souvent expédié d’un « satisfaisant » et celui que l’auditeur examine le plus. Employé dans : Formation et performance
Élément variable: Élément de rémunération qui change chaque mois : commissions, primes, indemnités kilométriques. Contrairement au fixe, il exige un circuit de saisie et de validation avant la clôture. Employé dans : Intégration A3
Enregistrement de facturation: Inscription chaînée et inaltérable que le système génère pour chaque facture émise, avec l’empreinte de l’enregistrement précédent. C’est le mécanisme qui empêche de supprimer une facture sans laisser de trace. Employé dans : Numérisation des factures
Enregistrement du temps de travail: Relevé quotidien et objectif de l’heure de début et de fin de la journée de chaque salarié. Un décompte mensuel ou l’horaire théorique du contrat ne suffisent pas. Employé dans : Portail salarié · Suivi du temps de travail
Entonnoir de recrutement: Suite des étapes que traverse une candidature et proportion qui survit à chacune. C’est ce qui permet de savoir si le problème se situe dans l’attraction ou dans le tri. Employé dans : Recrutement
Entreprise principale: Celle qui confie des travaux ou services relevant de sa propre activité et les fait réaliser sur son site. En plus d’informer, elle a un devoir de surveillance sur le respect des obligations par l’entreprise extérieure. Employé dans : Coordination des activités (CAE)
Entreprise titulaire: Celle qui a la capacité de mettre à disposition et de gérer le lieu de travail. Elle doit informer les autres entreprises des risques propres au site et des mesures d’urgence. Employé dans : Coordination des activités (CAE)
EPI: Équipement de protection individuelle. Dernier recours de la hiérarchie de la prévention : on supprime d’abord le risque, on protège ensuite collectivement, et alors seulement on recourt à l’équipement individuel. Employé dans : Sécurité au travail
Escalade: Règle qui transfère automatiquement une tâche au responsable suivant lorsque le délai expire sans réponse. C’est ce qui évite qu’un processus reste bloqué dans la boîte de réception d’une personne en congés. Employé dans : Gestion des processus · Notifications push
Évaluation de la conformité: Vérification périodique et documentée du respect d’une exigence. L’ISO 14001 et l’ISO 45001 l’exigent expressément, avec conservation de la preuve. Employé dans : Conformité réglementaire
Évaluation de la performance: Appréciation périodique de la manière dont une personne atteint ses objectifs et assume ses responsabilités. Elle diffère de la compétence : on peut être compétent et connaître une mauvaise année, et inversement. Employé dans : Formation et performance
Évaluation des risques: Démarche qui consiste à identifier les dangers de chaque poste, à estimer leur gravité et à décider s’ils sont acceptables. C’est le document dont tout le reste découle, et il doit être revu quand les conditions changent. Employé dans : Sécurité au travail
Exigence: Phrase de la norme qui contient un « doit ». C’est la seule chose auditable : les notes et les exemples orientent, mais n’obligent pas. Employé dans : Académie
Exigence légale applicable: Obligation précise découlant d’un texte et qui concerne l’organisme du fait de son activité, de sa taille ou de son implantation. Ce qui compte n’est pas le texte entier, mais l’article qui impose quelque chose. Employé dans : Conformité réglementaire
Extraction d’informations: Obtention de champs précis — montant, date, référence — à partir d’un document non structuré. À distinguer de l’OCR : l’OCR transcrit, l’extraction interprète. Employé dans : Automatisation par l’IA

