Um PDF por e-mail não basta
Uma fatura eletrónica é a que se emite e se recebe num formato estruturado que permite o seu tratamento automático. Um PDF é uma imagem do documento: uma pessoa lê-o, mas um sistema não o consegue ler sem o interpretar.
O PDF continua a valer como fatura se o resto for cumprido, mas não conta como fatura eletrónica para efeitos da obrigação introduzida pelo artigo 12 da Ley 18/2022.
Os formatos que o são
No setor público espanhol o formato é o Facturae, assinado eletronicamente. No europeu, a norma EN 16931 e as suas sintaxes UBL e CII. Em setores concretos ainda sobrevive o EDIFACT.
O que têm em comum é que cada dado ocupa um campo com nome: base tributável, taxa de IVA, NIF do destinatário. Por isso o recetor pode contabilizá-la sem a voltar a introduzir.
Onde já é obrigatória
Perante as administrações públicas espanholas é-o desde a Ley 25/2013, para faturas de montante superior a cinco mil euros, com apresentação através do ponto geral de entrada FACe.
Entre empresas, a obrigação chega com o artigo 12 da Ley 18/2022, desenvolvido pelo Real Decreto 238/2026. O seu calendário começou a contar com a entrada em vigor da Orden HAC/1028/2026, a 6 de outubro de 2026: doze meses para quem faturou mais de 8 milhões de euros no ano anterior e vinte e quatro para os restantes.
O que o auditor costuma pedir
- Distinguir entre PDF, fatura eletrónica e registo de faturação
- Formato acordado com cada cliente e com cada fornecedor
- Registo no FACe se faturar a administrações públicas espanholas
- Capacidade de receber faturas estruturadas, e não apenas de as emitir
Como se prepara o circuito de faturas no Kimobox
- 1Defina os canais por onde entram as faturas: e-mail, caixa partilhada ou pasta na nuvem.
- 2Configure a extração de dados para que cada campo caia no seu lugar e não seja preciso escrever.
- 3Assinale que fornecedores enviam formato estruturado e quais continuam em papel ou PDF.
Receber bem é tão importante como emitir bem: metade do trabalho administrativo está nas faturas que chegam.
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de dezembro, que altera o Real Decreto 1007/2023 (disposição final primeira) BOE-A-2025-24446 · 3 de dezembro de 2025
- Real Decreto 238/2026, de 25 de março, que desenvolve a faturação eletrónica obrigatória entre empresários e profissionais BOE-A-2026-7295 · 31 de março de 2026
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de outubro, que regula a solução pública de faturação eletrónica BOE-A-2026-20587 · 5 de outubro de 2026
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación BOE-A-2023-24840 · 06/12/2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (artigo 12) BOE-A-2022-15818 · 29/09/2022
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas BOE-A-2007-7411 · 14/04/2007
- Sede eletrónica da Agencia Tributaria: sistemas informáticos de faturação e Verifactu Agencia Tributaria · —