Publication automatique
Le bulletin généré dans A3 ou Sage X3 est publié dans le portail sans intervention manuelle.
Portail salarié
Des bulletins de paie remis tout seuls, avec accusé de réception
Le bulletin de paie généré dans A3 ou Sage X3 arrive dans le portail salarié sans que personne n’ait à l’envoyer par e-mail, avec accusé de lecture, signature électronique et notification automatique de sa disponibilité.
Ce que dit la loi et comment on le prouve
Remettre le bulletin de paie sur papier n’est plus obligatoire depuis longtemps : la loi espagnole exige que le salarié reçoive son bulletin selon le modèle officiel et que l’entreprise puisse prouver la remise. Kimobox récupère le fichier généré par A3 ou Sage X3, le distribue à chaque salarié dans son portail, signale sa disponibilité et conserve l’accusé de réception daté et horodaté ; si le document l’exige, il ajoute une signature électronique.
- Obligation de remise
- Art. 29.1 du Statut des travailleurs Le bulletin doit suivre le modèle approuvé, sauf si la convention collective en prévoit un autre
- Modèle officiel
- Orden ESS/2098/2014 A ajouté au bulletin la cotisation patronale à la Sécurité sociale
- Support admis
- Électronique, avec preuve de remise La forme est libre ; ce qu’il faut pouvoir démontrer, c’est que le salarié l’a reçu
- Conservation
- 4 ans Délai de prescription des infractions en matière sociale et de l’action de l’Inspection
- Origine de la donnée
- A3 Nom, a3innuva ou Sage X3 Le calcul reste dans le logiciel de paie ; Kimobox se contente de distribuer et de prouver
Notification au salarié
Notification automatique par e-mail ou push dès que le bulletin est disponible.
Accusé de lecture
On sait quand chaque salarié a consulté son bulletin.
Signature électronique
Le salarié peut signer le reçu du bulletin ou de la communication directement depuis son mobile.
Historique consultable
Chaque salarié accède à ses bulletins des années précédentes sans les demander à la RH.
Relié à l’intranet
L’avis de bulletin disponible apparaît aussi dans l’intranet d’entreprise du salarié.
Ce qu’il maîtrise
D’A3 ou Sage X3 au mobile du salarié
- Publication automatique du bulletin généré dans A3 ou Sage X3
- Notification automatique au salarié dès que le bulletin est disponible
- Accusé de lecture et signature électronique du reçu
- Historique des bulletins des années précédentes consultable par le salarié
- Communications et contrats avec le même flux de remise
- Avis visible aussi depuis l’intranet d’entreprise
Exemples réels
À quoi ressemble le changement
Société de services · 300 personnes
La distribution mensuelle de 300 e-mails
Avant Une personne de l’administration découpe le PDF de paie, renomme les fichiers un par un et envoie trois cents e-mails. Chaque mois, l’un d’eux part au mauvais destinataire.
Après Le fichier est déposé une seule fois et chaque bulletin parvient à son destinataire grâce au matricule. Aucun salarié ne voit celui d’un autre et la distribution prend le temps d’un téléversement.
Industrie · personnel sans e-mail professionnel
Ceux qui n’ont pas d’e-mail d’entreprise
Avant Un bulletin imprimé et remis en main propre sur la ligne de production, avec une feuille d’émargement qui se perd parfois.
Après L’opérateur se connecte à l’application avec son identifiant, consulte son bulletin et l’accès est enregistré. Si un accord exprès est nécessaire, il signe à l’écran.
Groupe à plusieurs sociétés
Les demandes d’anciens bulletins
Avant Chaque duplicata demandé oblige à fouiller les archives de l’année concernée. Deux à trois demandes par semaine.
Après L’historique est dans le portail du salarié lui-même. Les demandes adressées à l’administration disparaissent presque complètement.
Vocabulaire
Des précisions qui évitent les déconvenues
- Bulletin individuel de salaire
- Nom légal du bulletin de paie (recibo individual de salarios en Espagne). Il doit suivre le modèle officiel ou celui fixé par la convention et détailler clairement les éléments de rémunération et les retenues.