F

Facteur d’inhérence: Ce que la personne est : empreinte digitale ou reconnaissance faciale. Avec les passkeys, il sert à déverrouiller la clé de l’appareil sans que la donnée biométrique n’en sorte. Employé dans : MFA
Facteur de connaissance: Ce que la personne sait : le mot de passe ou un code PIN. C’est le facteur le plus facile à voler, car on peut le copier à l’insu de son titulaire. Employé dans : MFA
Facteur de possession: Ce que la personne possède : le mobile avec l’application de codes, la carte SIM qui reçoit le SMS ou une clé de sécurité physique. Employé dans : MFA
Facturae: Format XML de facture électronique utilisé en Espagne, obligatoire pour la facturation aux administrations publiques via la plateforme FACe. Employé dans : Numérisation des factures
Facture électronique: Facture émise et reçue dans un format électronique structuré. Ce n’est pas un PDF envoyé par e-mail : ce qui la définit, c’est une donnée exploitable par une machine. Employé dans : Numérisation des factures
Facture simplifiée: Ce que l’on appelle couramment un ticket. Elle ne permet de déduire la TVA que si elle mentionne le NIF et l’adresse du destinataire : mieux vaut demander une facture complète quand le montant le justifie. Employé dans : Notes de frais avec l’IA
Fiche technique: Description des caractéristiques générales d’un produit : composition, propriétés, conditions d’utilisation et de conservation. Elle concerne le produit, pas le lot, et existe en plusieurs versions. Employé dans : Certificats qualité
Fichier de paie: Sortie produite par le logiciel de paie, généralement un PDF réunissant tous les bulletins de la période. Le distribuer consiste à le découper par salarié et à rattacher chaque partie à sa fiche. Employé dans : Remise des bulletins de paie
Fonction de hachage (hash): Algorithme qui convertit un fichier de n’importe quelle taille en une chaîne de longueur fixe. Changer une virgule du document produit un condensé totalement différent, et le condensé ne permet pas de revenir au document. Employé dans : Blockchain
Formation programmée: Dispositif espagnol par lequel une entreprise organise des formations pour son personnel et les finance par des réductions de cotisations sociales, dans la limite du crédit annuel qui lui revient. Employé dans : Formation et performance
Fournisseur critique: Fournisseur dont la défaillance compromet la qualité, la sécurité ou la continuité du produit. Il mérite un niveau de contrôle différent de celui du fournisseur de fournitures de bureau. Employé dans : Portail fournisseurs
Frais refacturable: Dépense que le contrat permet de facturer au client. Si elle n’est pas identifiée à la déclaration, elle est en pratique perdue. Employé dans : Notes de frais avec l’IA

G

Gamme de maintenance: Liste des tâches précises réalisées sur un équipement lors de chaque intervention programmée, avec leur périodicité et les pièces prévues. Employé dans : Maintenance (GMAO)
Géorepérage: Périmètre virtuel autour d’un site. Le système vérifie seulement si l’appareil est dedans ou dehors au moment du pointage, sans avoir à enregistrer la position en continu. Employé dans : Portail salarié · Géolocalisation en temps réel
Gestion des versions: Mécanisme qui conserve l’historique d’un document et garantit que celui qui le consulte obtient l’édition en vigueur. Dans un système certifié, c’est une exigence, pas un confort. Employé dans : Intranet d’entreprise
GMAO: Gestion de maintenance assistée par ordinateur. En anglais, CMMS. C’est le système qui réunit actifs, plans, ordres et historique ; ce qui, dans beaucoup d’usines, reste encore dispersé entre un carnet et un tableur. Employé dans : Maintenance (GMAO)

H

Hallucination: Sortie d’un modèle qui semble plausible mais qui est fausse. Dans un processus d’entreprise, on la combat en limitant l’entrée au document réel et en exigeant une vérification humaine pour tout ce qui a des conséquences. Employé dans : Automatisation par l’IA
Haute disponibilité: Conception redondante qui permet de continuer à fournir le service en cas de défaillance d’un composant. Ce n’est pas une sauvegarde : l’une couvre la panne, l’autre la perte. Employé dans : Infrastructure
Historique des trajets: Suite des positions enregistrées pendant la journée. Sa conservation doit avoir une durée définie et justifiée ; le garder indéfiniment n’est pas défendable. Employé dans : Géolocalisation en temps réel
Horodatage: Preuve qu’une donnée existait à un moment précis. Lorsqu’il est qualifié, la réglementation présume l’exactitude de la date et l’intégrité du document. Employé dans : Signature électronique
Horodatage en chaîne de blocs: Ancrage de l’empreinte cryptographique d’un document dans un réseau public, qui permet de prouver son existence à une date et son intégrité par la suite. Employé dans : Outils
Human in the loop: Conception dans laquelle la machine propose et la personne dispose. C’est ce qu’exige l’art. 14 du règlement sur l’IA pour les systèmes à haut risque. Employé dans : Automatisation par l’IA

