Zertifizierte Digitalisierung

Papier entsorgen – rechtssicher

Zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen und Belegen nach den Vorgaben der spanischen Steuerbehörde AEAT: Die elektronische Kopie ersetzt das Papieroriginal, und die KI liest die Buchungsdaten aus.

Was die AEAT erlaubt und was sie verlangt

Die zertifizierte Digitalisierung ist das in der Orden EHA/962/2007 geregelte und von der spanischen Steuerbehörde AEAT ausgestaltete Verfahren, mit dem die Papierrechnung durch ihr elektronisches Abbild ersetzt und das Original vernichtet werden darf. Voraussetzung sind zugelassene Software, die Signatur der erzeugten Datei und eine Datenbank, die Bild und Buchungsdatensatz miteinander verknüpft. Kimobox deckt diesen Ablauf ab und ergänzt ihn um KI-gestützte Datenextraktion, sodass die Rechnung mit bereits erkannten Positionen im ERP ankommt.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Rechtsgrundlage: Orden EHA/962/2007, Art. 7 Ausgestaltet durch die Resolución der AEAT vom 24. Oktober 2007
Kernanforderung: Zugelassene Digitalisierungssoftware Die Zulassung erteilt die Steuerbehörde dem Programm, nicht dem Unternehmen
Wirkung: Das Papieroriginal darf vernichtet werden Das signierte Bild erhält den Beweiswert des Originals
Rechnungsstellungssysteme: RD 1007/2023 (Verifactu) Fristen gemäß Real Decreto-ley 15/2025: 1. Januar 2027 für Körperschaftsteuerpflichtige und 1. Juli 2027 für alle übrigen
B2B-E-Rechnung: Art. 12 der Ley 18/2022 und RD 238/2026 Verpflichtend zwölf Monate nach Inkrafttreten der Orden HAC/1028/2026 (6. Oktober 2026) bei mehr als 8 Millionen Euro Umsatz, vierundzwanzig Monate danach für alle übrigen

Zertifizierte Erfassung

Zugelassene Software: Das Bild hat denselben Beweiswert wie das Papier.

KI-Datenextraktion

Lieferant, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Einbehalt und Fälligkeit werden automatisch erkannt.

Freigabe-Workflow

Sachliche Prüfung nach Verantwortlichem, Kostenstelle und Projekt.

Übergabe an die Buchhaltung

Buchungsvorschlag direkt an Ihr ERP – ohne erneutes Abtippen.

Was es löst

Vom Posteingang bis zur Buchung

Eingang per E-Mail, Scanner oder Smartphone
Automatischer Abgleich mit Bestellung und Lieferschein
Erkennung von Dubletten und Rechnungen ohne Bestellbezug
Freigabe nach Betrag, Lieferant und Kostenstelle
Elektronisches Archiv mit Volltextsuche
Aufbewahrung gemäß den steuerlichen Fristen

Rechtsrahmen

Konform mit den Vorgaben der spanischen Steuerbehörde

Agencia Tributaria (AEAT)

Die zertifizierte Digitalisierung erfüllt die technischen Anforderungen der spanischen Steuerbehörde AEAT.

Praxisbeispiele

Vom Aktenordner zum Buchungssatz

Großhandel · 1.200 Rechnungen pro Monat

Eingangsrechnungen von Hand erfasst

Vorher Zwei Mitarbeitende tippen Lieferant, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Sachkonto Rechnung für Rechnung ab. Fehler fallen erst beim Quartalsabschluss auf.

Nachher Die Rechnung kommt per E-Mail oder Scanner herein, die KI erkennt Lieferant, Beträge und Steuern, und der Buchungssatz wird anhand der Historie dieses Lieferanten vorgeschlagen. Der Mensch prüft, statt zu tippen.

Bauunternehmen · verteilte Baustellen

Lieferscheine, die nie im Büro ankommen

Vorher Der Lieferschein wandert in der Mappe des Bauleiters, bis ihn jemand in die Verwaltung bringt. Manchmal dauert das einen Monat, manchmal taucht er nie auf.

Nachher Er wird noch am selben Tag auf der Baustelle fotografiert und mit Bestellung und Kostenstelle verknüpft. Der Monatsabschluss wartet nicht mehr auf Papier.

Industrielles KMU

Meterweise Ordner wegen der Steuerpflicht

Vorher Vier Jahre Papierrechnungen belegen einen ganzen Raum – für alle Fälle.

Nachher Zertifizierte Digitalisierung und Vernichtung des Originals auf gesicherter Rechtsgrundlage. Aufbewahrt wird das signierte Bild, jederzeit abrufbar und auffindbar.

