Cos’è e cosa non è una fattura elettronica

Un PDF per email non basta

Una fattura elettronica è quella emessa e ricevuta in un formato strutturato che ne consente l’elaborazione automatica. Un PDF è un’immagine del documento: una persona lo legge, ma un sistema non può leggerlo senza interpretarlo.

Il PDF resta valido come fattura se è rispettato il resto, ma non conta come fattura elettronica ai fini dell’obbligo introdotto dall’articolo 12 della Ley 18/2022.

I formati che lo sono davvero

Nella pubblica amministrazione spagnola il formato è Facturae, firmato elettronicamente. In ambito europeo, la norma EN 16931 con le sue sintassi UBL e CII. In alcuni settori sopravvive ancora EDIFACT.

Ciò che hanno in comune è che ogni dato occupa un campo con un nome: imponibile, aliquota IVA, partita IVA del destinatario. Per questo il destinatario può registrarla in contabilità senza ridigitarla.

Dove è già obbligatoria

Verso le pubbliche amministrazioni lo è dalla Ley 25/2013, per le fatture di importo superiore a cinquemila euro, con presentazione attraverso il punto unico di accesso FACe.

Tra imprese, l’obbligo deriva dall’articolo 12 della Ley 18/2022, attuato dal Real Decreto 238/2026. Il suo calendario ha iniziato a decorrere con l’entrata in vigore della Orden HAC/1028/2026, il 6 ottobre 2026: dodici mesi per chi ha fatturato più di 8 milioni di euro l’anno precedente e ventiquattro per tutti gli altri.

Cosa chiede di solito l’auditor

• Distinguere tra PDF, fattura elettronica e registro di fatturazione
• Formato concordato con ogni cliente e con ogni fornitore
• Registrazione su FACe se si fattura alle pubbliche amministrazioni
• Capacità di ricevere fatture strutturate, non solo di emetterle

Come si prepara il flusso delle fatture in Kimobox

1. 1Definisci i canali da cui entrano le fatture: email, casella condivisa o cartella nel cloud.
2. 2Configura l’estrazione dei dati perché ogni campo finisca al suo posto e non serva digitare nulla.
3. 3Indica quali fornitori inviano un formato strutturato e quali sono ancora su carta o PDF.

Da dove arriva ogni dato

Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.

1. Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, che modifica il Real Decreto 1007/2023 (disposizione finale prima) BOE-A-2025-24446 · 03/12/2025
2. Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, che disciplina la fatturazione elettronica obbligatoria tra imprenditori e professionisti BOE-A-2026-7295 · 31/03/2026
3. Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, che disciplina la soluzione pubblica di fatturazione elettronica BOE-A-2026-20587 · 05/10/2026
4. Real Decreto 1007/2023, reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (requisiti dei sistemi informatici di fatturazione) BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
5. Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (legge sulla creazione e crescita delle imprese), articolo 12 BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
6. Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas (fatturazione telematica e conservazione elettronica) BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
7. Sede electrónica de la Agencia Tributaria (sportello telematico dell’amministrazione fiscale spagnola): sistemi informatici di fatturazione e Verifactu Agencia Tributaria · —