Unterlagen nach Ebenen
Unternehmen, Beschäftigte und Arbeitsmittel, mit unterschiedlichen Anforderungen je nach Art der Tätigkeit.
CAE
Ohne gültige Unterlagen kein Zutritt zum Werk
Koordination der Unternehmensaktivitäten mit Unterlagen zu Unternehmen, Beschäftigten und Maschinen, die vor dem Zutritt geprüft werden – und Ablauffristen, die die Plattform überwacht.
Wozu die Vorschrift genau verpflichtet
Die Koordination der Unternehmensaktivitäten ist die in Art. 24 der Ley 31/1995 verankerte und durch das Real Decreto 171/2004 ausgestaltete Pflicht, dass Unternehmen, die am selben Arbeitsort zusammentreffen, Informationen über ihre Gefährdungen austauschen und ihre Schutzmaßnahmen abstimmen. Kimobox macht aus dieser Pflicht einen Ablauf mit klaren Status: Der Auftragnehmer lädt die Unterlagen zu seinem Unternehmen, zu jedem Beschäftigten und zu jeder Maschine hoch, jemand prüft sie, und der Zutritt wird erst freigegeben, wenn alles vollständig und gültig ist.
- Rechtsgrundlage
- Real Decreto 171/2004 Gestaltet Art. 24 der Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales aus
- Standortinhaber
- Informiert über die Gefährdungen des Standorts Art. 7 RD 171/2004: schriftlich bei schweren oder sehr schweren Gefährdungen
- Hauptunternehmer
- Überwacht die Einhaltung durch den Auftragnehmer Art. 10: Überwachungspflicht bei Vergabe der eigenen Tätigkeit
- Bauwesen
- Höchstens 3 Subunternehmerebenen Art. 5 der Ley 32/2006, mit den darin vorgesehenen Ausnahmen
- Subunternehmerbuch
- Auf der Baustelle Pflicht Art. 8 der Ley 32/2006 und RD 1109/2007
Überwachte Ablauffristen
Hinweise an den Lieferanten vor dem Ablauf, nicht erst nach dem Vorfall.
Zutrittsfreigabe
Ohne gültige Unterlagen wird keine Zutrittsberechtigung ausgestellt.
Nachweis nach Artikel 24
Lückenlose Aufzeichnung des Informationsaustauschs zwischen den Unternehmen.
Subunternehmerketten
Subunternehmer Ihrer Auftragnehmer, unter dem Hauptauftragnehmer erfasst, ohne die Rückverfolgbarkeit zu verlieren.
Laufende Bewertung
Vorfälle, Fristen und gelieferte Qualität ergeben eine Punktzahl und ein objektives Ranking.
Arbeiten mit besonderer Gefährdung
Zusätzliche Erlaubnisscheine für Heißarbeiten, Arbeiten in der Höhe oder in engen Räumen.
Physische Zutrittskontrolle
Die Liste der Berechtigten geht an Drehkreuz, Terminal oder Zutrittssystem des Standorts.
Was es kontrolliert
Vor, während und nach der Arbeit
- Erfassung von Auftragnehmern und Subunternehmerketten
- Konfigurierbare Anforderungen je Tätigkeitsart und Gefährdung
- Manuelle oder automatische Prüfung je Dokumenttyp
- Zutrittskontrolle mit Liste der berechtigten Beschäftigten
- Besondere Erlaubnisscheine und Heißarbeiten
- Koordinationsbericht für Audit und Arbeitsinspektion
- Lieferantenbewertung mit objektivem Ranking nach Vorfällen, Fristen und Qualität
- Automatische Benachrichtigung des Lieferanten, wenn ein Dokument abzulaufen droht
- Vollständige Zutrittshistorie nach Beschäftigtem, Standort und Datum
- Gemeinsames Dashboard mit Lieferantenportal und Einkauf
So funktioniert es
Vom Informationsaustausch zur Zutrittsfreigabe
Bevor ein externer Beschäftigter das Werk betritt, tauschen der Standortinhaber und der Auftragnehmer ihre Gefährdungsinformationen aus. Die Unterlagen zu Unternehmen, Beschäftigten und Maschinen werden getrennt geprüft – erst dann wird die Zutrittsberechtigung erteilt.
- Austausch der Gefährdungsinformationen zwischen Inhaber und Auftragnehmer
- Getrennte Prüfung der Unterlagen zu Unternehmen, Beschäftigten und Maschinen
- Zutrittsfreigabe nur, wenn alles in Ordnung ist
Laufende Bewertung
Die Koordination endet nicht am Werkstor
Jeder Sicherheitsvorfall, jede eingehaltene oder versäumte Dokumentenfrist und jeder Qualitätsindikator fließen in eine objektive Punktzahl ein, die bei der Entscheidung hilft, mit welchen Lieferanten man weiterarbeitet.
