Referência · vocabulário
Os termos, ditos com precisão
Cada palavra deste glossário está definida como a usa a norma ou o regulamento, não como a usa o marketing. Vêm das páginas onde o termo aparece em contexto, e a partir daqui pode saltar para elas.
De onde vêm estas definições
Este glossário não é uma lista à parte que alguém mantém à mão: recolhe as definições que já vivem em cada página do site, na secção de vocabulário. Se uma definição for corrigida na sua página, aqui muda sozinha. Quando um termo está definido em várias, aparece uma única vez e todas são ligadas.
- Termos recolhidos
- 175De todas as páginas de produto e de norma
A
- Ação corretiva
- Medida destinada a eliminar a causa de uma não conformidade para que não volte a ocorrer. Distinta da correção, que apenas repara o efeito imediato. Usado em: Qualidade e normas
- Ajuda de custo
- Montante que a empresa paga por alimentação e alojamento durante uma deslocação. Está isenta de IRPF até aos limites do regulamento; acima deles, é tributada como salário. Usado em: Despesas com IA
- Alta disponibilidade
- Conceção com redundância que permite continuar a prestar serviço perante a falha de um componente. Não é o mesmo que cópia de segurança: uma cobre a queda, a outra a perda. Usado em: Infraestrutura
- Alucinação
- Resultado de um modelo que parece plausível mas é falso. Num processo empresarial combate-se limitando a entrada ao documento real e exigindo verificação humana no que tenha consequências. Usado em: Automatização com IA
- Ancoragem (anchoring)
- Ato de escrever uma impressão digital numa cadeia de blocos. O que fica registado publicamente é uma sequência de caracteres sem significado para quem não tenha o documento original. Usado em: Blockchain
- Anexo informativo
- Parte do documento que orienta, mas não obriga. Confundi-lo com o corpo normativo leva a implementar coisas que ninguém ia exigir. Usado em: Academia
- Anexo SL
- Estrutura de alto nível comum às normas ISO de sistemas de gestão. É o que torna tecnicamente possível integrar várias normas num só sistema. Usado em: Qualidade e normas
- Antipassback
- Regra que impede que a mesma credencial volte a entrar sem ter saído antes. Serve para saber com precisão quem está dentro em caso de evacuação. Usado em: Controlo de acessos
- API REST
- Interface baseada em HTTP com operações normalizadas sobre recursos identificados por URL. A sua vantagem prática é que qualquer linguagem a sabe consumir sem bibliotecas especiais. Usado em: Conectividade ERP · Conectividade aberta
- Aprovação
- Ato pelo qual uma pessoa com autoridade declara que um documento está apto para utilização. Deve ficar registada com nome e data, não ser dada como certa. Usado em: Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- Aptidão médica
- Conclusão que o serviço de vigilância da saúde comunica à empresa: apto, apto com limitações ou não apto para um posto concreto. A empresa não recebe dados clínicos. Usado em: Segurança no trabalho
- Assinatura eletrónica avançada
- A que está associada de forma inequívoca ao signatário, permite identificá-lo, é criada com meios sob o seu controlo exclusivo e deteta qualquer alteração posterior do documento. É o nível habitual na documentação laboral e comercial. Usado em: Entrega de recibos de vencimento · Ferramentas · Assinatura eletrónica
- Assinatura eletrónica qualificada
- Assinatura avançada criada com um dispositivo qualificado e baseada num certificado qualificado. É a única a que o Regulamento confere por si só o efeito jurídico da assinatura manuscrita. Usado em: Assinatura eletrónica
- Assinatura eletrónica simples
- Qualquer dado em formato eletrónico que o signatário usa para assinar. Inclui desde um clique de aceitação até ao nome no fim de um e-mail. Não lhe podem ser negados efeitos jurídicos, mas a sua força probatória depende do contexto. Usado em: Assinatura eletrónica
- ATS
- Applicant Tracking System. Sistema de acompanhamento de candidaturas: regista cada candidato, a sua fase e o seu histórico de interações desde a inscrição até ao encerramento do processo. Usado em: Processos de recrutamento
- Autoridad Independiente de Protección del Informante
- Autoridade administrativa independente espanhola, criada pela Ley 2/2023, que gere o canal externo de denúncia. O seu Estatuto foi aprovado pelo Real Decreto 1101/2024 e funciona desde 1 de setembro de 2025. Usado em: Canal de denúncias
- Avaliação de impacto (AIPD)
- Análise prévia dos riscos que um tratamento representa para os direitos das pessoas, exigida pelo art. 35.º do RGPD quando há controlo sistemático em grande escala. Usado em: Geolocalização em tempo real
- Avaliação de riscos
- Processo de identificar os perigos de cada posto, estimar a sua magnitude e decidir se são toleráveis. É o documento de que depende tudo o resto e deve ser revisto quando as condições mudam. Usado em: Segurança no trabalho
- Avaliação do cumprimento
- Verificação periódica e documentada de que um requisito é cumprido. A ISO 14001 e a ISO 45001 exigem-na expressamente, com conservação da evidência. Usado em: Conformidade legal
