Mitarbeiterportal

News, Mitteilungen und Dokumente im Portal, das ohnehin genutzt wird

Die Unternehmensintranet sitzt im selben Portal, in dem Mitarbeiter ihre Zeit erfassen und Urlaub beantragen – nicht in einem weiteren Tool, das niemand öffnet.

Warum diese Intranet tatsächlich genutzt wird

Eine Unternehmensintranet funktioniert nur, wenn die Leute aus einem anderen Grund ohnehin dort sind. Deshalb ist die Intranet von Kimobox kein separates Portal: News, Mitteilungen und Unternehmensdokumente liegen unter derselben Adresse, unter der Mitarbeiter ihre Zeit erfassen, Urlaub beantragen und ihre Gehaltsabrechnung abrufen. In der Praxis heißt das: Eine wichtige Mitteilung kommt an, und das Unternehmen kann mit Datum und Uhrzeit belegen, wer sie geöffnet hat.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Ort: Im Mitarbeiterportal Kein neues Konto, keine neue Adresse, keine neue App
Lesebestätigung: Pro Mitarbeiter und Dokument Nachweis mit Datum und Uhrzeit, exportierbar
Hinweisgebersystem: Pflicht ab 50 Beschäftigten Ley 2/2023 vom 20. Februar; Frist für 50–249 Beschäftigte: 1. Dezember 2023
Barrierefreiheit: Richtlinie (EU) 2019/882 Das spanische Barrierefreiheitsgesetz gilt seit dem 28. Juni 2025 für die betroffenen Produkte und Dienstleistungen
Zielgruppensteuerung: Nach Standort, Abteilung oder Stelle Eine Mitteilung für das Werk landet nicht im Vertriebsbüro

Unternehmensnews

Mitteilungen, Neuigkeiten und Termine im selben Portal, das täglich genutzt wird.

Unternehmensdokumente

Richtlinien, Handbücher und Rundschreiben auf jedem Gerät abrufbar.

Gezielte Hinweise

Jede Nachricht erreicht nur die Richtigen: nach Standort, Abteilung oder Stelle.

Lesebestätigung

Sie sehen, wer eine wichtige Mitteilung gelesen hat und wer nicht.

Mitarbeiterverzeichnis

Kollegen und ihre Funktion finden, ohne in der WhatsApp-Gruppe nachzufragen.

Volltextsuche

Ältere Mitteilungen oder Dokumente über ihren Inhalt finden, nicht nur über den Titel.

Was enthalten ist

Interne Kommunikation an einem Ort

Unternehmensnews und Mitteilungen im selben Mitarbeiterportal
Unternehmensdokumente auf jedem Gerät abrufbar
Zielgruppensteuerung nach Standort, Abteilung oder Stelle
Lesebestätigung für wichtige Mitteilungen
Mitarbeiterverzeichnis mit Funktion und Standort
Volltextsuche in News und Dokumenten

So sieht es aus

Das Schwarze Brett, direkt im Mitarbeiterportal

News, Mitteilungen und Dokumente erscheinen als Feed im selben Portal, in dem Mitarbeiter bereits ihre Zeit erfassen – bei wichtigen Mitteilungen mit Lesebestätigung, die für die Personalabteilung sichtbar ist.

News- und Mitteilungsfeed nach Zielgruppe gesteuert
Sichtbare Lesebestätigung: wer gelesen hat und wer nicht
Mitarbeiterverzeichnis und Volltextsuche

Praxisbeispiele

Interne Kommunikation, die Spuren hinterlässt

Industrie · drei Standorte

Geändertes Sicherheitsprotokoll

Vorher Aushang am Schwarzen Brett und E-Mail an alle mit Konto. Die Hälfte der Produktionsbelegschaft hat keine Firmen-E-Mail.

Nachher Veröffentlichung nach Standort mit verpflichtender Lesebestätigung. Wer nicht geöffnet hat, erscheint auf einer Liste, und die Führungskraft weiß Bescheid.

Einzelhandel

Tarifvertrag und Spesenrichtlinie unauffindbar

Vorher Die Dokumente liegen in einem Netzlaufwerk, auf das nur die Zentrale Zugriff hat. Die Filiale ruft an, um nachzufragen.

Nachher Dokumentenbibliothek mit Suche und Versionskontrolle. Heruntergeladen wird immer die gültige Fassung, nicht die zwei Jahre alte Kopie, die jemand auf seinem Desktop abgelegt hat.

Unternehmensgruppe

Hinweisgeberkanal in einem Sammelpostfach

Vorher Eine E-Mail-Adresse, die ausgerechnet die Person liest, die womöglich gemeldet werden müsste – ohne jede Garantie der Vertraulichkeit.

