Formulaires sans programmation
Champs, contrôles, calculs et pièces jointes par glisser-déposer. Publié en quelques minutes.
BPM · Gestion des processus métier
Vos processus, tels que vous les menez vraiment
Les processus qui vivent aujourd’hui dans Excel, dans les e-mails ou dans la tête d’une seule personne deviennent définis, mesurés et auditables. C’est du BPM (Business Process Management) sans le jargon : vous modélisez, mesurez et améliorez le processus, et c’est vous qui le modifiez, pas votre prestataire.
Ce que c’est et ce que cela résout
Un logiciel de gestion des processus métier (BPM) est l’outil avec lequel une organisation modélise ses procédures internes, les exécute selon des règles et des délais, et mesure leur performance grâce aux données du processus lui-même. Kimobox le fait en mode low-code : le responsable du service conçoit le formulaire et le flux par glisser-déposer, le publie et le corrige lui-même quand le processus évolue, sans ouvrir de ticket auprès des développeurs.
- Discipline
- BPM (Business Process Management) Cycle de conception, d’exécution, de mesure et d’amélioration sur un même processus
- Notation standard
- BPMN 2.0 Publiée par l’OMG et reprise sous la référence ISO/IEC 19510:2013
- Ancrage normatif
- ISO 9001:2015, chap. 4.4 Exige de déterminer les processus, leur séquence, leurs critères et leurs indicateurs
- Mode de travail
- Low-code, sans développement spécifique Le responsable du processus paramètre ; l’informatique n’intervient que sur les intégrations
- Preuve
- Enregistrement inaltérable à chaque étape Date, auteur et motif de chaque validation, refus ou modification
Circuits de validation
Qui vérifie, qui valide, et ce qui se passe si personne ne répond sous trois jours.
Alertes et échéances
La plateforme court après les dates pour que vous n’ayez à courir après personne.
Tableaux de bord
Des indicateurs calculés avec les données du processus, pas avec un rapport mensuel.
Cycle BPM complet
Vous concevez, publiez, exécutez, mesurez et améliorez le même processus sans quitter la plateforme.
Escalade automatique
Si personne ne répond dans le délai, le processus prévient de lui-même le responsable suivant.
Traçabilité complète
Chaque étape, chaque validation et chaque modification sont enregistrées avec date, auteur et motif.
Génération par l’IA
Décrivez le processus en langage naturel et l’IA propose le flux, les champs et les validations.
Suivi des événements et des échéances
Contrôle technique, expiration de documents, contrats, certificats ou toute date importante, dans un calendrier avec alerte préalable.
GED avec gestion des versions
Publiez des documents sous contrôle de version, connectés à OneDrive, Google Drive et SharePoint.
Ce qui est inclus
Du papier au processus maîtrisé
- Concepteur de formulaires et de tables avec droits par profil, alignés si vous le souhaitez sur les postes de travail de l’entreprise
- Flux avec statuts, délais et escalades automatiques
- Historique complet de chaque modification et de son auteur
- Signature électronique intégrée à n’importe quelle étape
- Rapports exportables vers Excel et PDF
- API pour lire et écrire depuis d’autres systèmes
- Cycle complet : conception, publication, exécution, mesure et amélioration
- Escalade automatique quand personne ne répond dans les délais
- Modèles de processus réutilisables entre services et sites
- Versionnage et maîtrise des modifications de chaque processus publié
- Calendrier des événements et des échéances : contrôles techniques, documents, contrats et dates critiques
- GED avec gestion des versions, connectée à OneDrive, Google Drive et SharePoint
Comment ça marche
Un cycle, pas un projet ponctuel
Concevoir un processus n’est pas un projet que l’on clôt : c’est un cycle qui se répète. Vous publiez, l’équipe l’utilise, vous mesurez avec des données réelles et vous ajustez ce qui ne fonctionne pas, sans tout reconstruire de zéro.
- Conception visuelle sans développement spécifique
- Publication immédiate, utilisation dès le premier jour
- Mesure avec les données réelles du processus, pas avec un rapport à part
- Amélioration continue sur le même processus, sans le réécrire
Un exemple concret
De la demande à l’enregistrement, avec escalade automatique
Un circuit de validation type : la demande arrive chez le responsable, qui valide ou refuse en motivant sa décision. Si personne ne répond dans le délai défini, le processus remonte de lui-même au responsable suivant, sans que quiconque ait à relancer qui que ce soit.
- Validation ou refus avec motif documenté
- Escalade automatique en l’absence de réponse dans les délais
- Enregistrement final avec l’historique complet du flux
Exemples réels
Trois processus presque toujours défaillants
Industrie mécanique
Validation des achats selon le montant
Avant Un e-mail au chef d’atelier, un autre à la direction au-delà de 3 000 €, et un fichier Excel que quelqu’un met à jour le vendredi. Personne ne sait combien de demandes sont bloquées ni depuis quand.
Après Un formulaire dont le montant est contrôlé par rapport au budget de la ligne, une double validation automatique au-dessus du seuil et une escalade vers le responsable suivant si personne ne répond sous 72 heures. Le délai moyen de validation s’affiche dans le tableau de bord lui-même.
Agroalimentaire
Création et référencement d’un nouveau fournisseur
Avant Les achats réclament les documents, la qualité les vérifie de son côté et le certificat de sécurité des aliments expire sans que personne ne s’en aperçoive avant l’audit.
Après Un flux unique avec la fiche fournisseur, la liste des documents obligatoires et la date d’expiration de chacun. Si un certificat arrive à échéance, le fournisseur passe en statut bloqué et les achats le voient avant d’émettre la commande.
Services techniques
Rapport d’intervention chez le client
Avant Un rapport papier, une photo par WhatsApp et une ressaisie manuelle le lendemain matin. La signature du client, quand elle existe, est sur un papier froissé dans la camionnette.
Après Le technicien remplit le rapport sur son mobile, joint des photos, le client signe à l’écran et le document scellé arrive dans le dossier et dans l’ERP avant que la camionnette ne redémarre.
Vocabulaire
Le vocabulaire du BPM, sans esbroufe
- BPM
- Business Process Management. Discipline de gestion qui traite les processus comme un actif que l’on conçoit, exécute, mesure et améliore en continu, et non comme une habitude héritée.
- BPMN
- Business Process Model and Notation. Langage graphique standard pour représenter les processus, maintenu par l’Object Management Group et publié aussi sous la référence ISO/IEC 19510:2013. Son atout : un même diagramme est compris par les métiers et par l’informatique.
- Low-code
- Approche de développement dans laquelle l’application se paramètre au moyen d’interfaces visuelles, avec très peu ou pas de programmation. Concrètement, celui qui connaît le processus peut le modifier sans intermédiaire.
- Instance de processus
- Chaque exécution concrète d’un processus publié : une demande d’achat donnée, un rapport d’intervention donné. Chaque instance conserve son propre historique et peut suivre la version du processus avec laquelle elle a démarré.
- Escalade
- Règle qui transfère automatiquement une tâche au responsable suivant lorsque le délai expire sans réponse. C’est ce qui évite qu’un processus reste bloqué dans la boîte de réception d’une personne en congés.
- Traçabilité
- Capacité à reconstituer ce qui s’est passé, quand, qui l’a fait et avec quelles données. Dans un système certifié, ce n’est pas un confort : c’est la preuve que demande l’auditeur.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Ai-je besoin d’informaticiens ?
Pas au quotidien. Le paramétrage est assuré par le responsable du processus ; l’informatique n’intervient que sur les intégrations.
Puis-je commencer par un seul service ?
C’est l’usage. Un service, un processus, des résultats mesurables, puis on élargit.
Que se passe-t-il si un processus change en cours d’utilisation ?
