Glossar zu Qualität, ISO-Normen und Compliance

A

Abgleich: Regelmäßige Prüfung, ob beide Systeme dasselbe aussagen. Jede Integration weicht irgendwann ab; eine gute erkennt es, bevor der Anwender es bemerkt. Verwendet in: ERP-Anbindung
Abrechnungsdatei: Ausgabe der Abrechnungssoftware, meist ein PDF mit allen Lohnzetteln des Zeitraums. Verteilen heißt, sie nach Personen aufzuteilen und jeden Teil der richtigen Personalakte zuzuordnen. Verwendet in: Zustellung der Gehaltsabrechnung
Abrechnungsrelevantes Ereignis: Jeder Vorgang im Abrechnungszeitraum, der die Berechnung verändert: Überstunden, Abwesenheiten, variable Zulagen, Vorschüsse. Genau das muss vor dem Abschluss gesammelt werden – und geht unterwegs am häufigsten verloren. Verwendet in: A3-Integration
Abrechnungsschluss: Stichtag, ab dem der Zeitraum abgerechnet wird und keine Änderungen mehr zulässt. Alles, was später eingeht, wandert in den Folgemonat – mit allen Reibungen, die das mit sich bringt. Verwendet in: A3-Integration
Abschnitt: Jeder nummerierte Abschnitt des normativen Teils. Spricht ein Auditor von einer „Abweichung in 8.5.1“, meint er einen davon. Verwendet in: Akademie
Abweichung: Nichterfüllung einer Anforderung – der Norm, des Kunden oder des eigenen Systems. Sie ist an sich kein Problem: Das Problem ist, sie nicht zu erkennen. Verwendet in: Qualität und Normen
Analysenzertifikat (CoA): Dokument mit den Ergebnissen der an einer bestimmten Charge durchgeführten Prüfungen im Vergleich zur Spezifikation. Es gilt nur für diese Charge und für keine andere. Verwendet in: Qualitätszertifikate
Anforderung: Satz der Norm, der ein „muss“ enthält. Nur das ist auditierbar: Anmerkungen und Beispiele geben Orientierung, verpflichten aber nicht. Verwendet in: Akademie
Anhang SL: Gemeinsame übergeordnete Struktur der ISO-Managementsystemnormen. Sie macht es technisch möglich, mehrere Normen in einem System zu integrieren. Verwendet in: Qualität und Normen
Anspruchserwerb: Anteiliges Entstehen des Urlaubsanspruchs im Lauf des Arbeitsjahres. Wer im April anfängt, hat die dreißig Tage nicht ab dem ersten Tag, sondern sammelt sie nach und nach an. Verwendet in: Urlaub und Abwesenheiten
Anti-Passback: Regel, die verhindert, dass derselbe Berechtigungsnachweis erneut eintritt, ohne vorher ausgetreten zu sein. So ist bei einer Evakuierung genau bekannt, wer sich im Gebäude befindet. Verwendet in: Zutrittskontrolle
Anwesenheitskontrolle: Erfassung der Arbeitszeit. Läuft sie über denselben Leser wie die Zutrittskontrolle, sollte klar sein, dass es sich um zwei verschiedene Verarbeitungen mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen handelt. Verwendet in: Zutrittskontrolle
Arbeitsmedizinische Eignung: Ergebnis, das der arbeitsmedizinische Dienst dem Unternehmen mitteilt: geeignet, geeignet mit Einschränkungen oder nicht geeignet für einen bestimmten Arbeitsplatz. Das Unternehmen erhält keine klinischen Daten. Verwendet in: Arbeitssicherheit
Arbeitszeitaufzeichnung: Tägliche Erfassung der genauen Uhrzeit von Beginn und Ende der Arbeitszeit jeder Person, in Spanien seit Mai 2019 Pflicht und vier Jahre lang aufzubewahren. Verwendet in: Mitarbeiterportal
Arbeitszeiterfassung: Tägliche, objektive Aufzeichnung von Beginn und Ende der Arbeitszeit jeder beschäftigten Person. Eine Monatssumme oder die vertragliche Sollarbeitszeit reichen nicht aus. Verwendet in: Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeitkonto: Aufgelaufener Saldo an Stunden über oder unter der vereinbarten Arbeitszeit, ausgleichbar nach den Regeln des Tarifvertrags oder der Flexibilitätsvereinbarung. Verwendet in: Urlaub und Abwesenheiten
ATS: Applicant Tracking System. Bewerbermanagementsystem: Es erfasst jeden Kandidaten, seine Phase und den Verlauf aller Kontakte von der Bewerbung bis zum Abschluss des Verfahrens. Verwendet in: Bewerbungsprozesse
Audit-Protokoll: Unveränderliche Spur der im System ausgeführten Aktionen. Es wird von ISO 27001 und vom ENS gefordert und ist das Erste, wonach gefragt wird, wenn es ernst wird. Verwendet in: Technologie
Aufruflimit: Obergrenze für Anfragen pro Zeiteinheit. Sie schützt das System vor einer schlecht geschriebenen Integration und zwingt dazu, die Synchronisierung bei hohem Volumen stapelweise auszulegen. Verwendet in: Offene Konnektivität
Auftragsverarbeiter: Wer Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Er darf dies nur nach dessen dokumentierten Weisungen und auf Grundlage des Vertrags nach Art. 28 DSGVO tun. Verwendet in: Sicherheit und DSGVO
Automatisierte Entscheidung: Absage oder Auswahl ohne nennenswertes menschliches Zutun. Die DSGVO gibt Bewerbenden das Recht, ein Eingreifen durch einen Menschen zu verlangen und die Entscheidung anzufechten. Verwendet in: Bewerbungsprozesse
Autoridad Independiente de Protección del Informante: Unabhängige spanische Verwaltungsbehörde für Hinweisgeberschutz, geschaffen durch die Ley 2/2023, die den externen Meldekanal betreibt. Ihr Statut wurde mit dem Real Decreto 1101/2024 genehmigt; sie arbeitet seit dem 1. September 2025. Verwendet in: Hinweisgebersystem