- Accusé de réception
- Enregistrement attestant qu’une personne précise a accédé au document, avec date et heure. C’est la preuve de remise qui remplace la signature sur la feuille de distribution.
- Signature électronique avancée
- Signature liée de manière univoque au signataire et capable de détecter toute modification ultérieure du document, selon l’art. 26 du règlement eIDAS. C’est le niveau habituel pour les documents RH.
- Fichier de paie
- Sortie produite par le logiciel de paie, généralement un PDF réunissant tous les bulletins de la période. Le distribuer consiste à le découper par salarié et à rattacher chaque partie à sa fiche.
- Accord du salarié
- Acte par lequel le salarié se déclare d’accord avec le contenu du bulletin. Il n’est pas indispensable à la remise, mais beaucoup d’entreprises le demandent et il vaut mieux pouvoir le prouver.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Comment le bulletin arrive-t-il depuis A3 ou Sage X3 ?
L’intégration avec A3 ou Sage X3 publie automatiquement le PDF du bulletin dans le portail salarié, sans rien exporter ni envoyer à la main.
Le salarié doit-il signer son bulletin ?
C’est facultatif ; on peut paramétrer un simple accusé de lecture ou la signature électronique du reçu, selon les besoins de votre entreprise.
Le salarié peut-il consulter ses bulletins des années précédentes ?
Oui, tout l’historique reste disponible dans son profil sans le demander à la RH.
Où est-on averti d’un nouveau bulletin ?
Par e-mail ou notification push, et l’avis apparaît aussi dans l’intranet d’entreprise.
Est-il légal de remettre le bulletin uniquement sous forme numérique ?
Oui. La loi espagnole exige que le salarié reçoive son bulletin selon le modèle officiel et que l’entreprise puisse prouver la remise ; elle n’impose pas le papier. L’essentiel est de conserver la preuve qu’il est parvenu à son destinataire.
Quelle valeur a l’accusé de réception ?
Il atteste qu’une personne identifiée a accédé au document, avec date et heure. C’est la preuve qui remplace la signature sur la feuille de distribution et celle que l’on produit si la remise est contestée plus tard.
Un salarié peut-il voir le bulletin d’un autre ?
Non. La distribution se fait par matricule et chaque bulletin est rattaché à sa fiche. Aucun utilisateur n’accède à des documents qui ne sont pas les siens, et chaque consultation est enregistrée.
Peut-on remettre d’autres documents par le même canal ?
Oui : attestations de retenues, communications, avenants au contrat, politiques internes. Le circuit de remise avec accusé et signature facultative est le même.
Combien de temps les bulletins restent-ils dans le portail ?
L’historique reste accessible pendant la durée paramétrée par l’entreprise, en respectant au minimum les quatre ans de prescription en matière sociale prévus en Espagne. Le salarié peut les télécharger quand il le souhaite.
Dites-nous comment vous remettez les bulletins de paie aujourd’hui
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Estatuto de los Trabajadores, art. 29 (liquidation et paiement du salaire) BOE-A-2015-11430 · Texte consolidé
- Orden ESS/2098/2014, por la que se modifica el modelo de recibo individual de salarios BOE-A-2014-11637 · 11 novembre 2014
- Règlement (UE) nº 910/2014 (eIDAS), art. 26 (signature électronique avancée) EUR-Lex · 23 juillet 2014
Remise des bulletins de paie avec accusé de réception et signature
Le module de remise des bulletins de paie de Kimobox publie automatiquement dans le portail salarié le bulletin généré dans A3 Nom/Innuva ou dans le module RH de Sage X3, sans que personne n’ait à l’exporter ni à l’envoyer par e-mail.
Chaque bulletin disponible déclenche une notification automatique au salarié et apparaît aussi comme avis dans l’intranet d’entreprise, avec accusé de lecture et signature électronique facultative du reçu.
L’historique complet des bulletins des années précédentes reste accessible à chaque salarié depuis son propre profil, sans dépendre de la RH pour le retrouver et le renvoyer à la main.