I

Idempotence: Propriété d’une opération que l’on peut répéter sans dupliquer son effet. C’est ce qui permet de relancer une synchronisation échouée sans craindre de créer deux fois le même enregistrement. Employé dans : Connectivité ERP
Identifiant: Élément qui atteste l’identité devant le lecteur : badge, porte-clés, code PIN, code sur mobile. Il peut être révoqué sur-le-champ, ce qu’une empreinte ne permet pas. Employé dans : Contrôle d’accès
Immuabilité: Impossibilité pratique de modifier un enregistrement déjà confirmé. Sur une chaîne publique éprouvée, réécrire le passé exigerait un effort de calcul disproportionné. Employé dans : Blockchain
Imputation: Affectation d’une consommation — heures, matière, énergie — à l’objet qui l’a générée. Sans imputation réelle, le coût du produit est une répartition, pas une mesure. Employé dans : Intégration X3
Inaltérabilité: Garantie qu’un pointage ne peut pas être modifié en silence. Les corrections légitimes existent, mais elles sont enregistrées avec auteur, date et motif. Employé dans : Suivi du temps de travail
Indemnité de déplacement: Somme versée par l’entreprise pour les repas et l’hébergement pendant un déplacement. Elle est exonérée d’impôt sur le revenu jusqu’aux plafonds réglementaires ; au-delà, elle est imposée comme un salaire. Employé dans : Notes de frais avec l’IA
Information préalable: Communication expresse au personnel et à ses représentants légaux sur l’existence du système, sa finalité et les droits du salarié. Sans elle, le traitement n’est pas licite. Employé dans : Géolocalisation en temps réel
Informations documentées: Terme utilisé par l’ISO 9001:2015 pour englober documents et enregistrements. La norme n’exige plus de manuel qualité, même si de nombreux organismes le conservent par habitude. Employé dans : Qualité et normes · Connecteur documentaire (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Instance de processus: Chaque exécution concrète d’un processus publié : une demande d’achat donnée, un rapport d’intervention donné. Chaque instance conserve son propre historique et peut suivre la version du processus avec laquelle elle a démarré. Employé dans : Gestion des processus
Intranet: Réseau interne d’une organisation, dont les contenus et services ne sont accessibles qu’à son personnel. Son échec le plus fréquent n’est pas technique : il est en concurrence avec la messagerie, et il perd. Employé dans : Intranet d’entreprise
ISO 37301: Norme internationale de systèmes de management de la compliance, publiée en 2021 et certifiable. Elle a remplacé l’ISO 19600:2014, qui ne proposait que des lignes directrices. Employé dans : Conformité réglementaire
ISO/IEC 42001: Norme internationale publiée en décembre 2023 qui fixe les exigences pour établir, mettre en œuvre, tenir à jour et améliorer en continu un système de management de l’intelligence artificielle. Elle reprend la structure commune des normes de systèmes de management et sa certification est volontaire. Employé dans : Automatisation par l’IA
ITA: Attestation de régularité fiscale délivrée par l’administration fiscale espagnole. Sa validité est limitée : l’archiver sans en suivre l’échéance n’apporte pas grand-chose. Employé dans : Portail fournisseurs

J

Jeton d’appareil: Identifiant que le système d’exploitation attribue à l’installation d’une application pour pouvoir lui remettre des alertes. C’est une donnée personnelle lorsqu’il permet de rattacher l’alerte à une personne. Employé dans : Notifications push
Journal d’audit: Trace inaltérable des actions réalisées dans le système. C’est une exigence de l’ISO 27001 et de l’ENS, et la première chose demandée quand les choses tournent mal. Employé dans : Technologie
Jours calendaires ou ouvrables: Le Statut espagnol fixe le minimum en trente jours calendaires, mais la plupart des conventions le convertissent en jours ouvrables. Confondre les deux critères est à l’origine de presque tous les écarts. Employé dans : Congés et absences

L

Lanceur d’alerte: Personne qui signale une infraction à la réglementation dont elle a eu connaissance dans un contexte professionnel. La Ley 2/2023 la protège et impose de préserver la confidentialité de son identité. Employé dans : Canal de signalement
Libre-service salarié (ESS): Employee Self-Service : l’ensemble des démarches que le salarié règle lui-même. Son indicateur de réussite n’est pas le nombre de connexions, mais le nombre de demandes qui n’arrivent plus au service. Employé dans : Portail salarié
Limite d’appels: Plafond de requêtes par unité de temps. Il protège le système d’une intégration mal écrite et oblige à concevoir la synchronisation par lots quand le volume l’exige. Employé dans : Connectivité ouverte
LISOS: Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), la loi espagnole sur les infractions et sanctions en matière sociale. C’est elle qui qualifie le manquement à l’enregistrement et fixe le montant de l’amende. Employé dans : Suivi du temps de travail
Low-code: Mode de construction d’applications par paramétrage visuel plutôt que par programmation. Son intérêt n’est pas d’économiser du code : c’est de réduire la distance entre celui qui connaît le processus et celui qui peut le modifier. Employé dans : Gestion des processus · Technologie