B

Berechtigungsnachweis: Element, das die Identität gegenüber dem Leser belegt: Karte, Schlüsselanhänger, PIN, Code auf dem Smartphone. Er lässt sich sofort widerrufen – bei einem Fingerabdruck geht das nicht. Verwendet in: Zutrittskontrolle
Berechtigungsprofil: Bündel von Berechtigungen, das einer Rolle statt einer Person zugewiesen wird. So müssen Ein- und Austritte nicht jedes Mal Zugriff für Zugriff neu durchdacht werden. Verwendet in: Technologie
Besitzfaktor: Etwas, das die Person besitzt: das Smartphone mit der Authenticator-App, die SIM-Karte, die die SMS empfängt, oder ein physischer Sicherheitsschlüssel. Verwendet in: MFA
Betriebliche Weiterbildung (formación programada): Verfahren, mit dem ein spanisches Unternehmen Schulungen für seine Belegschaft organisiert und sie im Rahmen seines jährlichen Budgets mit den Sozialversicherungsbeiträgen verrechnet. Verwendet in: Schulung und Leistung
Betrügerisches SIM-Duplikat: Methode, bei der ein Angreifer ein Duplikat der SIM-Karte des Opfers erlangt und dessen SMS empfängt. Deshalb gilt der Code per Nachricht als schwächster der verfügbaren Faktoren. Verwendet in: MFA
Bewertung der Einhaltung: Regelmäßige, dokumentierte Prüfung, ob eine Anforderung erfüllt ist. ISO 14001 und ISO 45001 fordern sie ausdrücklich, einschließlich der Aufbewahrung des Nachweises. Verwendet in: Rechtliche Compliance
Bezahlte Freistellung: Begründete Abwesenheit mit Anspruch auf Lohn, abschließend geregelt in Art. 37.3 des Statuts und per Tarifvertrag erweiterbar. Sie verbraucht keinen Urlaub. Verwendet in: Urlaub und Abwesenheiten
Biometrisches Datum: Personenbezogenes Datum aus körperlichen Merkmalen, das eine Person eindeutig identifiziert: Fingerabdruck, Iris, Gesichtsgeometrie. Die DSGVO stuft es als besondere Kategorie ein, wenn es zur Identifizierung dient. Verwendet in: Zutrittskontrolle
BPM: Business Process Management. Managementdisziplin, die Prozesse als Vermögenswert behandelt, der entworfen, ausgeführt, gemessen und kontinuierlich verbessert wird, statt als überlieferte Gewohnheit. Verwendet in: Prozessmanagement
BPMN: Business Process Model and Notation. Standardisierte grafische Sprache zur Darstellung von Prozessen, gepflegt von der Object Management Group und auch als ISO/IEC 19510:2013 veröffentlicht. Ihr Vorzug: Dasselbe Diagramm verstehen Fachbereich und IT. Verwendet in: Prozessmanagement

C

CAE: Coordinación de Actividades Empresariales (Koordination der Unternehmensaktivitäten). Pflicht zum Austausch von Informationen über Risiken und Schutzmaßnahmen, wenn mehrere Unternehmen an derselben Arbeitsstätte tätig sind. Verwendet in: Lieferantenportal
CMMS (GMAO): Computergestütztes Instandhaltungsmanagement, im Spanischen GMAO, im Englischen CMMS. Das System, das Anlagen, Pläne, Aufträge und Historie zusammenführt – was in vielen Werken noch zwischen Notizbuch und Tabellenkalkulation verteilt ist. Verwendet in: Instandhaltung (CMMS)
Compliance-Organ: Stelle mit eigenständigen Initiativ- und Kontrollbefugnissen, die das Funktionieren des Modells überwacht. Ihre tatsächliche Unabhängigkeit ist das, was ein Gericht prüft. Verwendet in: Rechtliche Compliance

D

Datenminimierung: Grundsatz der DSGVO, nach dem nur die für den erklärten Zweck unbedingt erforderlichen Daten verarbeitet werden dürfen. Hier heißt das: Genügt es zu wissen, ob jemand am Standort war, wird nicht gespeichert, wo er sich den Rest des Tages aufhielt. Verwendet in: Echtzeit-Ortung
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Vorab durchgeführte Analyse der Risiken einer Verarbeitung für die Rechte der Betroffenen, nach Art. 35 DSGVO erforderlich bei umfangreicher systematischer Überwachung. Verwendet in: Echtzeit-Ortung
Datenschutzverletzung: Sicherheitsverletzung, die zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zum unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten führt. Sie ist der Behörde binnen 72 Stunden zu melden, es sei denn, ein Risiko ist unwahrscheinlich. Verwendet in: Sicherheit und DSGVO
Dokumentierte Information: Begriff, mit dem ISO 9001:2015 Dokumente und Aufzeichnungen zusammenfasst. Die Norm verlangt kein Qualitätsmanagementhandbuch mehr, auch wenn viele Organisationen es aus Gewohnheit beibehalten. Verwendet in: Qualität und Normen · Dokumenten-Connector (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Drittlandübermittlung: Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Sie erfordert einen Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder eine andere Garantie nach Kapitel V der DSGVO sowie eine Prüfung des Ziellandes. Verwendet in: Infrastruktur

E

E-Rechnung: Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie ist nicht dasselbe wie ein per E-Mail verschicktes PDF: Entscheidend ist, dass die Daten maschinell verarbeitbar sind. Verwendet in: Rechnungsdigitalisierung
Effektive Arbeitszeit: Tatsächlich geleistete Arbeitszeit abzüglich der Pausen, die der Tarifvertrag nicht als Arbeitszeit wertet. Auf dieser Größe beruht die Berechnung der Überstunden. Verwendet in: Arbeitszeiterfassung
Einfache elektronische Signatur: Alle Daten in elektronischer Form, die der Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet – vom Bestätigungsklick bis zum Namen unter einer E-Mail. Ihr darf die Rechtswirkung nicht abgesprochen werden, ihre Beweiskraft hängt aber vom Kontext ab. Verwendet in: Elektronische Signatur
Einverständnis: Erklärung, mit der die Beschäftigten dem Inhalt des Lohnzettels zustimmen. Für die Zustellung ist sie nicht zwingend, viele Unternehmen verlangen sie aber, und es lohnt sich, sie nachweisen zu können. Verwendet in: Zustellung der Gehaltsabrechnung
Empfangsbestätigung: Nachweis, dass eine bestimmte Person mit Datum und Uhrzeit auf das Dokument zugegriffen hat. Er ersetzt als Zustellbeleg die Unterschrift auf der Verteilerliste. Verwendet in: Zustellung der Gehaltsabrechnung
Eskalation: Regel, die eine Aufgabe automatisch an den nächsten Verantwortlichen weitergibt, wenn die Frist ohne Antwort abläuft. Sie verhindert, dass ein Prozess im Posteingang von jemandem im Urlaub stecken bleibt. Verwendet in: Prozessmanagement · Push-Benachrichtigungen
Existenznachweis: Beleg, dass bestimmte Daten vor einem bestimmten Zeitpunkt existierten. Das leistet die Versiegelung; für die Urheberschaft braucht es zusätzlich eine elektronische Signatur. Verwendet in: Blockchain
Externer Meldekanal: Weg, einen Verstoß außerhalb der Organisation zu melden, bei der unabhängigen Behörde für Hinweisgeberschutz oder bei der entsprechenden Behörde der autonomen Gemeinschaft. Verwendet in: Hinweisgebersystem

