Lecture intelligente
Montant, base, TVA, date et fournisseur reconnus sans rien saisir.
Gestion des notes de frais par l’IA
Prenez la photo. L’IA fait le reste.
Le salarié photographie le ticket et l’intelligence artificielle extrait le montant, les taxes, le fournisseur et la nature de la dépense, applique la politique de frais et prépare le remboursement pour validation.
Comment fonctionne le circuit
Une note de frais prend moins de temps à déclarer qu’à contrôler. Kimobox inverse cette répartition : le salarié photographie le ticket, un modèle d’intelligence artificielle en extrait le fournisseur, la date, la base imposable, le taux de TVA et la nature de la dépense, et la plateforme applique la politique de frais de l’entreprise avant que quiconque n’y jette un œil. Ce qui parvient au valideur est déjà classé, avec les plafonds vérifiés et les doublons signalés.
- Numérisation certifiée
- Permet de détruire le papier Orden EHA/962/2007 et résolution de l’AEAT du 24 octobre 2007
- Déductibilité de la TVA
- Exige une facture complète Art. 97 de la Ley 37/1992 : le ticket simplifié sans NIF n’ouvre pas droit à déduction
- Indemnités exonérées
- Plafonds de l’art. 9 du RIRPF Real Decreto 439/2007 ; ils varient selon la nuitée et le lieu, Espagne ou étranger
- Kilomètres exonérés
- 0,26 €/km Montant en vigueur après l’Orden HFP/792/2023, du 12 juillet
- Conservation
- 4 ans Délai général de prescription fiscale de l’art. 66 de la Ley 58/2003
Politique appliquée toute seule
Plafonds par catégorie, indemnités et kilomètres vérifiés instantanément.
Validation en un clic
Le responsable ne voit que ce qui sort des règles.
Comptabilisation directe
Le remboursement validé part vers votre ERP avec son compte et son centre de coût.
Ce qui est inclus
Du ticket à l’écriture comptable
- Application mobile avec capture et classement automatiques
- Détection des doublons et des dépenses hors politique
- Kilomètres avec calcul de l’itinéraire et barème conventionnel
- Avances, cartes d’entreprise et rapprochement
- Circuits de validation par montant et par site
- Export vers la comptabilité et la paie
Exemples réels
Où le temps se perd aujourd’hui
Commercial · équipe itinérante
L’enveloppe de tickets de fin de mois
Avant Douze commerciaux remettent une enveloppe de tickets agrafés. L’administration saisit chaque ligne et relance pour ceux qui manquent.
Après Chaque ticket est photographié le jour même. La note se clôture toute seule le dernier jour du mois avec ce qui existe, et ce qui manque est réclamé au commercial au lieu d’être cherché dans une enveloppe.
Conseil · frais refacturables
Des frais jamais refacturés au client
Avant La dépense est validée mais personne ne la rattache au projet : à la facturation, on oublie des déplacements que le contrat permettait de refacturer.
Après Chaque dépense est imputée à son projet dès sa déclaration. À la facturation, la liste des frais refacturables est déjà prête.
Industrie · politique de frais
Des plafonds qui n’existent que dans un PDF
Avant La politique prévoit quarante euros pour un repas, mais le contrôle dépend de la mémoire du valideur et de son envie d’en discuter.
Après Le plafond s’applique à la déclaration : au-delà, la dépense exige une justification et une validation supplémentaire. C’est le système qui a la conversation gênante, pas le chef.
Vocabulaire
La fiscalité des frais, en bref
- Numérisation certifiée
- Numérisation réalisée avec un logiciel homologué par l’AEAT qui confère à l’image la même valeur que l’original papier et permet de détruire ce dernier. Elle est encadrée par l’Orden EHA/962/2007.
- Facture simplifiée
- Ce que l’on appelle couramment un ticket. