Mitarbeiterportal

Urlaub und Abwesenheiten ohne Tabellen und WhatsApp

Die Mitarbeiterin beantragt, die Führungskraft genehmigt, und der Teamkalender aktualisiert sich von selbst. Urlaubs- und Stundensalden in Echtzeit berechnet, ohne von einer geteilten Excel-Datei abzuhängen.

Was sie löst

Eine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ersetzt die Kette aus E-Mails und Tabellen durch einen Ablauf aus drei Bausteinen: dem Antrag der Beschäftigten, der Genehmigung durch die Führungskraft und einem Teamkalender, der sich selbst aktualisiert. Kimobox berechnet den Saldo in Echtzeit anhand des tariflichen Kalenders und des tatsächlichen Anspruchserwerbs jeder Person, warnt vor Überschneidungen vor der Genehmigung und übergibt das Ergebnis an die Gehaltsabrechnung, ohne dass jemand dieselben Daten erneut eintippt.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Mindesturlaub: 30 Kalendertage pro Jahr Art. 38.1 des Estatuto de los Trabajadores; der Tarifvertrag kann ihn erhöhen, nie senken
Urlaubsplanung: 2 Monate im Voraus bekannt Art. 38.3 ET: Die Beschäftigten müssen ihre Daten mindestens zwei Monate vorher kennen
Nicht in Geld abgeltbar: Außer bei Vertragsende Grundregel nach Art. 38.1 ET
Bezahlte Freistellungen: Art. 37.3 des Statuts Umfasst die Freistellung bei Tod oder Unfall eines Angehörigen und die bei dringender Pflege
Dokumentation: Je Antrag nachvollziehbar Datum, genehmigende Person und Begründung jeder Entscheidung, exportierbar

Antrag mit einem Klick

Urlaub oder Abwesenheiten werden direkt am Smartphone beantragt, ohne Papierformular.

Genehmigung durch die Führungskraft

Jeder Antrag landet bei der zuständigen Person, mit dem verfügbaren Saldo direkt im Blick.

Teamkalender

Wer an welchem Tag fehlt, ist für das ganze Team sichtbar, ohne nachfragen zu müssen.

Salden in Echtzeit

Verfügbare, genommene und offene Tage, automatisch nach Tarifvertrag berechnet.

Verschiedene Abwesenheitsarten

Urlaub, Krankmeldung, persönliche Angelegenheiten oder bezahlte Freistellung, jeweils mit eigenen Regeln.

Automatische Hinweise

Die Führungskraft wird über jeden offenen Antrag informiert; niemand wartet vergeblich auf eine Antwort.

Was erfasst wird

Vom Antrag bis zum Teamkalender

Beantragung und Genehmigung von Urlaub und Abwesenheiten per Smartphone
Urlaubssaldo automatisch nach Tarifvertrag berechnet
Teamkalender mit allen Abwesenheiten pro Tag
Verschiedene Abwesenheitsarten: Urlaub, Krankmeldung, persönliche Angelegenheiten, Freistellung
Genehmigung nach Hierarchie oder nach Arbeitsort
Antragshistorie je Mitarbeiter

Praxisbeispiele

Die drei Diskussionen, die verschwinden

Büro · 60 Beschäftigte

Zwei Personen aus demselben Team, dieselbe Augustwoche

Vorher Es fällt erst auf, als beide Anträge schon genehmigt sind, weil jede Führungskraft nur ihr eigenes Postfach und niemand den gemeinsamen Kalender angesehen hat.

Nachher Beim Antrag warnt das System vor der Überschneidung und den Mindestbesetzungen des Teams. Die Führungskraft entscheidet mit den Fakten vor Augen, bevor sie genehmigt.

Produktion · eigener Tarifvertrag

Der Saldo, den niemand berechnen kann

Vorher Kalendertage, Arbeitstage, anteiliger Anspruch für alle, die im März eingestiegen sind, zusätzliche tarifliche Tage … Die Berechnung macht eine einzige Person, und nur sie versteht sie.

Nachher Die Regeln werden einmal konfiguriert, und der Saldo berechnet sich bei jedem Eintritt, Austritt oder Arbeitszeitwechsel neu. Die Beschäftigten sehen ihn jederzeit im Portal.

Dienstleistung · mehrere Standorte

Die Krankmeldung, die zu spät in der Abrechnung ankommt

Vorher Die Bescheinigung wird auf Papier bei der Schichtleitung abgegeben, die sie einscannt und per E-Mail weiterleitet. Manchmal kommt sie erst nach dem Abrechnungsschluss an.

Nachher Die Person lädt die Bescheinigung per Smartphone hoch, die Abwesenheit wird mit ihrer Art erfasst, und die Daten gehen fristgerecht vor dem Abschluss an A3 oder Sage X3.