F

Facturae: In Spanien verwendetes XML-Format für E-Rechnungen, verpflichtend bei der Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen über die Plattform FACe. Verwendet in: Rechnungsdigitalisierung
Fertigungsauftrag: ERP-Beleg, der die Herstellung einer bestimmten Menge freigibt und plant. Er ist die Einheit, auf die sich Stunden und Material sinnvoll buchen lassen. Verwendet in: X3-Integration
Öffentliche Blockchain: Dezentrales Netz, dessen Einträge keine einzelne Organisation kontrolliert. Gerade dieses Fehlen von Kontrolle macht den Nachweis wertvoll: Niemand kann sie nach Belieben umschreiben. Verwendet in: Blockchain
Fortgeschrittene elektronische Signatur: Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Mitteln unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt und macht jede spätere Änderung des Dokuments erkennbar. Die übliche Stufe für Personal- und Geschäftsunterlagen. Verwendet in: Zustellung der Gehaltsabrechnung · Werkzeuge · Elektronische Signatur
Freigabe: Handlung, mit der eine befugte Person ein Dokument für die Verwendung als geeignet erklärt. Sie muss mit Name und Datum dokumentiert sein und darf nicht stillschweigend vorausgesetzt werden. Verwendet in: Dokumenten-Connector (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Führendes System: Das System, das Vorrang hat, wenn zwei Systeme beim selben Datensatz voneinander abweichen. Es je Entität festzulegen – Kunden, Artikel, Mitarbeiter – ist die Entscheidung, die neunzig Prozent der Integrationsprobleme verhindert. Verwendet in: ERP-Anbindung

G

Gefährdungsbeurteilung: Verfahren, mit dem die Gefahren jedes Arbeitsplatzes ermittelt, ihr Ausmaß eingeschätzt und über ihre Vertretbarkeit entschieden wird. Das Dokument, an dem alles andere hängt; es ist zu überarbeiten, wenn sich die Bedingungen ändern. Verwendet in: Arbeitssicherheit
Gelenkte Kopie: Exemplar, dessen Aktualität das System garantiert. Arbeitet man mit Cloud-Links, ist der Link selbst die gelenkte Kopie, und Ausdrucke werden überflüssig. Verwendet in: Dokumenten-Connector (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Geltende rechtliche Anforderung: Konkrete Pflicht, die sich aus einer Vorschrift ergibt und diese Organisation aufgrund ihrer Tätigkeit, ihrer Größe oder ihres Standorts betrifft. Maßgeblich ist nicht die gesamte Vorschrift, sondern der Artikel, der zu etwas verpflichtet. Verwendet in: Rechtliche Compliance
Geltungsbereich: Abgrenzung, welche Tätigkeiten, Produkte und Standorte das zertifizierte System umfasst. Er steht auf dem Zertifikat und ist das Erste, worauf ein Kunde schaut, der es anfordert. Verwendet in: Akademie
Geltungsbereich (Scope): Konkrete Berechtigung, die an ein Zugriffstoken gebunden ist. Ein eng gefasster Geltungsbereich verhindert, dass eine reine Lese-Integration versehentlich etwas löscht. Verwendet in: Offene Konnektivität
Geofence: Virtueller Bereich um einen Arbeitsort. Das System prüft nur, ob das Gerät beim Stempeln innerhalb oder außerhalb liegt, ohne eine durchgehende Position speichern zu müssen. Verwendet in: Mitarbeiterportal · Echtzeit-Ortung
Geräte-Token: Kennung, die das Betriebssystem der Installation einer App zuweist, um ihr Hinweise zustellen zu können. Sie ist ein personenbezogenes Datum, sobald sich der Hinweis damit einer Person zuordnen lässt. Verwendet in: Push-Benachrichtigungen
Grundursache: Der eigentliche Grund, warum ein Unfall geschah, jenseits des unmittelbaren Ereignisses. Bleibt die Untersuchung bei „der Mitarbeiter war unaufmerksam“ stehen, verhindert die Korrekturmaßnahme keine Wiederholung. Verwendet in: Arbeitssicherheit

H

Halluzination: Ausgabe eines Modells, die plausibel klingt, aber falsch ist. In einem Geschäftsprozess begegnet man ihr, indem man die Eingabe auf das tatsächliche Dokument beschränkt und bei allem, was Folgen hat, eine menschliche Prüfung verlangt. Verwendet in: Automatisierung mit KI
Hashfunktion: Algorithmus, der eine Datei beliebiger Größe in eine Zeichenfolge fester Länge umwandelt. Ändert man ein Komma im Dokument, entsteht ein völlig anderer Hashwert, und vom Hashwert führt kein Weg zurück zum Dokument. Verwendet in: Blockchain
Hauptunternehmer (empresario principal): Wer Arbeiten oder Dienstleistungen seiner eigenen Tätigkeit vergibt und an seinem Standort ausführen lässt. Neben der Informationspflicht trifft ihn eine Überwachungspflicht hinsichtlich der Einhaltung durch den Auftragnehmer. Verwendet in: Koordination der Unternehmensaktivitäten (CAE)
Hinweisgeber: Person, die einen Rechtsverstoß meldet, von dem sie im beruflichen oder dienstlichen Umfeld erfahren hat. Die Ley 2/2023 schützt sie und verlangt, die Vertraulichkeit ihrer Identität zu wahren. Verwendet in: Hinweisgebersystem
Hochrisiko-System: Kategorie der europäischen Verordnung für Anwendungen mit erheblichen Auswirkungen auf Grundrechte, darunter Personalauswahl und Leistungsbeurteilung. Sie bringt Pflichten zu Dokumentation, Protokollierung und Aufsicht mit sich. Verwendet in: Automatisierung mit KI
Hochverfügbarkeit: Redundante Auslegung, die den Betrieb auch beim Ausfall einer Komponente aufrechterhält. Sie ist nicht dasselbe wie ein Backup: Das eine deckt den Ausfall ab, das andere den Verlust. Verwendet in: Infrastruktur
Human in the Loop: Design, bei dem die Maschine vorschlägt und der Mensch entscheidet. Genau das verlangt Art. 14 der KI-Verordnung für Hochrisiko-Systeme. Verwendet in: Automatisierung mit KI