Nachher Interner Kanal mit eingeschränktem Empfängerkreis, Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen und Fallverfolgung innerhalb der gesetzlichen Dreimonatsfrist.

Begriffe

Begriffe der internen Kommunikation

Intranet: Internes Netz einer Organisation mit Inhalten und Diensten, die nur ihren Beschäftigten zugänglich sind. Ihr häufigstes Scheitern ist nicht technischer Natur: Sie konkurriert mit der E-Mail und verliert.
Lesebestätigung: Aufzeichnung, die belegt, dass eine identifizierte Person einen Inhalt mit Datum und Uhrzeit geöffnet hat. Erst sie macht aus „Steht doch in der Intranet“ einen verwertbaren Nachweis.
Versionskontrolle: Mechanismus, der die Historie eines Dokuments bewahrt und sicherstellt, dass jeder die gültige Fassung erhält. In einem zertifizierten System ist sie eine Anforderung, kein Komfortmerkmal.
Interner Meldekanal: Weg, über den eine Person Rechtsverstöße vertraulich und ohne Repressalien melden kann. Die spanische Ley 2/2023 schreibt ihn Unternehmen ab fünfzig Beschäftigten vor.
Zielgruppensteuerung: Kriterium, das festlegt, wen welcher Inhalt erreicht. Ohne sie füllt sich die Intranet mit Rauschen und niemand schaut mehr hinein – genau das, was vermieden werden sollte.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Ersetzt sie unsere bisherige Intranet?

Das kann sie. Weil sie im selben Portal liegt, in dem Mitarbeiter ihre Zeit erfassen, löst sie oft Intranets ab, die ohnehin niemand besucht hat.

Lässt sich steuern, wer welche Nachricht sieht?

Ja, nach Standort, Abteilung oder Stelle – so sieht jeder nur, was ihn betrifft.

Woher weiß ich, ob eine wichtige Mitteilung gelesen wurde?

Die Lesebestätigung zeigt, wer sie geöffnet hat und wer nicht, ohne dass Sie nachfragen müssen.

Warum in das Mitarbeiterportal integrieren und nicht separat?

Weil eine separate Intranet mit der E-Mail konkurriert – und verliert. Liegt sie dort, wo Mitarbeiter ohnehin ihre Zeit erfassen und Urlaub beantragen, werden die Inhalte gesehen, ohne dass man jemanden überzeugen muss, ein weiteres Tool zu öffnen.

Können Dokumente mit Versionskontrolle veröffentlicht werden?

Ja. Jedes Dokument behält seine Historie, seinen Freigeber und sein Datum, und der Link führt immer zur gültigen Fassung. Unkontrollierte Kopien auf dem Desktop werden überflüssig.

Eignet sie sich als internes Hinweisgebersystem?

Das Portal kann den Meldekanal mit eingeschränktem Empfängerkreis und Fallverfolgung aufnehmen. Das spanische Hinweisgebergesetz (Ley 2/2023) verpflichtet Unternehmen ab fünfzig Beschäftigten dazu und legt konkrete Fristen für Eingangsbestätigung und Rückmeldung fest.

Kann man sehen, wer eine Mitteilung nicht gelesen hat?

Ja. Die Lesebestätigung wird pro Person erfasst, sodass eine Liste der Ausstehenden vorliegt und die zuständige Führungskraft handeln kann, bevor ein Problem entsteht.

Ist sie barrierefrei?

Das Portal folgt den WCAG-Richtlinien für Tastaturbedienung, Kontrast und Alternativtexte – im Einklang mit den Anforderungen der europäischen Vorschriften zur Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas (spanisches Hinweisgeberschutzgesetz) BOE-A-2023-4513 · 21. Februar 2023
Richtlinie (EU) 2019/882 über die Barrierefreiheitsanforderungen für Produkte und Dienstleistungen EUR-Lex · 17. April 2019
ISO 9001:2015, Kapitel 7.4 (Kommunikation) und 7.5 (dokumentierte Information) ISO · Ausg. 2015

Unternehmensintranet, integriert ins Mitarbeiterportal

Die Unternehmensintranet von Kimobox veröffentlicht News, Mitteilungen und Unternehmensdokumente im selben Portal, in dem Mitarbeiter bereits ihre Zeit erfassen, Urlaub beantragen und ihre Gehaltsabrechnung einsehen – gesteuert nach Standort, Abteilung oder Stelle.

Lesebestätigungen für wichtige Mitteilungen, das Mitarbeiterverzeichnis und die Volltextsuche sorgen dafür, dass die interne Kommunikation nicht mehr von einem Aushang oder einer WhatsApp-Gruppe abhängt.