Registre des exigences légales
Quelle loi, quel règlement ou quelle norme vous est applicable, pour quelle activité et depuis quand.
Conformité réglementaire
Les exigences légales, contrôlées une à une
Recensez la réglementation qui vous est applicable, soyez averti quand elle change et évaluez périodiquement si vous la respectez. La conformité réglementaire cesse de vivre dans la tête du responsable qualité pour devenir un registre vivant et auditable.
Ce que signifie être conforme, concrètement
La conformité réglementaire exige trois choses qui ne sont presque jamais écrites : savoir quelle réglementation s’applique à l’activité, être informé quand elle change et vérifier périodiquement qu’elle est réellement respectée. Les normes ISO le demandent expressément — l’ISO 14001 dans son chapitre 9.1.2, l’ISO 45001 dans le sien —, et pourtant ce savoir vit le plus souvent dans la tête du responsable qualité. Kimobox en fait un registre avec responsable, preuve et date de dernière évaluation.
- Évaluation de la conformité
- ISO 14001:2015, chap. 9.1.2 Impose d’évaluer périodiquement le respect des exigences légales et d’en conserver la preuve
- Norme de compliance certifiable
- ISO 37301:2021 A remplacé l’ISO 19600:2014, qui était un guide non certifiable
- Compliance pénale
- Art. 31 bis du Code pénal espagnol Un modèle d’organisation et de gestion efficace peut exonérer la personne morale de sa responsabilité
- Compliance fiscale
- UNE 19602:2019 Référence espagnole pour les systèmes de management de la compliance fiscale
- Dispositif d’alerte
- Ley 2/2023 Obligatoire dès 50 personnes ; échéance au 1er décembre 2023 pour 50 à 249
Alerte en cas d’évolution réglementaire
Nous vous prévenons lorsque le BOE, le JOUE ou le bulletin officiel régional modifie un texte qui concerne une exigence enregistrée.
Évaluation périodique
Revue planifiée du respect de chaque exigence, avec preuve jointe.
Historique auditable
Qui a évalué, quand et avec quelle preuve, à disposition de l’auditeur ou de l’inspecteur.
Ce qu’il maîtrise
Du BOE au rapport de conformité
- Registre des exigences légales et autres par activité et par site
- Validité et responsable de chaque exigence
- Alerte automatique en cas d’évolution réglementaire pertinente
- Évaluation périodique du niveau de conformité
- Preuves jointes par exigence
- Rapport de conformité pour la revue de direction
Exemples réels
Là où la veille réglementaire échoue
Industrie soumise à autorisation environnementale
Un changement des limites de rejet
Avant La modification est publiée et personne ne la voit avant l’arrivée de la mise en demeure. Les valeurs autorisées étaient périmées depuis huit mois.
Après L’exigence est enregistrée avec son texte d’origine et sa date de révision. Quand il change, une tâche d’évaluation est créée avec un responsable et un délai.
Groupe à plusieurs sociétés
Quelle réglementation s’applique à chaque site
Avant Une liste générale pour tout le groupe, qui ne distingue ni les sites de plus de vingt salariés ni ceux qui manipulent des déchets dangereux.
Après Les exigences applicables sont définies par site et par activité. Chaque responsable ne voit que les siennes et leur état de conformité, et non une liste de deux cents textes.
Services · audit de certification
Une évaluation de la conformité sans preuve
Avant On déclare que tout est respecté, mais rien n’indique quand cela a été vérifié ni par qui. L’auditeur relève une non-conformité.
Après Chaque exigence conserve sa dernière évaluation, avec date, responsable, conclusion et document justificatif. La preuve existe avant qu’on la demande.
Vocabulaire
La compliance sans anglicismes creux
- Exigence légale applicable
- Obligation précise découlant d’un texte et qui concerne l’organisme du fait de son activité, de sa taille ou de son implantation. Ce qui compte n’est pas le texte entier, mais l’article qui impose quelque chose.