I

Idempotenz: Eigenschaft einer Operation, die sich wiederholen lässt, ohne die Wirkung zu verdoppeln. Erst sie erlaubt es, eine fehlgeschlagene Synchronisation ohne Sorge vor doppelten Datensätzen erneut auszuführen. Verwendet in: ERP-Anbindung
Individueller Lohnzettel: Gesetzliche Bezeichnung der Gehaltsabrechnung in Spanien (recibo individual de salarios). Er muss dem amtlichen oder dem im Tarifvertrag festgelegten Muster entsprechen und Bezüge und Abzüge klar ausweisen. Verwendet in: Zustellung der Gehaltsabrechnung
Informationsextraktion: Gewinnung konkreter Felder – Betrag, Datum, Referenz – aus einem unstrukturierten Dokument. Nicht zu verwechseln mit OCR: OCR transkribiert, die Extraktion interpretiert. Verwendet in: Automatisierung mit KI
Informativer Anhang: Teil des Dokuments, der Orientierung gibt, aber nicht verpflichtet. Wer ihn mit dem normativen Teil verwechselt, setzt Dinge um, die niemand verlangt hätte. Verwendet in: Akademie
Inhärenzfaktor: Etwas, das die Person ist: Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Bei Passkeys entsperrt er den Schlüssel auf dem Gerät, ohne dass das biometrische Merkmal es je verlässt. Verwendet in: MFA
Interner Meldekanal: Weg, über den eine Person Rechtsverstöße vertraulich und ohne Repressalien melden kann. Die spanische Ley 2/2023 schreibt ihn Unternehmen ab fünfzig Beschäftigten vor. Verwendet in: Unternehmensintranet
Internes Informationssystem: Gesamtheit aus Meldekanal, Systemverantwortlichem, Richtlinie und Bearbeitungsverfahren. Das Leitungsorgan richtet es nach Anhörung der gesetzlichen Arbeitnehmervertretung ein (Art. 5 der Ley 2/2023). Verwendet in: Hinweisgebersystem
Intranet: Internes Netz einer Organisation mit Inhalten und Diensten, die nur ihren Beschäftigten zugänglich sind. Ihr häufigstes Scheitern ist nicht technischer Natur: Sie konkurriert mit der E-Mail und verliert. Verwendet in: Unternehmensintranet
ISO 37301: Internationale Norm für Compliance-Managementsysteme, 2021 veröffentlicht und zertifizierbar. Sie ersetzte ISO 19600:2014, die lediglich Leitlinien bot. Verwendet in: Rechtliche Compliance
ISO/IEC 42001: Im Dezember 2023 veröffentlichte internationale Norm mit den Anforderungen an Aufbau, Einführung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines Managementsystems für künstliche Intelligenz. Sie folgt der gemeinsamen Struktur der Managementsystemnormen; die Zertifizierung ist freiwillig. Verwendet in: Automatisierung mit KI
ITA: Bescheinigung der spanischen Steuerbehörde, dass keine Steuerrückstände bestehen. Sie ist nur begrenzt gültig; sie abzulegen, ohne den Ablauf zu überwachen, bringt daher wenig. Verwendet in: Lieferantenportal

K

Kalendertage oder Arbeitstage: Das Statut legt das Minimum auf dreißig Kalendertage fest, die meisten Tarifverträge rechnen es aber in Arbeitstage um. Wer beides verwechselt, verursacht fast alle Differenzen. Verwendet in: Urlaub und Abwesenheiten
Kommerzielle Kommunikation: Nachricht, die ein Produkt oder eine Dienstleistung bewerben soll. Sie erfordert die vorherige Einwilligung des Empfängers und eine einfache Widerspruchsmöglichkeit – anders als der Servicehinweis. Verwendet in: Push-Benachrichtigungen
Kompetenz: Kombination aus Ausbildung, Erfahrung und Fähigkeit, die es einer Person erlaubt, eine Aufgabe mit dem erwarteten Ergebnis zu erfüllen. ISO 9001 verlangt, sie nachzuweisen, nicht nur zu behaupten. Verwendet in: Schulung und Leistung
Kompetenzmatrix: Übersicht, die Arbeitsplätze mit den geforderten Kompetenzen kreuzt und je Mitarbeiter zeigt, welche nachgewiesen sind und welche nicht. Erst sie macht den Schulungsplan belastbar. Verwendet in: Schulung und Leistung
Konformitätserklärung: Erklärung des Herstellers, dass das Produkt eine bestimmte Norm oder Verordnung erfüllt. Für Lebensmittelkontaktmaterialien und für Industrieprodukte mit CE-Kennzeichnung ist sie Pflicht. Verwendet in: Qualitätszertifikate
Koordinationsmittel: Instrumente, die Art. 11 des RD 171/2004 aufzählt: Informationsaustausch, Besprechungen, Anweisungen, Anwesenheit von „recursos preventivos“ und weitere. Das Unternehmen wählt aus, muss die Wahl aber dokumentieren. Verwendet in: Koordination der Unternehmensaktivitäten (CAE)
Korrekturmaßnahme: Maßnahme, die die Ursache einer Abweichung beseitigt, damit sie nicht erneut auftritt. Zu unterscheiden von der Korrektur, die nur die unmittelbare Auswirkung behebt. Verwendet in: Qualität und Normen
Kostenstelle: Organisationseinheit, auf der Kosten gesammelt werden. Ein und derselbe Mitarbeiter kann im Laufe eines Arbeitstags auf mehrere buchen. Verwendet in: X3-Integration
Kritikalität: Einstufung einer Anlage danach, was bei ihrem Ausfall geschieht: Linienstillstand, Gefahr für Personen, Verstoß gegen Vorschriften. Sie entscheidet, worauf sich die vorbeugende Wartung konzentriert, denn nicht alles kann dieselbe Aufmerksamkeit erhalten. Verwendet in: Instandhaltung (CMMS)
Kritischer Lieferant: Ein Lieferant, dessen Ausfall Qualität, Sicherheit oder Lieferfähigkeit des Produkts gefährdet. Er verdient eine andere Kontrolltiefe als der Lieferant für Büromaterial. Verwendet in: Lieferantenportal