- Kennzahlen zu Vorfällen, Fristen und Qualität in einer Punktzahl zusammengeführt
- Vergleichbares Ranking zwischen Auftragnehmern derselben Tätigkeitsart
- Bewertungshistorie für Einkauf und Qualität abrufbar
Rechtsrahmen
Die maßgebliche Instanz im Arbeitsschutz
Praxisbeispiele
Situationen, die im Bußgeldbescheid enden
Industriewerk · Revisionsstillstand
Acht Auftragnehmer gleichzeitig, zwei Wochen lang
Vorher Ein gemeinsamer Ordner je Auftragnehmer, manuelle Durchsicht jedes Ordners und ein Instandhaltungsleiter, der in Vollzeit Verwaltungsarbeit erledigt.
Nachher Jeder Auftragnehmer lädt seine Unterlagen im eigenen Portal hoch, die Anforderungsliste stets vor Augen. Die Prüfung ist eine Kontrolle statt einer Sammelaktion, und der Status aller acht ist auf einem Bildschirm zu sehen.
Einkaufszentrum
Neuer Beschäftigter eines Stamm-Auftragnehmers
Vorher Das Unternehmen ist freigegeben, also lässt man ihn durch. Niemand hat geprüft, ob genau diese Person gültige Schulungen und Eignungsnachweise hat.
Nachher Die Freigabe gilt je Unternehmen, je Beschäftigtem und je Arbeitsmittel. Wer seine Unterlagen nicht vollständig hat, erhält keinen Ausweis, auch wenn sein Unternehmen freigegeben ist.
Hochbaustelle
Unkontrollierte Subunternehmerkette
Vorher Der Subunternehmer der dritten Ebene erscheint auf der Baustelle, ohne dass der Hauptauftragnehmer davon wusste. Das Subunternehmerbuch wird nachträglich ausgefüllt.
Nachher Jede Ebene wird in der Plattform gemeldet, und das System warnt beim Erreichen der gesetzlichen Grenze. Das Buch bildet ab, was tatsächlich geschehen ist.
Begriffe
Die Rollen nach RD 171/2004
- Standortinhaber (empresario titular)
- Wer befugt ist, den Arbeitsort bereitzustellen und zu verwalten. Er muss die übrigen Unternehmen über die standortspezifischen Gefährdungen und die Notfallmaßnahmen informieren.
- Hauptunternehmer (empresario principal)
- Wer Arbeiten oder Dienstleistungen seiner eigenen Tätigkeit vergibt und an seinem Standort ausführen lässt. Neben der Informationspflicht trifft ihn eine Überwachungspflicht hinsichtlich der Einhaltung durch den Auftragnehmer.
- Recurso preventivo
- Benannte, ausreichend geschulte Person, deren Anwesenheit in bestimmten Situationen besonderer Gefährdung vorgeschrieben ist. Ihre Anwesenheit muss nachweisbar sein, nicht nur eingeplant.
- Koordinationsmittel
- Instrumente, die Art. 11 des RD 171/2004 aufzählt: Informationsaustausch, Besprechungen, Anweisungen, Anwesenheit von „recursos preventivos“ und weitere. Das Unternehmen wählt aus, muss die Wahl aber dokumentieren.
- Zusammentreffen (concurrencia)
- Situation, in der Beschäftigte von zwei oder mehr Unternehmen am selben Standort tätig sind. Dieser Umstand löst die Koordinationspflicht aus, unabhängig davon, ob zwischen ihnen ein Vertragsverhältnis besteht.
Häufige Fragen
Was man uns vor dem Start fragt
Kann es meine bisherige CAE-Plattform ersetzen?
Ja – und zusätzlich ist alles mit Qualität, Einkauf und Lieferantenportal vereint.
Wer lädt die Dokumente hoch?
Der Lieferant selbst, über sein Portal, mit der Liste der fehlenden Unterlagen stets im Blick.
Lässt es sich mit der Zutrittskontrolle verbinden?
Ja, die Liste der berechtigten Beschäftigten kann an das Drehkreuz oder das Zutrittssystem übermittelt werden.
Was passiert, wenn ein Lieferant eigene Subunternehmer hat?
Sie werden kaskadenartig unter dem Hauptauftragnehmer erfasst, ohne dass die Zuordnung verloren geht, wer für welches Dokument verantwortlich ist.
