Un PDF par courriel ne suffit pas
Une facture électronique est émise et reçue dans un format structuré qui permet son traitement automatique. Un PDF est une image du document : une personne le lit, mais un système ne peut pas le lire sans l’interpréter.
Le PDF reste valable comme facture si le reste est respecté, mais il ne compte pas comme facture électronique au regard de l’obligation introduite par l’article 12 de la Ley 18/2022.
Les formats qui en sont vraiment
Dans la sphère publique espagnole, le format est Facturae, signé électroniquement. Au niveau européen, la norme EN 16931 et ses syntaxes UBL et CII. Dans certains secteurs, EDIFACT subsiste encore.
Leur point commun : chaque donnée occupe un champ nommé — base d’imposition, taux de TVA, NIF du destinataire. C’est pourquoi le destinataire peut la comptabiliser sans la ressaisir.
Où elle est déjà obligatoire
Envers les administrations publiques, elle l’est depuis la Ley 25/2013 pour les factures d’un montant supérieur à cinq mille euros, déposées via le point d’entrée général FACe.
Entre entreprises, l’obligation découle de l’article 12 de la Ley 18/2022, précisé par le Real Decreto 238/2026. Son calendrier a commencé à courir avec l’entrée en vigueur de l’Orden HAC/1028/2026, le 6 octobre 2026 : douze mois pour les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente dépassait 8 millions d’euros et vingt-quatre mois pour les autres.
Ce que demande habituellement l’auditeur
- Distinguer PDF, facture électronique et enregistrement de facturation
- Format convenu avec chaque client et chaque fournisseur
- Inscription sur FACe en cas de facturation aux administrations publiques
- Capacité à recevoir des factures structurées, pas seulement à en émettre
Comment préparer le circuit des factures dans Kimobox
- 1Définissez les canaux d’arrivée des factures : courriel, boîte partagée ou dossier dans le cloud.
- 2Paramétrez l’extraction des données pour que chaque champ trouve sa place sans ressaisie.
- 3Indiquez quels fournisseurs envoient un format structuré et lesquels restent au papier ou au PDF.
Bien recevoir compte autant que bien émettre : la moitié du travail administratif se trouve dans les factures qui arrivent.
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que modifica el Real Decreto 1007/2023 (disposition finale première : report de Verifactu) BOE-A-2025-24446 · 03/12/2025
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (facture électronique obligatoire entre entreprises et professionnels) BOE-A-2026-7295 · 31/03/2026
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (solution publique de facturation électronique) BOE-A-2026-20587 · 05/10/2026
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (exigences des systèmes informatiques de facturation) BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (article 12) BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas (facturation télématique et conservation électronique) BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
- Sede electrónica de la Agencia Tributaria : systèmes informatiques de facturation et Verifactu Agencia Tributaria · —