M

Maintenance prédictive: Intervention déclenchée par une mesure qui annonce la défaillance : vibration, température, consommation électrique. Par rapport au préventif, elle évite de changer des pièces encore utilisables. Employé dans : Maintenance (GMAO)
Maintenance préventive: Intervention programmée selon le temps ou l’usage pour éviter la défaillance, que l’équipement donne des signes ou non. Son efficacité se mesure en pannes qui ne se sont pas produites, précisément ce qui est difficile à démontrer sans historique. Employé dans : Maintenance (GMAO)
Matrice de compétences: Tableau qui croise les postes avec les compétences exigées et montre, par salarié, celles qui sont attestées et celles qui ne le sont pas. C’est la vue qui rend le plan de formation défendable. Employé dans : Formation et performance
Minimisation: Principe du RGPD selon lequel seules les données strictement nécessaires à la finalité déclarée peuvent être traitées. Appliqué ici : s’il suffit de savoir que la personne était sur le site, on n’enregistre pas où elle a été le reste de la journée. Employé dans : Géolocalisation en temps réel
Modèle d’organisation et de gestion: Ensemble de mesures de surveillance et de contrôle qui, selon l’art. 31 bis du Code pénal espagnol, peut exonérer la personne morale de sa responsabilité pénale s’il est efficace et supervisé. Employé dans : Conformité réglementaire
Moyens de coordination: Instruments énumérés à l’art. 11 du RD 171/2004 : échange d’informations, réunions, instructions, présence de ressources préventives, entre autres. L’entreprise choisit, mais doit en garder la trace. Employé dans : Coordination des activités (CAE)
MTBF: Mean Time Between Failures, temps moyen entre défaillances. Il mesure la fiabilité de l’équipement : combien de temps il fonctionne avant de tomber en panne. Employé dans : Maintenance (GMAO)
MTTR: Mean Time To Repair, temps moyen de réparation. Il mesure la réactivité de l’équipe de maintenance, pas celle de l’actif. Un bon MTBF avec un mauvais MTTR laisse encore l’usine à l’arrêt. Employé dans : Maintenance (GMAO)
Multi-sociétés: Capacité d’une même installation à gérer plusieurs sociétés avec des données séparées et leurs propres utilisateurs, en partageant la configuration quand c’est utile. Employé dans : Technologie

N

NIS 2: Directive (UE) 2022/2555 sur la cybersécurité, qui remplace la directive NIS de 2016 et classe les entités assujetties en entités essentielles et importantes. Parmi les mesures de gestion des risques qu’elle impose figure le recours à l’authentification multifacteur ou continue (art. 21.2.j), et les incidents importants sont signalés par une alerte précoce sous vingt-quatre heures puis une notification sous soixante-douze heures (art. 23.4). Employé dans : MFA
Non-conformité: Non-satisfaction d’une exigence, qu’elle vienne de la norme, du client ou du système lui-même. Ce n’est pas un problème en soi : le problème, c’est de ne pas les détecter. Employé dans : Qualité et normes
Note de frais: Remboursement des dépenses avancées par un salarié. Avec l’IA, le ticket est interprété dès qu’il est photographié et la politique de frais s’applique avant la validation. Employé dans : Outils
Notification push: Alerte que le serveur envoie de sa propre initiative à l’appareil, sans que l’application ait à demander s’il y a du nouveau. Employé dans : Notifications push
Numérisation certifiée: Numérisation réalisée avec un logiciel homologué par l’AEAT qui confère à l’image la même valeur que l’original papier et permet de détruire ce dernier. Elle est encadrée par l’Orden EHA/962/2007. Employé dans : Outils · Notes de frais avec l’IA · Numérisation des factures