Le processus est ajusté et les instances en cours suivent la version avec laquelle elles ont démarré ou la nouvelle, selon votre choix.
Puis-je générer un processus avec l’IA ?
Oui : vous décrivez le processus en langage naturel et l’IA propose le flux, les champs et les validations ; vous les relisez et vous publiez.
Comment fonctionne l’escalade automatique ?
Chaque étape a un délai ; si personne ne répond, le processus prévient le responsable suivant de la chaîne sans que quiconque ait à le relancer.
Peut-on réutiliser un processus entre services ?
Oui, tout processus publié peut être cloné comme modèle et adapté à un autre service ou à un autre site.
En combien de temps le premier processus est-il opérationnel ?
En général, un processus simple est publié et utilisé en deux ou trois semaines, en comptant l’atelier de conception, les tests avec de vrais utilisateurs et les ajustements. Les projets qui durent des mois sont souvent ceux qui veulent digitaliser dix processus à la fois.
Quelle différence avec un ERP ?
L’ERP pilote la transaction : commande, facture, stock, écriture comptable. Le BPM pilote la procédure qui entoure cette transaction : qui demande, qui valide, avec quels documents et dans quel délai. Les deux se complètent, et c’est pourquoi Kimobox s’intègre à l’ERP au lieu de le remplacer.
Et si le processus implique des personnes extérieures à l’entreprise ?
On passe par un portail externe. Le fournisseur, le client ou l’entreprise extérieure participent au flux avec leurs propres identifiants et ne voient que leur partie, sans être utilisateurs internes de la plateforme.
Peut-on utiliser BPMN ?
Oui. Le concepteur visuel s’appuie sur la logique de BPMN 2.0 — tâches, décisions, événements, délais — sans obliger personne à dessiner le diagramme avec la notation complète s’il n’en a pas besoin.
Que deviennent les processus déjà documentés pour l’ISO 9001 ?
Ils constituent le meilleur point de départ. La procédure écrite décrit le flux à modéliser ; la différence est qu’une fois publiée, elle cesse d’être un document que l’on lit pour devenir le chemin par lequel circule le travail.
Comment mesurer si le processus s’est amélioré ?
Avec les données que génère le processus lui-même : temps moyen par étape, temps d’attente avant chaque validation, part des instances escaladées faute de réponse et volume par responsable. Ce sont des indicateurs calculés, pas des enquêtes de perception.
Montrez-nous votre processus le plus chaotique
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- ISO 9001:2015 — Systèmes de management de la qualité. Exigences ISO · Éd. 2015, avec l’Amd 1:2024
- ISO/IEC 19510:2013 — Information technology. Object Management Group Business Process Model and Notation ISO/IEC · 2013
- Business Process Model and Notation (BPMN), version 2.0.2 Object Management Group · Spécification en vigueur
Logiciel de gestion des processus métier (BPM) low-code
Kimobox est un logiciel de gestion des processus métier qui permet de modéliser, d’automatiser et de mesurer n’importe quelle procédure interne sans développement spécifique : formulaires, circuits de validation, alertes, documents et tableaux de bord paramétrables par l’utilisateur lui-même.
En centralisant les processus sur une plateforme unique dotée d’une traçabilité complète, la digitalisation des processus laisse automatiquement des preuves pour les audits ISO et réduit le travail administratif lié aux tableurs et aux e-mails.
Le cycle BPM complet — concevoir, publier, exécuter, mesurer et améliorer — se déroule au sein de la même plateforme : un processus publié n’est pas un projet clos, il s’ajuste avec les données réelles d’utilisation sans devoir être reconstruit de zéro.
Lorsqu’une étape du flux reste sans réponse, l’escalade automatique prévient le responsable suivant sans intervention manuelle, et la génération de processus par intelligence artificielle permet de décrire une procédure en langage naturel pour obtenir une première proposition de flux, de champs et de validations prête à être relue et publiée.