L

Leistungsbeurteilung: Regelmäßige Bewertung, wie eine Person ihre Ziele und Aufgaben erfüllt. Nicht dasselbe wie Kompetenz: Man kann kompetent sein und ein schlechtes Jahr haben, und umgekehrt. Verwendet in: Schulung und Leistung
Lesebestätigung: Aufzeichnung, die belegt, dass eine identifizierte Person einen Inhalt mit Datum und Uhrzeit geöffnet hat. Erst sie macht aus „Steht doch in der Intranet“ einen verwertbaren Nachweis. Verwendet in: Mitarbeiterportal · Unternehmensintranet · Push-Benachrichtigungen
Lieferantenfreigabe: Verfahren, mit dem ein Unternehmen einen Lieferanten anhand vorab festgelegter Kriterien als geeignet akzeptiert. ISO 9001 verlangt, dass diese Kriterien schriftlich vorliegen und für alle gleich gelten. Verwendet in: Lieferantenportal
LISOS: Spanisches Gesetz über Verstöße und Sanktionen im Sozialbereich (Real Decreto Legislativo 5/2000). Es stuft die fehlende Zeiterfassung als Verstoß ein und legt die Höhe des Bußgelds fest. Verwendet in: Arbeitszeiterfassung
Low-Code: Modell, Anwendungen durch visuelle Konfiguration statt durch Programmierung zu erstellen. Sein Wert liegt nicht darin, Code zu sparen, sondern darin, den Abstand zwischen dem, der den Prozess kennt, und dem, der ihn ändern kann, zu verkürzen. Verwendet in: Prozessmanagement · Technologie

M

Maßnahmenplanung: Gesamtheit der aus der Beurteilung abgeleiteten Maßnahmen, mit Verantwortlichem, Frist und zugewiesenen Mitteln. Ohne Frist und Verantwortlichen ist sie eine Liste guter Vorsätze. Verwendet in: Arbeitssicherheit
Managementbewertung: Regelmäßige Analyse des Systems durch die oberste Leitung, mit Eingaben und Ergebnissen, die Kapitel 9.3 genau festlegt. An dieser Stelle scheitern die meisten Systeme. Verwendet in: Qualität und Normen
Mandantenfähigkeit: Fähigkeit einer Installation, mehrere Gesellschaften mit getrennten Daten und eigenen Benutzern zu verwalten und die Konfiguration bei Bedarf zu teilen. Verwendet in: Technologie
Meldungsregister: Verzeichnis der eingegangenen Hinweise und der daraufhin geführten internen Untersuchungen. Seine Daten dürfen nicht länger als zehn Jahre aufbewahrt werden. Verwendet in: Hinweisgebersystem
Mindestbesetzung: Anzahl der Personen, die ein Team an einem Datum verfügbar haben muss. Erst ihre Konfiguration macht die Urlaubsgenehmigung zu einer fundierten Entscheidung. Verwendet in: Urlaub und Abwesenheiten
Mitarbeiter-Self-Service (ESS): Employee Self-Service: alle Vorgänge, die Beschäftigte selbst erledigen. Der Erfolg misst sich nicht daran, wie viele sich anmelden, sondern wie viele Anfragen die Abteilung nicht mehr erreichen. Verwendet in: Mitarbeiterportal
MTBF: Mean Time Between Failures, mittlere Betriebsdauer zwischen Ausfällen. Misst die Zuverlässigkeit der Maschine: wie lange sie läuft, bevor sie ausfällt. Verwendet in: Instandhaltung (CMMS)
MTTR: Mean Time To Repair, mittlere Reparaturdauer. Misst die Reaktionsfähigkeit des Instandhaltungsteams, nicht die der Anlage. Ein hoher MTBF bei schlechtem MTTR lässt das Werk dennoch stillstehen. Verwendet in: Instandhaltung (CMMS)

N

Nachvollziehbarkeit der Entscheidung: Aufzeichnung, welche Daten eingingen, was das Modell vorschlug und was die Person entschied. Ohne diese Aufzeichnung lässt sich die Automatisierung weder auditieren noch fundiert korrigieren. Verwendet in: Automatisierung mit KI
Neubewertung: Regelmäßige Überprüfung eines bereits freigegebenen Lieferanten anhand seiner tatsächlichen Leistung: Reklamationen, Termintreue, gelieferte Qualität. Ohne sie ist die Freigabe nur eine alte Momentaufnahme. Verwendet in: Lieferantenportal
NIS2: Richtlinie (EU) 2022/2555 über Cybersicherheit, die die NIS-Richtlinie von 2016 ersetzt und die verpflichteten Einrichtungen in wesentliche und wichtige unterteilt. Zu den geforderten Risikomanagementmaßnahmen gehört der Einsatz von Multi-Faktor- oder kontinuierlicher Authentifizierung (Art. 21 Abs. 2 Buchst. j); erhebliche Sicherheitsvorfälle werden mit einer Frühwarnung binnen vierundzwanzig Stunden und einer Meldung binnen zweiundsiebzig Stunden gemeldet (Art. 23 Abs. 4). Verwendet in: MFA

O

OCR: Optische Zeichenerkennung. Sie wandelt das Bild in Text um, versteht aber nicht, was jede Zahl bedeutet. Betrag, Steuer und Verwendungszweck deutet erst das Modell, das auf diesem Text arbeitet. Verwendet in: Spesen mit KI
OEE: Overall Equipment Effectiveness (Gesamtanlageneffektivität). Produkt aus Verfügbarkeit, Leistung und Qualität. Die Kennzahl fasst zusammen, ob eine Linie leistet, was sie soll – vorausgesetzt, alle drei Faktoren werden mit echten Daten gemessen. Verwendet in: X3-Integration · Instandhaltung (CMMS)
Onboarding: Gesamtheit der Aufgaben, die eine Person arbeitsfähig machen: Vertrag, Unterlagen, Ersteinweisung, Arbeitsmittel und Zugänge. Ist es modelliert, wird in der ersten Woche nicht mehr improvisiert. Verwendet in: Mitarbeiterportal · Bewerbungsprozesse
OpenAPI: Standardspezifikation zur maschinenlesbaren Beschreibung einer API. Sie ermöglicht es, Clients und Dokumentation zu erzeugen, ohne sie von Hand zu schreiben. Verwendet in: Offene Konnektivität
Organisations- und Managementmodell: Gesamtheit von Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen, die nach Art. 31 bis des Código Penal die juristische Person von der strafrechtlichen Haftung befreien kann, sofern sie wirksam ist und überwacht wird. Verwendet in: Rechtliche Compliance
OTP: Einmalcode. Er gilt für eine einzige Authentifizierung und verfällt nach wenigen Minuten, ob per SMS, WhatsApp, Telegram oder E-Mail zugestellt. Verwendet in: MFA