O

OCR: Reconnaissance optique de caractères. Elle convertit l’image en texte, mais ne comprend pas ce que représente chaque nombre. Ce qui interprète montant, taxe et nature de la dépense, c’est le modèle qui travaille sur ce texte. Employé dans : Notes de frais avec l’IA
Onboarding: Ensemble des tâches qui rendent une personne opérationnelle : contrat, documents, formation initiale, matériel et accès. Une fois modélisé, la première semaine n’est plus improvisée. Employé dans : Portail salarié · Recrutement
OpenAPI: Spécification standard pour décrire une API de façon lisible par les machines. Elle permet de générer clients et documentation sans les écrire à la main. Employé dans : Connectivité ouverte
Ordre de fabrication: Document de l’ERP qui autorise et planifie la production d’une quantité donnée. C’est l’unité à laquelle il est pertinent d’imputer heures et matières. Employé dans : Intégration X3
Organe de compliance: Instance dotée de pouvoirs autonomes d’initiative et de contrôle, chargée de superviser le fonctionnement du modèle. C’est son indépendance réelle qu’examine un juge. Employé dans : Conformité réglementaire
OTP: Code à usage unique. Il vaut pour une authentification et expire en quelques minutes, qu’il soit envoyé par SMS, WhatsApp, Telegram ou e-mail. Employé dans : MFA

P

Passkey: Identifiant cryptographique qui remplace le mot de passe. La clé privée ne quitte pas l’appareil et le service ne conserve que la clé publique : une fuite côté serveur n’expose donc rien de réutilisable. Employé dans : MFA
Périmètre: Délimitation des activités, produits et sites couverts par le système certifié. Il figure sur le certificat et c’est la première chose que regarde un client qui le demande. Employé dans : Académie
Périmètre (scope): Droit précis associé à un jeton d’accès. Limiter le périmètre, c’est ce qui empêche une intégration en lecture seule d’effacer quelque chose par erreur. Employé dans : Connectivité ouverte
Planification de la prévention: Ensemble des mesures issues de l’évaluation, avec responsable, délai et moyens attribués. Sans délai ni responsable, ce n’est qu’une liste de bonnes intentions. Employé dans : Sécurité au travail
Prestataire de services de confiance qualifié: Entité supervisée et inscrite sur la liste de confiance de l’État, habilitée à délivrer des certificats et des cachets qualifiés. En Espagne, la supervision relève du ministère compétent. Employé dans : Signature électronique
Preuve d’existence: Démonstration qu’une donnée précise existait avant un moment donné. C’est ce qu’apporte l’horodatage ; l’attribution à un auteur exige en plus une signature électronique. Employé dans : Blockchain
Preuve de signature: Ensemble des données entourant l’acte : identification préalable, appareil, adresse IP, heure, document exact signé. C’est ce qui rend une signature défendable en cas de contestation. Employé dans : Signature électronique
Profil de droits: Ensemble d’autorisations attribué à un rôle plutôt qu’à une personne. Les arrivées et départs ne vous obligent plus à repenser les accès un par un. Employé dans : Technologie

