Outils inclus
Les briques que l’on achète d’ordinaire auprès de quatre fournisseurs différents sont intégrées et partagent utilisateurs, droits et traçabilité.
Suivi du temps, notes de frais par IA, signature électronique, horodatage en chaîne de blocs et numérisation certifiée des factures s’achètent généralement auprès de quatre ou cinq fournisseurs différents. Résultat prévisible : chacun a son propre référentiel d’utilisateurs, sa propre idée de qui valide quoi et son propre journal d’activité. Dans Kimobox, ce sont des modules de la même plateforme : ils partagent utilisateurs, droits, traçabilité et contrat.
Enregistrement quotidien inaltérable, rapports pour l’inspection et soldes automatiques.
+ infoPosition en direct des équipes itinérantes ou commerciales pendant leur temps de travail pointé.
+ infoL’IA lit le ticket, le classe et applique la politique de frais. Vous n’avez plus qu’à valider.
+ infoSignature avancée avec preuves, horodatage et piste d’audit du processus.
+ infoL’IA classe les documents, extrait les données, résume les incidents et propose l’action corrective.
+ infoEmpreinte du document sur une chaîne publique comme preuve d’intégrité.
+ infoSynchronise clients, fournisseurs, articles et commandes avec votre ERP sans toucher à son paramétrage.
+ infoGlissez champs, responsables et statuts pour construire un processus sans ouvrir de ticket à l’informatique.
+ infoDécrivez le processus en langage naturel et l’IA propose le flux, les champs et les validations.
+ infoGED avec gestion des versions, publiée directement dans votre cloud de fichiers.
+ infoSecond facteur avec Google Authenticator, Microsoft Authenticator, SMS, WhatsApp, Telegram, e-mail ou passkey.
+ infoAlertes sur le mobile et dans le navigateur selon des règles, avec escalade par e-mail et accusé de lecture.
+ infoÉgalement inclus
Exemples réels
PME de services
Avant Chaque arrivée oblige à créer l’utilisateur dans le pointage, les notes de frais, la signature et la GED. Chaque départ, à penser à le supprimer des quatre.
Après Une création, une suppression. L’accès aux modules découle du profil, et la suppression ferme tous les accès d’un coup.
Industrie
Avant Le chef d’atelier valide les heures à un endroit, les notes de frais à un autre et signe dans un troisième, chacun avec sa propre hiérarchie paramétrée.
Après La structure des responsables est définie une fois et utilisée par tous les circuits. Un changement d’organigramme se répercute partout d’un coup.
Entreprise certifiée
Avant Chaque outil a sa trace, avec son format et sa durée de conservation. Les croiser relève de l’archéologie.
Après Un seul journal d’audit pour tout. La question de l’auditeur se règle en une requête, pas en cinq.
Vocabulaire
Questions fréquentes
C’est une signature électronique avancée conforme à eIDAS, avec des preuves sur le signataire et sur le processus.
À démontrer qu’un document ou un enregistrement n’a pas été modifié depuis une date donnée.
Oui, même si leur valeur tient au partage des utilisateurs et de la traçabilité avec le reste.
Non. On active ceux qui résolvent un vrai problème et on ajoute les autres quand le besoin se présente. Ce qui ne change pas, c’est qu’une fois activés, ils partagent utilisateurs, droits et traçabilité avec ce qui fonctionne déjà.
La plus visible n’est pas celle des licences, mais celle de l’administration : une seule création et une seule suppression de compte par personne, une seule structure de valideurs et un seul journal d’audit quand il faut répondre à un auditeur ou à une réclamation.
Elle est intégrée à la plateforme, sans licence supplémentaire par signataire ni par document, contrairement à l’usage des outils spécialisés.
Oui, lorsqu’elle est réalisée selon la procédure de numérisation certifiée de l’Orden EHA/962/2007 avec un logiciel homologué par l’administration fiscale espagnole. C’est précisément l’effet recherché par ce texte.
Oui. Pointage, notes de frais, signature et consultation documentaire sont disponibles dans l’application iOS et Android, avec le même utilisateur et les mêmes droits que dans le navigateur.
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
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Sources
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
Kimobox inclut le suivi du temps de travail conforme à l’enregistrement horaire obligatoire, la gestion des notes de frais assistée par intelligence artificielle, la signature électronique avancée conforme au règlement eIDAS, la numérisation certifiée des factures et l’automatisation des processus par intelligence artificielle.
L’horodatage en blockchain enregistre l’empreinte numérique des documents et enregistrements critiques et apporte une preuve vérifiable d’intégrité et de date pour les audits, les inspections et les litiges.