- Avaliação do desempenho
- Apreciação periódica de como uma pessoa cumpre os seus objetivos e responsabilidades. Distinta da competência: pode-se ser competente e ter um mau ano, e vice-versa. Usado em: Formação e desempenho
B
- Banco de horas
- Saldo acumulado de horas trabalhadas acima ou abaixo do horário acordado, compensável nos termos da convenção ou do acordo de flexibilidade. Usado em: Férias e ausências
- Base de dados intermédia
- Espaço de troca entre dois sistemas que não comunicam diretamente. Menos elegante do que uma API, mas perfeitamente válida e muitas vezes a única opção com um ERP antigo. Usado em: Conectividade ERP
- BPM
- Business Process Management. Disciplina de gestão que trata os processos como um ativo que se desenha, se executa, se mede e se melhora de forma contínua, em vez de um costume herdado. Usado em: Gestão de processos
- BPMN
- Business Process Model and Notation. Linguagem gráfica normalizada para desenhar processos, mantida pelo Object Management Group e publicada também como ISO/IEC 19510:2013. A sua virtude é que o mesmo diagrama é entendido pelo negócio e pelos sistemas. Usado em: Gestão de processos
C
- Cadeia pública
- Rede descentralizada cujos registos não são controlados por nenhuma organização concreta. É essa ausência de controlo que torna a prova útil: ninguém a pode reescrever a seu bel-prazer. Usado em: Blockchain
- CAE
- Coordenação de Atividades Empresariais. Obrigação de trocar informação sobre riscos e medidas preventivas quando várias empresas concorrem num mesmo local de trabalho. Usado em: Portal de fornecedores
- Canal externo
- Via para denunciar uma infração fora da organização, junto da Autoridad Independiente de Protección del Informante ou da autoridade autonómica equivalente. Usado em: Canal de denúncias
- Canal interno de denúncia
- Via pela qual uma pessoa pode comunicar infrações normativas com garantia de confidencialidade e sem represálias. A Ley 2/2023 espanhola exige-o às empresas com cinquenta ou mais trabalhadores. Usado em: Intranet corporativa
- Causa raiz
- Motivo de fundo pelo qual um acidente aconteceu, para além do facto imediato. Se a investigação ficar por «o trabalhador distraiu-se», a medida corretiva não evitará a repetição. Usado em: Segurança no trabalho
- Centro de custo
- Unidade organizativa onde se acumulam gastos. Um mesmo trabalhador pode imputar a vários ao longo de um dia de trabalho. Usado em: Integração X3
- Certificado de análise (CoA)
- Documento que recolhe os resultados dos ensaios realizados sobre um lote concreto e os compara com a especificação. É específico desse lote e não serve para outro. Usado em: Certificados de qualidade
- Cifragem em repouso
- Proteção do dado enquanto está armazenado, não apenas enquanto circula. É o que limita os danos se alguém aceder fisicamente ao suporte. Usado em: Infraestrutura · Segurança e RGPD
- Cláusula
- Cada secção numerada do corpo normativo. Quando um auditor diz «não conformidade em 8.5.1», refere-se a uma delas. Usado em: Academia
- Códigos de recuperação
- Lista de códigos de utilização única entregue ao ativar o segundo fator. É a saída prevista quando se perde o dispositivo, e convém guardá-la fora dele. Usado em: MFA
- Competência
- Combinação de formação, experiência e aptidão que permite a uma pessoa desempenhar uma tarefa com o resultado esperado. A ISO 9001 exige comprová-la, não apenas declará-la. Usado em: Formação e desempenho
- Comunicação comercial
- Mensagem cuja finalidade é promover um produto ou serviço. Exige consentimento prévio do destinatário e uma forma simples de se opor, ao contrário do aviso de serviço. Usado em: Notificações push
- Concordância
- Ato pelo qual o trabalhador manifesta estar de acordo com o conteúdo do recibo. Não é imprescindível para a entrega, mas muitas empresas pedem-na e convém poder comprová-la. Usado em: Entrega de recibos de vencimento
- Concorrência
- Situação em que trabalhadores de duas ou mais empresas coincidem num mesmo local. É o facto que ativa a obrigação de coordenar, independentemente de haver ou não relação contratual entre elas. Usado em: Coordenação de atividades (CAE)
- Confirmação de leitura
- Registo que comprova que uma pessoa identificada abriu um conteúdo, com data e hora. É o que transforma «publicámos na intranet» numa evidência utilizável. Usado em: Portal do colaborador · Intranet corporativa · Notificações push
- Confirmação de receção
- Registo de que uma pessoa concreta acedeu ao documento, com data e hora. É a prova de entrega que substitui a assinatura na folha de distribuição. Usado em: Entrega de recibos de vencimento
- Controlo de acessos
- Sistema que autoriza ou recusa a entrada num espaço. A sua finalidade é a segurança física, não a contagem do tempo de trabalho, embora muitas vezes partilhem o dispositivo. Usado em: Controlo de acessos
- Controlo de assiduidade
- Registo do tempo de trabalho. Quando se faz com o mesmo leitor do controlo de acessos, convém ter claro que são dois tratamentos distintos com fundamentos jurídicos distintos. Usado em: Controlo de acessos · Ferramentas
- Controlo de versões
- Conservação do histórico de um documento com a identificação de cada edição e de quem a aprovou. Sem ele não se consegue reconstruir que instrução estava em vigor quando ocorreu um incidente. Usado em: Intranet corporativa · Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- Cópia controlada
- Exemplar cuja atualização é garantida pelo sistema. Num ambiente com ligações para a nuvem, a própria ligação é a cópia controlada e as impressões deixam de ser necessárias. Usado em: Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- Credencial
- Elemento que comprova a identidade perante o leitor: cartão, porta-chaves, PIN, código no telemóvel. Pode ser revogada de imediato, algo que uma impressão digital não permite. Usado em: Controlo de acessos
- Criticidade
- Classificação de um ativo segundo o que acontece se falhar: paragem de linha, risco para as pessoas, incumprimento normativo. É o que decide onde se concentra a preventiva, porque nem tudo pode ter o mesmo nível de atenção. Usado em: Manutenção (GMAO)
D
- Dado biométrico
- Dado pessoal obtido a partir de características físicas que permite identificar uma pessoa de forma inequívoca: impressão digital, íris, geometria facial. O RGPD classifica-o como categoria especial quando é usado para identificar. Usado em: Controlo de acessos
- Dados mestre de pessoal
- Conjunto de dados estáveis do trabalhador: identificação, contrato, categoria, centro. Ter um só sistema como proprietário evita que coexistam duas versões. Usado em: Integração A3
- Decisão automatizada
- Exclusão ou seleção produzidas sem intervenção humana significativa. O RGPD reconhece ao candidato o direito de obter intervenção humana e de contestar a decisão. Usado em: Processos de recrutamento
- Declaração de conformidade
- Declaração do fabricante de que o produto cumpre uma norma ou regulamento concreto. Nos materiais em contacto com alimentos e no produto industrial com marcação CE é obrigatória. Usado em: Certificados de qualidade
- Denunciante
- Pessoa que comunica uma infração normativa de que tomou conhecimento num contexto laboral ou profissional. A Ley 2/2023 protege-a e exige que se preserve a confidencialidade da sua identidade. Usado em: Canal de denúncias
- Descanso entre jornadas
- Mínimo de doze horas entre o fim de uma jornada e o início da seguinte, nos termos do art. 34.3 do Estatuto de los Trabajadores. Usado em: Controlo de assiduidade
- Despesa repercutível
- Despesa que, por contrato, pode ser faturada ao cliente. Se não for identificada ao ser apresentada, na prática perde-se. Usado em: Despesas com IA
- Dias de calendário vs. dias úteis
- O Estatuto espanhol fixa o mínimo em trinta dias de calendário, mas a maioria das convenções traduz isso em dias úteis. Confundir os dois critérios está na origem de quase todos os desacertos. Usado em: Férias e ausências
- Digitalização certificada
- Processo de digitalização através de software homologado pela AEAT que confere à imagem o mesmo valor do original em papel, permitindo destruí-lo. Está regulado na Orden EHA/962/2007. Usado em: Ferramentas · Despesas com IA · Digitalização de faturas
- Documento obsoleto
- Edição retirada que deve continuar identificável, mas não utilizável. A ISO 9001 exige protegê-los contra utilização não intencional, não destruí-los. Usado em: Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- Duplicação fraudulenta do SIM
- Técnica pela qual um atacante obtém um duplicado do cartão SIM da vítima e recebe os seus SMS. É a razão pela qual o código por mensagem é considerado o fator mais fraco dos disponíveis. Usado em: MFA
- Duplo fator (2FA)
- Verificação que combina algo que se sabe com algo que se tem. Transforma uma palavra-passe divulgada num problema incómodo em vez de um incidente grave. Usado em: Segurança e RGPD
E
- Eficácia da formação
- Verificação de que o curso serviu para alguma coisa: menos erros, menos incidentes, melhor indicador. É o ponto que mais se despacha com um «satisfatório» e o que um auditor mais observa. Usado em: Formação e desempenho
- Empresário principal
- Quem contrata obras ou serviços correspondentes à sua própria atividade e os desenvolve no seu local. Além de informar, tem dever de vigilância sobre o cumprimento do empreiteiro. Usado em: Coordenação de atividades (CAE)
- Empresário titular
- Quem tem a capacidade de disponibilizar e gerir o local de trabalho. Deve informar as outras empresas dos riscos próprios do local e das medidas de emergência. Usado em: Coordenação de atividades (CAE)
- EPI
- Equipamento de proteção individual. Último recurso da hierarquia preventiva: primeiro elimina-se o risco, depois protege-se coletivamente e só então se recorre ao equipamento pessoal. Usado em: Segurança no trabalho
- Escalonamento
- Regra que transfere automaticamente uma tarefa para o responsável seguinte quando o prazo termina sem resposta. É o que evita que um processo fique encalhado na caixa de entrada de alguém de férias. Usado em: Gestão de processos · Notificações push