R

Rapprochement: Vérification périodique que les deux systèmes disent la même chose. Toute intégration finit par dériver ; ce qui distingue une bonne intégration, c’est qu’elle le détecte avant l’utilisateur. Employé dans : Connectivité ERP
Réévaluation: Revue périodique d’un fournisseur déjà référencé, fondée sur son comportement réel : incidents, délais, qualité reçue. Sans elle, le référencement est une photo vieille de plusieurs années. Employé dans : Portail fournisseurs
Référencement: Processus par lequel une entreprise accepte un fournisseur comme apte à l’approvisionner, selon des critères définis à l’avance. L’ISO 9001 exige que ces critères soient écrits et appliqués à tous de la même manière. Employé dans : Portail fournisseurs
Référentiel du personnel: Ensemble des données stables du salarié : identité, contrat, catégorie, site. Qu’un seul système en soit propriétaire évite la coexistence de deux versions. Employé dans : Intégration A3
Registre des activités: Inventaire des traitements réalisés par l’organisme, exigé par l’art. 30 du RGPD. C’est la première chose que demande l’autorité lors d’un contrôle. Employé dans : Sécurité et RGPD
Registre des signalements: Registre (libro-registro) des informations reçues et des enquêtes internes auxquelles elles ont donné lieu. Ses données ne peuvent pas être conservées plus de dix ans. Employé dans : Canal de signalement
Repos entre deux journées: Minimum de douze heures entre la fin d’une journée et le début de la suivante, selon l’art. 34.3 du Statut des travailleurs espagnol. Employé dans : Suivi du temps de travail
Responsable du Système: Personne désignée par l’organe d’administration pour gérer le système interne d’information. Sa nomination et sa révocation sont notifiées à l’autorité compétente dans les dix jours ouvrables suivants. Employé dans : Canal de signalement
Responsable du traitement: Celui qui détermine les finalités et les moyens du traitement. Sur une plateforme comme celle-ci, le responsable est l’entreprise cliente, pas le prestataire. Employé dans : Sécurité et RGPD
Ressource préventive: Personne désignée, dotée d’une formation suffisante, dont la présence est obligatoire dans certaines situations de risque particulier. Sa présence doit pouvoir être prouvée, et pas seulement planifiée. Employé dans : Coordination des activités (CAE)
Revue de direction: Analyse périodique du système par la direction, avec des éléments d’entrée et de sortie définis au chapitre 9.3. C’est le point où le plus de systèmes échouent. Employé dans : Qualité et normes
Risques et opportunités: Approche introduite en 2015 en remplacement de l’action préventive : au lieu de réagir, l’organisme doit anticiper ce qui peut mal tourner dans chaque processus et ce qu’il fera en conséquence. Employé dans : Qualité et normes
RPO et RTO: Objectif de point de reprise et objectif de délai de reprise : combien de données on peut perdre et combien de temps on peut mettre à revenir. Sans ces deux chiffres, un plan de continuité n’est qu’une déclaration d’intention. Employé dans : Infrastructure

S

Service transverse: Fonctionnalité disponible pour n’importe quel processus sans nouvelle intégration : signer, horodater, extraire des données, notifier. C’est ce qui évite d’acheter quatre outils qui ne se parlent pas. Employé dans : Technologie
Service worker: Composant du navigateur qui s’exécute en arrière-plan et reçoit l’alerte lorsque l’onglet du site n’est pas ouvert. C’est ce qui rend possible le push sur le web. Employé dans : Notifications push
Signature électronique avancée: Signature liée de manière univoque au signataire, permettant de l’identifier, créée avec des moyens sous son contrôle exclusif et capable de détecter toute modification ultérieure du document. C’est le niveau habituel pour les documents RH et commerciaux. Employé dans : Remise des bulletins de paie · Outils · Signature électronique
Signature électronique qualifiée: Signature avancée créée avec un dispositif qualifié et reposant sur un certificat qualifié. C’est la seule à laquelle le règlement confère à elle seule l’effet juridique d’une signature manuscrite. Employé dans : Signature électronique
Signature électronique simple: Toute donnée sous forme électronique utilisée par le signataire pour signer. Cela va du clic d’acceptation au nom en bas d’un e-mail. On ne peut lui refuser d’effets juridiques, mais sa force probante dépend du contexte. Employé dans : Signature électronique
Sous-traitant: Celui qui traite des données pour le compte du responsable. Il ne peut le faire que selon ses instructions documentées et dans le cadre du contrat de l’art. 28 du RGPD. Employé dans : Sécurité et RGPD
Sous-traitant ultérieur: Tiers auquel le sous-traitant fait appel pour traiter des données pour le compte du responsable. Il doit être autorisé et soumis aux mêmes obligations contractuelles. Employé dans : Infrastructure
Spécification: Ensemble des paramètres et plages acceptables convenus avec le client. C’est l’étalon au regard duquel le certificat déclare un lot conforme ou non conforme. Employé dans : Certificats qualité
Suivi du temps: Enregistrement quotidien de l’heure d’arrivée et de départ de chaque salarié, avec le calcul des soldes et le rapport qu’exige l’Inspection du travail. Employé dans : Outils
Système à haut risque: Catégorie du règlement européen qui regroupe les usages ayant un impact significatif sur les droits, dont le recrutement et l’évaluation de la performance. Elle entraîne des obligations de documentation, d’enregistrement et de contrôle. Employé dans : Automatisation par l’IA
Système interne d’information: Ensemble formé par le canal, le Responsable du Système, la politique et la procédure de gestion. L’organe d’administration le met en place après consultation des représentants légaux du personnel (art. 5 de la Ley 2/2023). Employé dans : Canal de signalement
Système propriétaire de la donnée: Celui qui fait foi lorsque deux systèmes divergent sur un même enregistrement. Le déclarer pour chaque entité — clients, articles, salariés — est la décision qui évite quatre-vingt-dix pour cent des problèmes d’intégration. Employé dans : Connectivité ERP