Begriffe

Begriffe rund um den Arbeitskalender

Anspruchserwerb: Anteiliges Entstehen des Urlaubsanspruchs im Lauf des Arbeitsjahres. Wer im April anfängt, hat die dreißig Tage nicht ab dem ersten Tag, sondern sammelt sie nach und nach an.
Kalendertage oder Arbeitstage: Das Statut legt das Minimum auf dreißig Kalendertage fest, die meisten Tarifverträge rechnen es aber in Arbeitstage um. Wer beides verwechselt, verursacht fast alle Differenzen.
Arbeitszeitkonto: Aufgelaufener Saldo an Stunden über oder unter der vereinbarten Arbeitszeit, ausgleichbar nach den Regeln des Tarifvertrags oder der Flexibilitätsvereinbarung.
Bezahlte Freistellung: Begründete Abwesenheit mit Anspruch auf Lohn, abschließend geregelt in Art. 37.3 des Statuts und per Tarifvertrag erweiterbar. Sie verbraucht keinen Urlaub.
Mindestbesetzung: Anzahl der Personen, die ein Team an einem Datum verfügbar haben muss. Erst ihre Konfiguration macht die Urlaubsgenehmigung zu einer fundierten Entscheidung.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Lassen sich mehrere Abwesenheitsarten definieren?

Ja, jede Art (Urlaub, Krankmeldung, persönliche Angelegenheiten …) hat eigene Regeln und einen eigenen Saldo.

Wird der Saldo automatisch berechnet?

Ja, anhand der tariflichen Urlaubstage und der bisherigen Inanspruchnahme jeder Person.

Wer sieht den Teamkalender?

Das Team und die direkte Führungskraft; praktisch, um zu planen, ohne jeden einzeln fragen zu müssen.

Wie viele Urlaubstage schreibt das spanische Gesetz vor?

Art. 38.1 des spanischen Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores) legt mindestens dreißig Kalendertage pro Jahr fest. Der Tarifvertrag kann das verbessern und in Arbeitstage umrechnen, aber nie unter dieses Minimum senken.

Wie früh müssen die Urlaubsdaten feststehen?

Mindestens zwei Monate vor Urlaubsbeginn, so Art. 38.3 des Statuts. Der Kalender der Plattform hilft, diese Planung fristgerecht abzuschließen, statt sie im Juni auszuhandeln.

Kann nicht genommener Urlaub ausbezahlt werden?

Grundsätzlich nicht: Urlaub kann nicht durch Geld ersetzt werden, außer wenn das Arbeitsverhältnis endet, bevor er genommen wurde.

Was passiert, wenn jemand im Urlaub krank wird?

Verhindert die Arbeitsunfähigkeit die Erholung, bleibt der Anspruch auf diese Tage bestehen. Die Abwesenheit wird mit ihrer Art erfasst und der Saldo automatisch neu berechnet.

Lässt sich begrenzen, wie viele gleichzeitig im Urlaub sind?

Ja. Sie legen Mindestbesetzungen je Team oder Standort fest, und das System warnt die genehmigende Person, bevor es zur Überschneidung kommt – nicht danach.

Gelangen die Daten in die Gehaltsabrechnung?

Ja. Die Abwesenheiten des Zeitraums werden mit ihrer Art innerhalb des Abschlusskalenders an A3 oder Sage X3 übergeben, ohne dass jemand sie von Hand übertragen muss.

Erzählen Sie uns, wie Sie Urlaub heute verwalten

Wir zeigen Ihnen das Modul im Einsatz, mit Daten, die Ihren ähneln.

Demo anfragen

Weiter entdecken

Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

Estatuto de los Trabajadores, arts. 37 y 38 (permisos y vacaciones) – spanisches Arbeitnehmerstatut, Freistellungen und Urlaub BOE-A-2015-11430 · Konsolidierte Fassung
Real Decreto-ley 5/2023 (Freistellung für dringende Pflege und weitere Maßnahmen zur Vereinbarkeit) BOE-A-2023-15135 · 29. Juni 2023
Richtlinie 2003/88/EG über bestimmte Aspekte der Arbeitszeitgestaltung EUR-Lex · 4. November 2003

Software für Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung

Das Modul für Urlaub und Abwesenheiten von Kimobox steuert Antrag, Genehmigung und Teamkalender über das Mitarbeiterportal, mit Urlaubssalden, die automatisch nach dem geltenden Tarifvertrag berechnet werden.

Jede Abwesenheitsart – Urlaub, Krankmeldung, persönliche Angelegenheiten, bezahlte Freistellung – hat ihre eigenen Regeln, und die Führungskraft sieht bei der Genehmigung den verfügbaren Saldo, ohne auf eine geteilte Tabelle angewiesen zu sein.