- Especificação
- Conjunto de parâmetros e intervalos aceitáveis acordados com o cliente. É a bitola contra a qual o certificado declara um lote conforme ou não conforme. Usado em: Certificados de qualidade
- Evidência de assinatura
- Conjunto de dados que rodeiam o ato: identificação prévia, dispositivo, endereço IP, hora, documento exato assinado. É o que torna uma assinatura defensável perante uma contestação. Usado em: Assinatura eletrónica
- Extração de informação
- Obtenção de campos concretos —montante, data, referência— a partir de um documento não estruturado. Distinta do OCR: o OCR transcreve, a extração interpreta. Usado em: Automatização com IA
F
- Facturae
- Formato XML de fatura eletrónica utilizado em Espanha, obrigatório na faturação às administrações públicas através do FACe. Usado em: Digitalização de faturas
- Fator de conhecimento
- Algo que a pessoa sabe: a palavra-passe ou um PIN. É o fator mais fácil de roubar, porque pode ser copiado sem que o titular dê por isso. Usado em: MFA
- Fator de inerência
- Algo que a pessoa é: impressão digital ou reconhecimento facial. Nas passkeys serve para desbloquear a chave do dispositivo, sem que o dado biométrico saia dele. Usado em: MFA
- Fator de posse
- Algo que a pessoa tem: o telemóvel com a aplicação de códigos, o cartão SIM que recebe o SMS ou uma chave de segurança física. Usado em: MFA
- Fatura eletrónica
- Fatura emitida e recebida em formato eletrónico estruturado. Não é o mesmo que um PDF enviado por e-mail: o que a define é o dado ser processável por máquina. Usado em: Digitalização de faturas
- Fatura simplificada
- Aquilo a que coloquialmente se chama talão. Em Espanha, só permite deduzir o IVA se incluir o NIF e o domicílio do destinatário, pelo que convém pedir fatura completa quando o montante o justifique. Usado em: Despesas com IA
- Fecho do processamento
- Data-limite a partir da qual o período é calculado e já não admite alterações. Tudo o que chegar depois passa para o mês seguinte, com o atrito que isso gera. Usado em: Integração A3
- Ficha técnica
- Descrição das características gerais de um produto: composição, propriedades, condições de utilização e conservação. É do produto, não do lote, e tem versões. Usado em: Certificados de qualidade
- Ficheiro de processamento salarial
- Saída gerada pelo programa de processamento salarial, normalmente um PDF com todos os recibos do período. Distribuí-lo consiste em separá-lo por trabalhador e associar cada parte à sua ficha. Usado em: Entrega de recibos de vencimento
- Formação programada
- Modalidade espanhola pela qual uma empresa organiza formação para o seu pessoal e a deduz nas suas contribuições para a Segurança Social, dentro do crédito anual que lhe corresponde. Usado em: Formação e desempenho
- Fornecedor crítico
- Aquele cuja falha compromete a qualidade, a segurança ou a continuidade do produto. Merece um nível de controlo diferente do do fornecedor de material de escritório. Usado em: Portal de fornecedores
- Função de resumo (hash)
- Algoritmo que converte um ficheiro de qualquer tamanho numa sequência de comprimento fixo. Mudar uma vírgula do documento produz um resumo completamente diferente, e a partir do resumo não se pode voltar ao documento. Usado em: Blockchain
- Funil de recrutamento
- Sequência de fases por que passa uma candidatura e proporção que sobrevive a cada uma. É o que permite saber se o problema está na atração ou na triagem. Usado em: Processos de recrutamento
G
- Gama de manutenção
- Lista de tarefas concretas executadas sobre um equipamento em cada intervenção programada, com a sua periodicidade e as peças previstas. Usado em: Manutenção (GMAO)
- Geocerca
- Perímetro virtual em torno de um centro de trabalho. O sistema só verifica se o dispositivo está dentro ou fora no momento do registo de ponto, sem necessidade de armazenar a posição contínua. Usado em: Portal do colaborador · Geolocalização em tempo real
- GMAO
- Gestão da Manutenção Assistida por Computador. Em inglês, CMMS. É o sistema que reúne ativos, planos, ordens e histórico; o que em muitas fábricas continua repartido entre um caderno e uma folha de cálculo. Usado em: Manutenção (GMAO)
H
- Histórico de percurso
- Sequência de posições registadas durante o horário de trabalho. A sua conservação deve ter um prazo definido e justificado; guardá-lo indefinidamente não é defensável. Usado em: Geolocalização em tempo real
- Homologação
- Processo pelo qual uma empresa aceita um fornecedor como apto para a abastecer, segundo critérios definidos previamente. A ISO 9001 exige que esses critérios estejam escritos e que se aplique a todos a mesma bitola. Usado em: Portal de fornecedores
- Human in the loop
- Desenho em que a máquina propõe e a pessoa decide. É o que o art. 14.º do Regulamento da IA exige para os sistemas de risco elevado. Usado em: Automatização com IA
I
- Idempotência