T

Temps de cycle: Temps qui s’écoule entre la sortie de deux unités consécutives. Comparé au temps théorique de la gamme, il révèle où se trouve la perte. Employé dans : Intégration X3
Temps de travail effectif: Temps de travail réel, déduction faite des pauses que la convention ne considère pas comme du temps de travail. C’est la grandeur sur laquelle se calculent les heures supplémentaires. Employé dans : Suivi du temps de travail
Time to hire: Nombre de jours entre l’ouverture du poste et l’acceptation de l’offre. À distinguer du time to fill, qui court jusqu’à la prise de poste effective. Employé dans : Recrutement
TOTP: Mot de passe à usage unique basé sur le temps, défini dans le RFC 6238. L’appareil et le serveur partagent une clé et calculent le même code à partir de l’horloge, sans rien échanger. Employé dans : MFA
Traçabilité: Capacité à reconstituer ce qui s’est passé, quand, qui l’a fait et avec quelles données. Dans un système certifié, ce n’est pas un confort : c’est la preuve que demande l’auditeur. Employé dans : Gestion des processus
Traçabilité amont et aval: Capacité à savoir de quelles matières premières est issu un lot et à quels clients il a été livré. La première éclaire l’origine du problème ; la seconde, son ampleur. Employé dans : Certificats qualité
Traçabilité de la décision: Enregistrement de la donnée entrée, de la proposition du modèle et de la décision de la personne. Sans lui, impossible d’auditer l’automatisation ni de la corriger avec discernement. Employé dans : Automatisation par l’IA
Transfert international: Envoi de données personnelles hors de l’Espace économique européen. Il exige une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou une autre garantie du chapitre V du RGPD, ainsi qu’une analyse du pays de destination. Employé dans : Infrastructure
Transition: Période pendant laquelle coexistent une édition de la norme et la suivante. Une fois le délai écoulé, les certificats émis selon l’ancienne édition ne sont plus valables. Employé dans : Académie
TRS (OEE): Taux de rendement synthétique (Overall Equipment Effectiveness). Produit de la disponibilité, de la performance et de la qualité. Il résume la performance d’une ligne, à condition que les trois composantes soient mesurées avec des données réelles et non des hypothèses. Employé dans : Intégration X3 · Maintenance (GMAO)

V

VAPID: Identification volontaire du serveur émetteur auprès du service de remise, définie par le RFC 8292. Elle empêche un tiers d’envoyer des alertes au nom d’un autre. Employé dans : Notifications push
Variable de paie: Tout fait de la période qui modifie le calcul : heures supplémentaires, absences, primes variables, acomptes. C’est ce qu’il faut rassembler avant la clôture et ce qui se perd le plus en chemin. Employé dans : Intégration A3
Verifactu: Modalité des systèmes informatiques de facturation qui transmet en continu les enregistrements de facturation à l’administration fiscale espagnole, encadrée par le Real Decreto 1007/2023. Employé dans : Numérisation des factures
Versionnage: Conservation de l’historique d’un document avec l’identification de chaque édition et de son approbateur. Sans lui, impossible de reconstituer quelle instruction était en vigueur au moment d’un incident. Employé dans : Connecteur documentaire (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Violation de données: Atteinte à la sécurité entraînant la destruction, la perte, l’altération ou l’accès non autorisé à des données personnelles. Elle doit être notifiée à l’autorité sous 72 heures, sauf si elle est peu susceptible d’engendrer un risque. Employé dans : Sécurité et RGPD

W

Web Push: Ensemble de standards de l’IETF — RFC 8030, 8291 et 8292 — qui permet à un site web d’envoyer des notifications au navigateur même lorsque l’onglet est fermé. Employé dans : Notifications push
Webhook: Appel que le système source adresse au système destinataire lorsqu’un événement se produit. Il inverse le modèle d’interrogation : au lieu de demander chaque minute s’il y a du nouveau, on reçoit la notification. Employé dans : Connectivité ouverte

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