Wie werden Arbeiten mit besonderer Gefährdung gehandhabt?
Mit zusätzlichen Erlaubnisscheinen für Heißarbeiten, Arbeiten in der Höhe oder in engen Räumen, verknüpft mit der Zutrittsberechtigung des Beschäftigten.
Kann ich die Zutrittshistorie eines Beschäftigten einsehen?
Ja, jeder Zutritt wird mit Datum, Uhrzeit und dem damaligen Stand der Unterlagen protokolliert.
Wie funktioniert das Lieferanten-Ranking?
Es verbindet Sicherheitsvorfälle, die Einhaltung von Dokumentenfristen und die Qualität der erbrachten Leistung zu einer Punktzahl, die zwischen Auftragnehmern derselben Tätigkeitsart vergleichbar ist.
Welche Vorschrift verpflichtet genau zur Koordination?
Art. 24 der Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (spanisches Arbeitsschutzgesetz), ausgestaltet durch das Real Decreto 171/2004. Die Pflicht entsteht schon dann, wenn Beschäftigte mehrerer Unternehmen am selben Standort tätig sind – unabhängig davon, ob zwischen ihnen ein Vertragsverhältnis besteht.
Worin unterscheiden sich Standortinhaber und Hauptunternehmer?
Der Inhaber verwaltet den Standort und muss über dessen Gefährdungen und die Notfallmaßnahmen informieren. Der Hauptunternehmer vergibt Arbeiten oder Dienstleistungen seiner eigenen Tätigkeit und hat neben der Informationspflicht auch eine Überwachungspflicht hinsichtlich der Einhaltung durch den Auftragnehmer.
Wie viele Subunternehmerebenen erlaubt das Gesetz im Bauwesen?
In der Regel drei, gemäß Art. 5 der Ley 32/2006, mit den abschließend geregelten Ausnahmen, die das Gesetz selbst vorsieht. Die Plattform warnt beim Erreichen der Grenze, statt dass man es erst beim Ausfüllen des Buches bemerkt.
Was ist ein „recurso preventivo“ und wie wird er nachgewiesen?
Es ist die benannte, ausreichend geschulte Person, deren Anwesenheit bei besonderen Gefährdungslagen vorgeschrieben ist. Geprüft wird nicht, ob sie eingeplant war, sondern ob sie tatsächlich vor Ort war – ihre Anwesenheit muss also protokolliert werden.
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Quellen
Woher jede Angabe stammt
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.
- Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el art. 24 de la Ley 31/1995 en materia de coordinación de actividades empresariales (Koordination der Unternehmensaktivitäten) BOE-A-2004-1848 · 31. Januar 2004
- Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción (Subunternehmervergabe im Bauwesen) BOE-A-2006-18205 · 19. Oktober 2006
- Real Decreto 1109/2007, que desarrolla la Ley 32/2006 (Libro de Subcontratación y REA – Subunternehmerbuch und Register) BOE-A-2007-15766 · 25. August 2007
- Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos derivados de la concurrencia empresarial (Technischer Leitfaden zu Gefährdungen durch das Zusammentreffen mehrerer Unternehmen) INSST · Geltender technischer Leitfaden
Software für die Koordination der Unternehmensaktivitäten (CAE)
Das CAE-Modul von Kimobox steuert die Koordination der Unternehmensaktivitäten, die Artikel 24 des spanischen Arbeitsschutzgesetzes vorschreibt: Unterlagen zu Unternehmen, Beschäftigten und Arbeitsmitteln, Prüfung je Dokumenttyp und automatische Überwachung der Ablauffristen.
Die Plattform erteilt Zutrittsberechtigungen zum Werk nur bei gültigen Unterlagen, verwaltet Auftragnehmer und Subunternehmerketten und bewahrt den Nachweis des Informationsaustauschs für Audits und Arbeitsinspektionen auf.
Die Koordination endet nicht am Werkstor: Jeder Sicherheitsvorfall, jede eingehaltene Frist und jeder Qualitätsindikator fließt in eine laufende Bewertung mit Lieferanten-Ranking ein – nützlich, um zu entscheiden, mit wem man weiterarbeitet, und um Einkaufsentscheidungen zu begründen.
Besondere Erlaubnisscheine für Tätigkeiten mit spezifischer Gefährdung – Heißarbeiten, Arbeiten in der Höhe oder in engen Räumen – sind mit der Zutrittsberechtigung des Beschäftigten verknüpft, und die gesamte Zutrittshistorie steht nach Beschäftigtem, Standort und Datum für jedes Audit und jede Inspektion bereit.