- Propriedade de uma operação que pode ser repetida sem duplicar o efeito. É o que permite repetir uma sincronização falhada sem medo de criar duas vezes o mesmo registo. Usado em: Conectividade ERP
- Imputação
- Atribuição de um consumo —horas, material, energia— ao objeto que o gerou. Sem imputação real, o custo do produto é uma repartição e não uma medição. Usado em: Integração X3
- Imutabilidade
- Impossibilidade prática de alterar um registo já confirmado. Numa cadeia pública consolidada, reescrever o passado exigiria um esforço computacional desproporcionado. Usado em: Blockchain
- Inalterabilidade
- Garantia de que uma marcação não pode ser alterada em silêncio. As correções legítimas existem, mas ficam registadas com autor, data e motivo. Usado em: Controlo de assiduidade
- Informação documentada
- Termo que a ISO 9001:2015 usa para englobar documentos e registos. A norma deixou de exigir um manual da qualidade, embora muitas organizações o mantenham por hábito. Usado em: Qualidade e normas · Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
- Informação prévia
- Comunicação expressa ao pessoal e à representação legal sobre a existência do sistema, a sua finalidade e os direitos que assistem ao trabalhador. Sem ela, o tratamento não é lícito. Usado em: Geolocalização em tempo real
- Início de sessão único (SSO)
- Mecanismo pelo qual uma só identidade corporativa dá acesso a várias aplicações. É compatível com o MFA: o segundo fator é pedido uma vez, no fornecedor de identidade. Usado em: MFA
- Instância de processo
- Cada execução concreta de um processo publicado: um determinado pedido de compra, um determinado relatório de trabalho. Cada instância guarda o seu próprio histórico e pode seguir a versão do processo com que começou. Usado em: Gestão de processos
- Intranet
- Rede interna de uma organização com conteúdos e serviços acessíveis apenas ao seu pessoal. O seu fracasso mais habitual não é técnico: é competir com o e-mail e perder. Usado em: Intranet corporativa
- ISO 37301
- Norma internacional de sistemas de gestão de compliance, publicada em 2021 e certificável. Veio substituir a ISO 19600:2014, que apenas oferecia orientações. Usado em: Conformidade legal
- ISO/IEC 42001
- Norma internacional publicada em dezembro de 2023 que fixa os requisitos para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da inteligência artificial. Segue a estrutura comum das normas de sistemas de gestão e a sua certificação é voluntária. Usado em: Automatização com IA
- ITA
- Certificado espanhol de situação tributária regularizada. Tem validade limitada, pelo que arquivá-lo sem controlar a caducidade não acrescenta grande coisa. Usado em: Portal de fornecedores
L
- Licença remunerada
- Ausência justificada com direito a retribuição, prevista no art. 37.3 do Estatuto e alargável por convenção. Não consome férias. Usado em: Férias e ausências
- Limite de chamadas
- Teto de pedidos por unidade de tempo. Protege o sistema de uma integração mal escrita e obriga a desenhar a sincronização por lotes quando o volume o pede. Usado em: Conectividade aberta
- LISOS
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000). É a norma espanhola que tipifica o incumprimento do registo e fixa o montante da coima. Usado em: Controlo de assiduidade
- Livro de registo
- Registo das informações recebidas e das investigações internas a que tenham dado origem. Os seus dados não podem ser conservados mais de dez anos. Usado em: Canal de denúncias
- Low-code
- Abordagem de desenvolvimento em que a aplicação se configura através de interfaces visuais e com muito pouca ou nenhuma programação. Na prática, quem conhece o processo pode alterá-lo sem intermediários. Usado em: Gestão de processos · Tecnologia
M
- Manutenção preditiva
- Intervenção disparada por uma medição que antecipa a falha: vibração, temperatura, consumo elétrico. Face à preventiva, evita substituir peças que ainda serviam. Usado em: Manutenção (GMAO)
- Manutenção preventiva
- Intervenção programada por tempo ou por utilização para evitar a falha, independentemente de o equipamento dar sinais. A sua eficácia mede-se em avarias que não chegaram a acontecer, que é precisamente o que custa demonstrar sem histórico. Usado em: Manutenção (GMAO)
- Matriz de competências
- Quadro que cruza postos com competências exigidas e mostra, por trabalhador, quais tem comprovadas e quais não. É a vista que transforma o plano de formação em algo defensável. Usado em: Formação e desempenho
- Âmbito
- Delimitação das atividades, produtos e locais que o sistema certificado cobre. Consta do certificado e é a primeira coisa que um cliente que o pede observa. Usado em: Academia
- Âmbito (scope)
- Permissão concreta associada a um token de acesso. Limitar o âmbito é o que evita que uma integração só de leitura possa apagar algo por erro. Usado em: Conectividade aberta
- Meios de coordenação
- Instrumentos enumerados no art. 11 do RD 171/2004: troca de informação, reuniões, instruções, presença de recursos preventivos, entre outros. A empresa escolhe, mas deve deixar registo. Usado em: Coordenação de atividades (CAE)