P

Passkey: Kryptografische Anmeldeinformation, die das Passwort ersetzt. Der private Schlüssel verlässt das Gerät nie, der Dienst speichert nur den öffentlichen – ein Datenleck auf dem Server legt also nichts Wiederverwendbares offen. Verwendet in: MFA
Personalstamm: Die stabilen Daten eines Beschäftigten: Identität, Vertrag, Eingruppierung, Arbeitsstätte. Gehören sie nur einem einzigen System, existieren nicht zwei Versionen nebeneinander. Verwendet in: A3-Integration
Prozessinstanz: Jede konkrete Ausführung eines veröffentlichten Prozesses: eine bestimmte Bestellanforderung, ein bestimmter Arbeitsbericht. Jede Instanz speichert ihre eigene Historie und kann der Prozessversion folgen, mit der sie begonnen hat. Verwendet in: Prozessmanagement
PSA: Persönliche Schutzausrüstung. Letztes Mittel der Schutzhierarchie: Zuerst wird die Gefahr beseitigt, dann kollektiv geschützt, und erst danach greift man zur persönlichen Ausrüstung. Verwendet in: Arbeitssicherheit
Push-Benachrichtigung: Hinweis, den der Server von sich aus an das Gerät sendet, ohne dass die App nach Neuigkeiten fragen muss. Verwendet in: Push-Benachrichtigungen

Q

Qualifizierte elektronische Signatur: Fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Nur ihr verleiht die Verordnung aus sich heraus die Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift. Verwendet in: Elektronische Signatur
Qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter: Beaufsichtigte Stelle, die in der staatlichen Vertrauensliste geführt wird und qualifizierte Zertifikate und Siegel ausstellen darf. In Spanien liegt die Aufsicht beim zuständigen Ministerium. Verwendet in: Elektronische Signatur

R

Rechnungsdatensatz: Verketteter, unveränderlicher Eintrag, den das System für jede ausgestellte Rechnung mit dem Hashwert des vorherigen Datensatzes erzeugt. Dieser Mechanismus verhindert, dass eine Rechnung spurlos gelöscht wird. Verwendet in: Rechnungsdigitalisierung
Recruiting-Trichter: Abfolge der Phasen, die eine Bewerbung durchläuft, und Anteil, der jede davon übersteht. Daran erkennen Sie, ob das Problem bei der Ansprache oder bei der Vorauswahl liegt. Verwendet in: Bewerbungsprozesse
Recurso preventivo: Benannte, ausreichend geschulte Person, deren Anwesenheit in bestimmten Situationen besonderer Gefährdung vorgeschrieben ist. Ihre Anwesenheit muss nachweisbar sein, nicht nur eingeplant. Verwendet in: Koordination der Unternehmensaktivitäten (CAE)
REST-API: Schnittstelle, über die zwei Systeme per HTTP mit klar definierten Operationen Daten austauschen. Sie ist der bevorzugte Weg, wenn das ERP sie anbietet, weil sie keinen Zugriff auf dessen Datenbank erfordert. Verwendet in: ERP-Anbindung · Offene Konnektivität
Risiken und Chancen: Ansatz aus dem Jahr 2015, der die Vorbeugungsmaßnahme ersetzt hat: Statt zu reagieren, muss die Organisation planen, was in jedem Prozess schiefgehen kann und was sie dann tut. Verwendet in: Qualität und Normen
RPO und RTO: Recovery Point Objective und Recovery Time Objective: wie viele Daten verloren gehen dürfen und wie lange die Wiederherstellung dauern darf. Ohne beide Werte ist ein Notfallplan eine bloße Absichtserklärung. Verwendet in: Infrastruktur
Rückverfolgbarkeit: Die Fähigkeit, nachzuvollziehen, was wann geschah, wer es tat und mit welchen Daten. In einem zertifizierten System ist sie kein Komfort, sondern der Nachweis, den der Auditor verlangt. Verwendet in: Prozessmanagement
Rückwärts- und Vorwärtsverfolgung: Die Fähigkeit zu wissen, aus welchen Rohstoffen eine Charge entstanden ist und an welche Kunden sie ging. Die erste klärt die Ursache des Problems, die zweite sein Ausmaß. Verwendet in: Qualitätszertifikate
Ruhezeit zwischen Arbeitstagen: Mindestens zwölf Stunden zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten, gemäß Art. 34.3 des spanischen Arbeitnehmerstatuts. Verwendet in: Arbeitszeiterfassung

S

Service Worker: Browserkomponente, die im Hintergrund läuft und den Hinweis empfängt, wenn der Tab der Website nicht geöffnet ist. Erst sie macht Push im Web möglich. Verwendet in: Push-Benachrichtigungen
Signaturnachweis: Die Gesamtheit der Daten rund um den Vorgang: vorherige Identifizierung, Gerät, IP-Adresse, Uhrzeit, genau das signierte Dokument. Sie macht eine Signatur im Fall einer Anfechtung verteidigungsfähig. Verwendet in: Elektronische Signatur
Single Sign-on (SSO): Verfahren, bei dem eine einzige Unternehmensidentität Zugang zu mehreren Anwendungen gewährt. Es ist mit MFA vereinbar: Der zweite Faktor wird einmal abgefragt, beim Identitätsanbieter. Verwendet in: MFA
Sozialversicherungsmeldung: Abrechnung der Beiträge zur spanischen Sozialversicherung, die das Abrechnungsprogramm erzeugt. Kimobox berechnet sie nicht, sondern liefert dem Programm die richtigen Daten, damit es korrekt rechnet. Verwendet in: A3-Integration
Spesenabrechnung: Abrechnung der von einem Mitarbeiter vorgestreckten Ausgaben. Mit KI wird der Beleg beim Fotografieren ausgelesen und die Spesenrichtlinie vor der Freigabe angewendet. Verwendet in: Werkzeuge
Spezifikation: Mit dem Kunden vereinbarte Parameter und zulässige Bereiche. Sie ist der Maßstab, an dem das Zertifikat eine Charge als konform oder nicht konform ausweist. Verwendet in: Qualitätszertifikate
Standortinhaber (empresario titular): Wer befugt ist, den Arbeitsort bereitzustellen und zu verwalten. Er muss die übrigen Unternehmen über die standortspezifischen Gefährdungen und die Notfallmaßnahmen informieren. Verwendet in: Koordination der Unternehmensaktivitäten (CAE)
Systemverantwortlicher: Vom Leitungsorgan bestellte Person, die das interne Informationssystem verwaltet. Ihre Bestellung und Abberufung werden der zuständigen Behörde innerhalb von zehn Arbeitstagen mitgeteilt. Verwendet in: Hinweisgebersystem