- Évaluation de la conformité
- Vérification périodique et documentée du respect d’une exigence. L’ISO 14001 et l’ISO 45001 l’exigent expressément, avec conservation de la preuve.
- ISO 37301
- Norme internationale de systèmes de management de la compliance, publiée en 2021 et certifiable. Elle a remplacé l’ISO 19600:2014, qui ne proposait que des lignes directrices.
- Modèle d’organisation et de gestion
- Ensemble de mesures de surveillance et de contrôle qui, selon l’art. 31 bis du Code pénal espagnol, peut exonérer la personne morale de sa responsabilité pénale s’il est efficace et supervisé.
- Organe de compliance
- Instance dotée de pouvoirs autonomes d’initiative et de contrôle, chargée de superviser le fonctionnement du modèle. C’est son indépendance réelle qu’examine un juge.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Surveillez-vous le BOE à ma place ?
Nous surveillons les évolutions réglementaires liées aux exigences que vous avez enregistrées et nous vous prévenons ; cela ne remplace pas un conseil juridique.
Est-ce adapté à tous les secteurs ?
Oui, le registre des exigences s’adapte à votre activité, qu’il s’agisse de réglementation générale ou sectorielle.
Est-il relié aux non-conformités qualité ?
Oui, une exigence non respectée peut ouvrir une non-conformité ou une action corrective dans le même système.
Quelle norme impose d’évaluer la conformité légale ?
L’ISO 14001:2015 l’exige expressément dans son chapitre 9.1.2, et l’ISO 45001:2018 fait de même dans le sien. Toutes deux demandent d’évaluer périodiquement la conformité et de conserver la preuve de cette évaluation.
L’ISO 19600 est-elle encore en vigueur ?
Non. L’ISO 19600:2014 était un guide non certifiable ; elle a été remplacée par l’ISO 37301:2021, certifiable, qui formule son contenu sous forme d’exigences. Si votre système fait encore référence à la 19600, mieux vaut le réviser.
Quel rapport avec la compliance pénale ?
L’art. 31 bis du Code pénal espagnol permet d’exonérer la personne morale de sa responsabilité lorsqu’il existe un modèle d’organisation et de gestion efficace, adopté avant l’infraction et supervisé par un organe doté de pouvoirs autonomes. Un registre vivant des exigences et des évaluations fait partie de cette efficacité.
Faut-il un dispositif d’alerte ?
Oui, si l’entreprise compte cinquante salariés ou plus. La Ley 2/2023 l’impose, avec une échéance au 1er décembre 2023 pour celles de cinquante à deux cent quarante-neuf personnes, et des délais précis d’accusé de réception et de réponse.
Peut-on le gérer par site ?
Oui, et c’est le plus logique. Les exigences applicables ne sont pas les mêmes pour un site de quinze personnes et pour une usine soumise à autorisation environnementale. Chaque responsable voit ce qui le concerne, et non une liste générale de deux cents textes.
Montrez-nous la réglementation qui vous inquiète en ce moment
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- ISO 37301:2021 — Systèmes de management de la conformité. Exigences et recommandations pour son utilisation ISO · Avril 2021
- Ley Orgánica 10/1995, Código Penal, art. 31 bis BOE-A-1995-25444 · Texte consolidé
- Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas BOE-A-2023-4513 · 21 février 2023
- Boletín Oficial del Estado (Journal officiel espagnol) Agencia Estatal BOE · Publication quotidienne
Logiciel de conformité réglementaire : exigences légales et veille du BOE
Le module de conformité réglementaire de Kimobox centralise le registre des exigences légales et autres applicables à votre activité, avec validité, responsable et preuve de conformité pour chaque exigence.
La veille réglementaire vous alerte lorsqu’une publication du BOE, du JOUE ou d’un bulletin officiel régional concerne une exigence enregistrée, et l’évaluation périodique laisse un historique auditable prêt pour la revue de direction ou une inspection.