- Minimização
- Princípio do RGPD segundo o qual só podem ser tratados os dados estritamente necessários para a finalidade declarada. Aplicado aqui: se basta saber se estava no centro, não se guarda onde esteve o resto do dia. Usado em: Geolocalização em tempo real
- Mínimo de cobertura
- Número de pessoas que uma equipa precisa de ter disponíveis numa data. Configurá-lo é o que transforma a aprovação de férias numa decisão informada. Usado em: Férias e ausências
- Modelo de organização e gestão
- Conjunto de medidas de vigilância e controlo que, segundo o art. 31 bis do Código Penal espanhol, pode isentar de responsabilidade penal a pessoa coletiva se for eficaz e estiver supervisionado. Usado em: Conformidade legal
- MTBF
- Mean Time Between Failures, tempo médio entre falhas. Mede a fiabilidade do equipamento: quanto tempo aguenta a funcionar antes de avariar. Usado em: Manutenção (GMAO)
- MTTR
- Mean Time To Repair, tempo médio de reparação. Mede a capacidade de resposta da equipa de manutenção, não a do ativo. Um MTBF alto com um MTTR mau continua a deixar a fábrica parada. Usado em: Manutenção (GMAO)
- Multiempresa
- Capacidade de uma mesma instalação para gerir várias sociedades com os seus dados separados e os seus próprios utilizadores, partilhando configuração quando convém. Usado em: Tecnologia
N
- Não conformidade
- Incumprimento de um requisito. Pode ser da norma, do cliente ou do próprio sistema. Não é um problema em si: o problema é não as detetar. Usado em: Qualidade e normas
- NIS2
- Diretiva (UE) 2022/2555 relativa à cibersegurança, que substitui a Diretiva SRI de 2016 e classifica as entidades abrangidas em essenciais e importantes. Entre as medidas de gestão de riscos que exige figura a utilização de autenticação multifator ou contínua (art. 21.º, n.º 2, alínea j)), e os incidentes significativos são comunicados com um alerta precoce em vinte e quatro horas e uma notificação em setenta e duas (art. 23.º, n.º 4). Usado em: MFA
- Nota de despesas
- Liquidação das despesas adiantadas por um colaborador. Com IA, o talão é interpretado ao ser fotografado e a política de despesas é aplicada antes da aprovação. Usado em: Ferramentas
- Notificação push
- Aviso que o servidor envia ao dispositivo por iniciativa própria, sem que a aplicação tenha de perguntar se há novidades. Usado em: Notificações push
O
- Ocorrência salarial
- Qualquer facto do período que altera o cálculo: horas extraordinárias, ausências, subsídios variáveis, adiantamentos. É o que é preciso reunir antes do fecho e o que mais se perde pelo caminho. Usado em: Integração A3
- OCR
- Reconhecimento ótico de caracteres. Converte a imagem em texto, mas não entende o que é cada número. A parte que interpreta montante, imposto e descrição é o modelo que trabalha sobre esse texto. Usado em: Despesas com IA
- OEE
- Overall Equipment Effectiveness. Produto da disponibilidade, do rendimento e da qualidade. Resume se uma linha rende, desde que as três componentes sejam medidas com dados reais e não com suposições. Usado em: Integração X3 · Manutenção (GMAO)
- Onboarding
- Conjunto de tarefas que tornam uma pessoa operacional: contrato, documentação, formação inicial, equipamentos e acessos. Quando está modelado, a primeira semana deixa de ser improvisada. Usado em: Portal do colaborador · Processos de recrutamento
- OpenAPI
- Especificação normalizada para descrever uma API de forma legível por máquinas. Permite gerar clientes e documentação sem os escrever à mão. Usado em: Conectividade aberta
- Ordem de fabrico
- Documento do ERP que autoriza e planeia a produção de uma determinada quantidade. É a unidade contra a qual faz sentido imputar horas e materiais. Usado em: Integração X3
- Órgão de compliance
- Unidade com poderes autónomos de iniciativa e controlo encarregada de supervisionar o funcionamento do modelo. A sua independência real é o que um juiz examina. Usado em: Conformidade legal
- OTP
- Código de utilização única. Vale para uma autenticação e caduca em poucos minutos, seja entregue por SMS, por WhatsApp, por Telegram ou por e-mail. Usado em: MFA
P
- Passkey
- Credencial criptográfica que substitui a palavra-passe. A chave privada não sai do dispositivo e o serviço só guarda a pública, pelo que uma violação no servidor não expõe nada reutilizável. Usado em: MFA
- Perfil de permissões
- Conjunto de autorizações atribuído a uma função em vez de a uma pessoa. Permite que as entradas e saídas de pessoal não obriguem a repensar os acessos um a um. Usado em: Tecnologia
- Planeamento preventivo
- Conjunto de medidas resultantes da avaliação, com responsável, prazo e recursos atribuídos. Sem prazo nem responsável, é uma lista de boas intenções. Usado em: Segurança no trabalho
- Prestador qualificado de serviços de confiança
- Entidade supervisionada e incluída na lista de confiança do Estado, habilitada a emitir certificados e selos qualificados. Em Espanha, a supervisão cabe ao ministério competente. Usado em: Assinatura eletrónica
- Prova de existência