Begriffe

Begriffe der elektronischen Rechnungsstellung

Zertifizierte Digitalisierung: Verfahren, bei dem ein Papierdokument mit von der AEAT zugelassener Software erfasst und das Ergebnis signiert wird, sodass auf das Original verzichtet werden kann.
E-Rechnung: Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie ist nicht dasselbe wie ein per E-Mail verschicktes PDF: Entscheidend ist, dass die Daten maschinell verarbeitbar sind.
Verifactu: Betriebsart von Rechnungsstellungssystemen, die die Rechnungsdatensätze laufend an die spanische Steuerbehörde übermittelt, geregelt durch das Real Decreto 1007/2023.
Facturae: In Spanien verwendetes XML-Format für E-Rechnungen, verpflichtend bei der Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen über die Plattform FACe.
Rechnungsdatensatz: Verketteter, unveränderlicher Eintrag, den das System für jede ausgestellte Rechnung mit dem Hashwert des vorherigen Datensatzes erzeugt. Dieser Mechanismus verhindert, dass eine Rechnung spurlos gelöscht wird.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Darf ich das Papier vernichten?

Ja – bei zertifizierter Digitalisierung mit zugelassener Software und unter Einhaltung der Anforderungen der AEAT.

Ist die E-Rechnung abgedeckt?

Ja, verarbeitet werden sowohl digitalisierte Papierrechnungen als auch strukturierte E-Rechnungen.

Passt das zu den Bestellungen?

Der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein läuft automatisch und meldet jede Abweichung.

Was verlangt die AEAT, damit das Papier vernichtet werden darf?

Die Digitalisierung muss mit von der Behörde zugelassener Software erfolgen, das Ergebnis muss signiert werden, und eine Datenbank muss das Bild mit seinem Datensatz verknüpfen. Geregelt ist das in Art. 7 der Orden EHA/962/2007 und in der Resolución der AEAT vom Oktober 2007.

Was ist Verifactu und wen betrifft es?

Es ist die Betriebsart von Rechnungsstellungssystemen, die die Datensätze laufend an die spanische Steuerbehörde übermittelt, geregelt durch das RD 1007/2023. Das Real Decreto-ley 15/2025 hat die Fristen verschoben: Die Systeme müssen vor dem 1. Januar 2027 bei körperschaftsteuerpflichtigen Unternehmen und vor dem 1. Juli 2027 bei allen übrigen angepasst sein.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Streng genommen nicht. Eine E-Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass die Daten strukturiert und maschinell verarbeitbar sind, wie im Format Facturae. Ein PDF ist ein Bild, das erst interpretiert werden muss.

Wie verhindert man, dass dieselbe Rechnung doppelt bezahlt wird?

Durch Dublettenerkennung nach Lieferant, Rechnungsnummer und Datum sowie durch den Abgleich mit Bestellung und Lieferschein. Bei hohen Belegvolumen gehört diese Prüfung zu den am meisten geschätzten.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Vier Jahre, entsprechend der allgemeinen steuerlichen Verjährungsfrist nach Art. 66 der Ley General Tributaria (spanische Abgabenordnung) – unbeschadet längerer Fristen aus anderen Pflichten, etwa handelsrechtlichen.

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Weiter entdecken

Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

Orden EHA/962/2007, art. 7 (digitalización certificada de facturas – zertifizierte Rechnungsdigitalisierung) BOE-A-2007-7411 · 14. April 2007
Real Decreto 1007/2023, Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (Anforderungen an Rechnungsstellungssysteme) BOE-A-2023-24840 · 6. Dezember 2023
Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, art. 12 (Gesetz zur Unternehmensgründung und zum Unternehmenswachstum) BOE-A-2022-15818 · 29. September 2022
Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, zur Änderung des Real Decreto 1007/2023 (erste Schlussbestimmung) BOE-A-2025-24446 · 3. Dezember 2025
Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, zur Ausgestaltung der verpflichtenden E-Rechnung zwischen Unternehmern und Freiberuflern BOE-A-2026-7295 · 31. März 2026
Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, über die öffentliche Lösung für elektronische Rechnungsstellung BOE-A-2026-20587 · 5. Oktober 2026
Informationen zu Rechnungsstellungssystemen und Verifactu Agencia Tributaria · Elektronisches Behördenportal

Zertifizierte Rechnungsdigitalisierung und Dokumentenmanagement

Mit der zertifizierten Rechnungsdigitalisierung von Kimobox lässt sich das Papieroriginal gemäß den Anforderungen der spanischen Steuerbehörde durch seine elektronische Kopie ersetzen – mit automatischer Datenextraktion durch künstliche Intelligenz.

Der Eingangsrechnungs-Workflow umfasst den Eingang per E-Mail, Scanner oder Smartphone, den automatischen Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, die Dublettenerkennung, die Freigabe nach Kostenstelle und den Export des Buchungssatzes ins ERP.