T

Tagegeld: Betrag, den das Unternehmen für Verpflegung und Unterkunft während einer Dienstreise zahlt. Bis zu den Grenzen der Verordnung ist es von der Einkommensteuer befreit; darüber wird es als Lohn versteuert. Verwendet in: Spesen mit KI
Taktzeit: Zeit zwischen dem Ausstoß zweier aufeinanderfolgender Einheiten. Im Vergleich mit der theoretischen Arbeitsplanzeit zeigt sie, wo Verluste entstehen. Verwendet in: X3-Integration
Technisches Datenblatt: Beschreibung der allgemeinen Eigenschaften eines Produkts: Zusammensetzung, Merkmale, Anwendungs- und Lagerbedingungen. Es bezieht sich auf das Produkt, nicht auf die Charge, und hat Versionen. Verwendet in: Qualitätszertifikate
Time to Hire: Tage zwischen der Eröffnung der Stelle und der Annahme des Angebots. Nicht zu verwechseln mit Time to Fill, die bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn reicht. Verwendet in: Bewerbungsprozesse
TOTP: Zeitbasiertes Einmalpasswort, definiert in RFC 6238. Gerät und Server teilen einen Schlüssel und berechnen aus der Uhrzeit denselben Code, ohne etwas auszutauschen. Verwendet in: MFA

U

Übergangsfrist: Zeitraum, in dem eine Ausgabe der Norm und die nächste nebeneinander gelten. Nach Ablauf verlieren Zertifikate auf Basis der alten Ausgabe ihre Gültigkeit. Verwendet in: Akademie
Übergreifender Dienst: Funktion, die jedem Prozess ohne erneute Integration zur Verfügung steht: signieren, versiegeln, Daten extrahieren, benachrichtigen. Genau das erspart den Kauf von vier Werkzeugen, die nicht miteinander sprechen. Verwendet in: Technologie
Unterauftragsverarbeiter: Dritter, den der Auftragsverarbeiter heranzieht, um Daten im Auftrag des Verantwortlichen zu verarbeiten. Er muss genehmigt sein und denselben vertraglichen Pflichten unterliegen. Verwendet in: Infrastruktur
Unveränderlichkeit: Praktische Unmöglichkeit, einen bereits bestätigten Eintrag zu ändern. In einer etablierten öffentlichen Blockchain würde das Umschreiben der Vergangenheit einen unverhältnismäßigen Rechenaufwand erfordern. Verwendet in: Arbeitszeiterfassung · Blockchain

V

VAPID: Freiwillige Identifizierung des sendenden Servers gegenüber dem Zustelldienst, definiert in RFC 8292. Sie verhindert, dass Dritte Hinweise im Namen eines anderen verschicken. Verwendet in: Push-Benachrichtigungen
Variabler Bestandteil: Vergütungsbestandteil, der sich jeden Monat ändert: Provisionen, Prämien, Kilometergeld. Anders als das Fixgehalt verlangt er einen Prozess zur Erfassung und Genehmigung vor dem Abschluss. Verwendet in: A3-Integration
Veraltetes Dokument: Zurückgezogene Ausgabe, die erkennbar, aber nicht mehr verwendbar sein muss. ISO 9001 verlangt, sie vor unbeabsichtigter Verwendung zu schützen, nicht, sie zu vernichten. Verwendet in: Dokumenten-Connector (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Verankerung (Anchoring): Das Schreiben eines Fingerabdrucks in eine Blockchain. Öffentlich festgehalten wird eine Zeichenfolge, die ohne das Originaldokument keinerlei Bedeutung hat. Verwendet in: Blockchain
Verantwortlicher: Wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Bei einer Plattform wie dieser ist das Kundenunternehmen der Verantwortliche, nicht der Anbieter. Verwendet in: Sicherheit und DSGVO
Verarbeitungsverzeichnis: Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten einer Organisation, vorgeschrieben durch Art. 30 DSGVO. Es ist das Erste, was die Aufsichtsbehörde bei einer Prüfung anfordert. Verwendet in: Sicherheit und DSGVO
Vereinfachte Rechnung: Was umgangssprachlich Kassenbon heißt. Sie erlaubt den Vorsteuerabzug nur, wenn sie NIF und Anschrift des Empfängers enthält; bei entsprechenden Beträgen sollte man daher eine vollständige Rechnung verlangen. Verwendet in: Spesen mit KI
Verifactu: Betriebsart von Rechnungsstellungssystemen, die die Rechnungsdatensätze laufend an die spanische Steuerbehörde übermittelt, geregelt durch das Real Decreto 1007/2023. Verwendet in: Rechnungsdigitalisierung
Verschlüsselung im Ruhezustand: Schutz der Daten, während sie gespeichert sind. Sie begrenzt den Schaden, falls jemand auf den physischen Datenträger oder eine Sicherungskopie zugreift. Verwendet in: Infrastruktur
Verschlüsselung ruhender Daten: Schutz der Daten während der Speicherung, nicht nur bei der Übertragung. Sie begrenzt den Schaden, wenn jemand physisch auf den Datenträger zugreift. Verwendet in: Sicherheit und DSGVO
Versiegelung in der Blockchain: Verankerung des kryptografischen Fingerabdrucks eines Dokuments in einem öffentlichen Netz, womit sich seine Existenz zu einem Zeitpunkt und seine spätere Integrität belegen lassen. Verwendet in: Werkzeuge
Versionierung: Aufbewahrung der Historie eines Dokuments mit Kennzeichnung jeder Ausgabe und ihres Freigebenden. Ohne sie lässt sich nicht rekonstruieren, welche Anweisung galt, als ein Vorfall eintrat. Verwendet in: Dokumenten-Connector (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Versionskontrolle: Mechanismus, der die Historie eines Dokuments bewahrt und sicherstellt, dass jeder die gültige Fassung erhält. In einem zertifizierten System ist sie eine Anforderung, kein Komfortmerkmal. Verwendet in: Unternehmensintranet
Vorausschauende Instandhaltung: Eingriff, ausgelöst durch einen Messwert, der den Ausfall ankündigt: Schwingung, Temperatur, Stromverbrauch. Anders als bei der vorbeugenden Wartung werden keine Teile getauscht, die noch funktionsfähig waren. Verwendet in: Instandhaltung (CMMS)
Vorbeugende Instandhaltung: Nach Zeit oder Nutzung geplanter Eingriff zur Vermeidung von Ausfällen, unabhängig davon, ob die Maschine Anzeichen zeigt. Ihre Wirksamkeit bemisst sich an Störungen, die nie eingetreten sind – genau das, was sich ohne Historie kaum belegen lässt. Verwendet in: Instandhaltung (CMMS)
Vorherige Information: Ausdrückliche Mitteilung an Belegschaft und gesetzliche Vertretung über das System, seinen Zweck und die Rechte der Beschäftigten. Ohne sie ist die Verarbeitung nicht rechtmäßig. Verwendet in: Echtzeit-Ortung

W

Wartungsplan: Liste konkreter Tätigkeiten, die bei jedem geplanten Eingriff an einer Maschine ausgeführt werden, mit Intervall und vorgesehenen Ersatzteilen. Verwendet in: Instandhaltung (CMMS)
Web Push: Gruppe von IETF-Standards – RFC 8030, 8291 und 8292 –, mit denen eine Website Benachrichtigungen an den Browser senden kann, auch wenn der Tab geschlossen ist. Verwendet in: Push-Benachrichtigungen
Webhook: Aufruf, den das Quellsystem beim Zielsystem auslöst, wenn ein Ereignis eintritt. Er kehrt das Abfragemodell um: Statt jede Minute nach Neuigkeiten zu fragen, erhält man eine Benachrichtigung. Verwendet in: Offene Konnektivität
Wegehistorie: Abfolge der während der Arbeitszeit erfassten Positionen. Ihre Speicherung braucht eine festgelegte und begründete Frist; eine unbefristete Aufbewahrung ist nicht vertretbar. Verwendet in: Echtzeit-Ortung
Weiterberechenbare Ausgabe: Ausgabe, die laut Vertrag dem Kunden in Rechnung gestellt werden darf. Wird sie beim Einreichen nicht als solche gekennzeichnet, geht sie in der Praxis verloren. Verwendet in: Spesen mit KI
Wiederherstellungscodes: Liste von Einmalcodes, die bei der Aktivierung des zweiten Faktors ausgegeben wird. Sie sind der vorgesehene Ausweg, wenn das Gerät verloren geht, und sollten getrennt davon aufbewahrt werden. Verwendet in: MFA
Wirksamkeit der Schulung: Prüfung, ob der Kurs etwas gebracht hat: weniger Fehler, weniger Störungen, ein besserer Kennwert. Der Punkt, der am häufigsten mit „zufriedenstellend“ abgehakt wird, und der, auf den ein Auditor am genauesten schaut. Verwendet in: Schulung und Leistung
Wissensfaktor: Etwas, das die Person weiß: das Passwort oder eine PIN. Der am leichtesten zu stehlende Faktor, denn er lässt sich kopieren, ohne dass der Inhaber es merkt. Verwendet in: MFA

Z

Zeiterfassung: Tägliche Aufzeichnung von Arbeitsbeginn und -ende jedes Mitarbeiters, mit Saldenberechnung und dem Bericht, den die spanische Arbeitsinspektion verlangt. Verwendet in: Werkzeuge
Zeitstempel: Nachweis, dass bestimmte Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt existierten. Ist er qualifiziert, vermutet das Gesetz die Richtigkeit des Datums und die Unversehrtheit des Dokuments. Verwendet in: Elektronische Signatur
Zertifizierte Digitalisierung: Scanverfahren mit einer von der AEAT zugelassenen Software, das dem Bild denselben Wert wie dem Papieroriginal verleiht und dessen Vernichtung erlaubt. Geregelt in der Orden EHA/962/2007. Verwendet in: Werkzeuge · Spesen mit KI · Rechnungsdigitalisierung
Zielgruppensteuerung: Kriterium, das festlegt, wen welcher Inhalt erreicht. Ohne sie füllt sich die Intranet mit Rauschen und niemand schaut mehr hinein – genau das, was vermieden werden sollte. Verwendet in: Unternehmensintranet
Zuordnung: Zuweisung eines Verbrauchs – Stunden, Material, Energie – zu dem Objekt, das ihn verursacht hat. Ohne echte Zuordnung sind Produktkosten eine Umlage und keine Messung. Verwendet in: X3-Integration
Zusammentreffen (concurrencia): Situation, in der Beschäftigte von zwei oder mehr Unternehmen am selben Standort tätig sind. Dieser Umstand löst die Koordinationspflicht aus, unabhängig davon, ob zwischen ihnen ein Vertragsverhältnis besteht. Verwendet in: Koordination der Unternehmensaktivitäten (CAE)
Zutrittskontrolle: System, das den Zutritt zu einem Bereich gewährt oder verweigert. Sein Zweck ist die physische Sicherheit, nicht die Erfassung der Arbeitszeit, auch wenn beides oft dasselbe Gerät nutzt. Verwendet in: Zutrittskontrolle
Zwei-Faktor (2FA): Prüfung, die etwas, das man weiß, mit etwas, das man besitzt, kombiniert. Sie macht aus einem geleakten Passwort ein lästiges Problem statt eines ernsten Vorfalls. Verwendet in: Sicherheit und DSGVO
Zwischendatenbank: Austauschbereich zwischen zwei Systemen, die nicht direkt miteinander kommunizieren. Weniger elegant als eine API, aber völlig tauglich und bei einem alten ERP oft die einzige Option. Verwendet in: ERP-Anbindung

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