- Demonstração de que um dado concreto existia antes de um determinado momento. É o que a selagem fornece; a autoria exige, além disso, uma assinatura eletrónica. Usado em: Blockchain
R
- Rastreabilidade
- Capacidade de reconstruir o que aconteceu, quando, quem o fez e com que dados. Num sistema certificado não é uma comodidade: é a evidência que o auditor pede. Usado em: Gestão de processos
- Rastreabilidade a montante e a jusante
- Capacidade de saber de que matérias-primas saiu um lote e para que clientes foi. A primeira resolve a origem do problema; a segunda, o seu alcance. Usado em: Certificados de qualidade
- Rastreabilidade da decisão
- Registo de que dado entrou, o que o modelo propôs e o que a pessoa decidiu. Sem esse registo não se pode auditar a automatização nem corrigi-la com critério. Usado em: Automatização com IA
- Reavaliação
- Revisão periódica de um fornecedor já homologado, baseada no seu comportamento real: incidentes, prazos, qualidade recebida. Sem ela, a homologação é uma fotografia de há anos. Usado em: Portal de fornecedores
- Recibo individual de salários
- Nome legal do recibo de vencimento em Espanha. Deve seguir o modelo oficial ou o fixado pela convenção coletiva e detalhar com clareza as remunerações e os descontos. Usado em: Entrega de recibos de vencimento
- Reconciliação
- Verificação periódica de que os dois sistemas dizem o mesmo. Qualquer integração acaba por divergir; o que distingue uma boa é detetá-lo antes do utilizador. Usado em: Conectividade ERP
- Recurso preventivo
- Pessoa designada, com formação suficiente, cuja presença é obrigatória em determinadas situações de risco especial. A sua presença tem de poder ser comprovada, não apenas planeada. Usado em: Coordenação de atividades (CAE)
- Registo de atividades
- Inventário dos tratamentos realizados pela organização, exigido pelo art. 30.º do RGPD. É a primeira coisa que a autoridade pede numa inspeção. Usado em: Segurança e RGPD
- Registo de auditoria
- Rasto inalterável das ações realizadas no sistema. É requisito da ISO 27001 e do ENS, e a primeira coisa que se pede quando as coisas se complicam. Usado em: Tecnologia
- Registo de faturação
- Anotação encadeada e inalterável que o sistema gera por cada fatura emitida, com a impressão digital do registo anterior. É o mecanismo que impede apagar uma fatura sem deixar rasto. Usado em: Digitalização de faturas
- Registo do tempo de trabalho
- Anotação diária da hora concreta de início e de fim da jornada de cada pessoa, obrigatória em Espanha desde maio de 2019 e conservável durante quatro anos. Usado em: Portal do colaborador · Controlo de assiduidade
- Requisito
- Frase da norma que contém um «deve». É a única coisa auditável: as notas e os exemplos orientam, mas não obrigam. Usado em: Academia
- Requisito legal aplicável
- Obrigação concreta que decorre de uma norma e afeta esta organização pela sua atividade, dimensão ou localização. O relevante não é a norma inteira, mas o artigo que obriga a alguma coisa. Usado em: Conformidade legal
- Responsável do Sistema
- Pessoa designada pelo órgão de administração para gerir o sistema interno de informação. A sua nomeação e a sua destituição são comunicadas à autoridade competente nos dez dias úteis seguintes. Usado em: Canal de denúncias
- Responsável pelo tratamento
- Quem decide as finalidades e os meios do tratamento. Numa plataforma como esta, o responsável é a empresa cliente, não o fornecedor. Usado em: Segurança e RGPD
- Revisão pela gestão
- Análise periódica do sistema por parte da gestão de topo, com entradas e saídas definidas no capítulo 9.3. É o ponto onde mais sistemas falham. Usado em: Qualidade e normas
- Riscos e oportunidades
- Abordagem introduzida em 2015 que substituiu a ação preventiva: em vez de reagir, a organização deve planear o que pode correr mal em cada processo e o que fará a esse respeito. Usado em: Qualidade e normas
- RPO e RTO
- Objetivo de ponto de recuperação e objetivo de tempo de recuperação: quantos dados se podem perder e quanto tempo se pode demorar a voltar. Sem os dois números, um plano de continuidade é uma declaração de intenções. Usado em: Infraestrutura
S
- Segmentação
- Critério que decide a quem chega cada conteúdo. Sem ela, a intranet enche-se de ruído e as pessoas deixam de olhar para ela, que é exatamente o que se queria evitar. Usado em: Intranet corporativa
- Seguro Social
- Liquidação das contribuições para a Segurança Social espanhola gerada pelo programa de processamento salarial. O Kimobox não a calcula: fornece ao programa os dados corretos para que a calcule bem. Usado em: Integração A3
- Selagem em cadeia de blocos
- Ancoragem da impressão digital criptográfica de um documento numa rede pública, que permite comprovar a sua existência numa data e a sua integridade posterior. Usado em: Ferramentas
- Self-service do colaborador (ESS)
- Employee Self-Service: o conjunto de tarefas que o trabalhador resolve por si próprio. O seu indicador de sucesso não é quantas pessoas entram, mas quantas consultas deixam de chegar ao departamento. Usado em: Portal do colaborador
- Selo temporal
- Prova de que um dado existia num determinado momento. Quando é qualificado, a norma presume a exatidão da data e a integridade do documento. Usado em: Assinatura eletrónica
- Service worker
- Componente do navegador que corre em segundo plano e recebe o aviso quando o separador do site não está aberto. É o que torna possível o push na web. Usado em: Notificações push
- Serviço transversal
- Funcionalidade disponível para qualquer processo sem a integrar de novo: assinar, selar, extrair dados, notificar. É o que evita comprar quatro ferramentas que não comunicam entre si. Usado em: Tecnologia
- Sistema de risco elevado
- Categoria do Regulamento europeu que agrupa utilizações com impacto significativo em direitos, entre elas o recrutamento de pessoal e a avaliação do desempenho. Implica obrigações de documentação, registo e supervisão. Usado em: Automatização com IA
- Sistema interno de informação
- Conjunto formado pelo canal, pelo Responsável do Sistema, pela política e pelo procedimento de gestão. É implementado pelo órgão de administração, após consulta aos representantes legais dos trabalhadores (art. 5 da Ley 2/2023). Usado em: Canal de denúncias
- Sistema proprietário do dado
- Aquele que manda quando dois sistemas divergem sobre um mesmo registo. Declará-lo por cada entidade —clientes, artigos, colaboradores— é a decisão que evita noventa por cento dos problemas de integração. Usado em: Conectividade ERP
- Subcontratante
- Quem trata dados por conta do responsável. Só o pode fazer seguindo as suas instruções documentadas e ao abrigo do contrato do art. 28.º do RGPD. Usado em: Segurança e RGPD
- Subcontratante ulterior
- Terceiro a quem o subcontratante recorre para tratar dados por conta do responsável. Deve estar autorizado e ficar sujeito às mesmas obrigações contratuais. Usado em: Infraestrutura
T
- Tempo de ciclo
- Tempo que decorre entre a saída de duas unidades consecutivas. Comparado com o tempo teórico da gama operatória, revela onde está a perda. Usado em: Integração X3
- Tempo de trabalho efetivo
- Tempo de trabalho real, descontadas as pausas que a convenção não considera tempo de trabalho. É a grandeza sobre a qual se calculam as horas extraordinárias. Usado em: Controlo de assiduidade
- Time to hire
- Dias decorridos entre a abertura da vaga e a aceitação da proposta. Distinto do time to fill, que vai até à entrada efetiva. Usado em: Processos de recrutamento
- Token do dispositivo
- Identificador que o sistema operativo atribui à instalação de uma aplicação para lhe poder entregar avisos. É um dado pessoal quando permite relacionar o aviso com uma pessoa. Usado em: Notificações push
- TOTP
- Palavra-passe de utilização única baseada no tempo, definida no RFC 6238. O dispositivo e o servidor partilham uma chave e calculam o mesmo código a partir do relógio, sem trocar nada. Usado em: MFA
- Transferência internacional
- Envio de dados pessoais para fora do Espaço Económico Europeu. Exige uma decisão de adequação, cláusulas contratuais-tipo ou outra garantia do capítulo V do RGPD, além de uma análise do país de destino. Usado em: Infraestrutura
- Transição
- Período durante o qual coexistem uma edição da norma e a seguinte. Terminado o prazo, os certificados emitidos segundo a edição antiga deixam de ser válidos. Usado em: Academia
V
- VAPID
- Identificação voluntária do servidor emissor perante o serviço de entrega, definida no RFC 8292. Impede que um terceiro envie avisos em nome de outro. Usado em: Notificações push
- Variável
- Componente remuneratória que muda todos os meses: comissões, prémios, quilometragem. Ao contrário da fixa, exige um circuito de recolha e aprovação antes do fecho. Usado em: Integração A3
- Vencimento do direito
- Aquisição proporcional do direito a férias ao longo do ano trabalhado. Quem entra em abril não tem os trinta dias desde o primeiro dia: vai-os acumulando. Usado em: Férias e ausências
- Verifactu
- Modalidade dos sistemas informáticos de faturação que envia os registos de faturação à Agência Tributária espanhola de forma contínua, regulada pelo Real Decreto 1007/2023. Usado em: Digitalização de faturas
- Violação de dados pessoais
- Violação da segurança que provoca a destruição, perda, alteração ou acesso não autorizado a dados pessoais. Deve ser notificada à autoridade em 72 horas, salvo se for improvável que implique um risco. Usado em: Segurança e RGPD
W
- Web Push
- Conjunto de normas do IETF —RFC 8030, 8291 e 8292— que permite a um site enviar notificações para o navegador mesmo com o separador fechado. Usado em: Notificações push
- Webhook
- Chamada que o sistema de origem faz ao destino quando ocorre um evento. Inverte o modelo de sondagem: em vez de perguntar a cada minuto se há novidades, recebe-se o aviso. Usado em: Conectividade aberta
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Cada definição provém da página onde o conceito é explicado no seu contexto, de modo que a partir daqui se pode saltar para a secção que o desenvolve em vez de ficar pela frase solta.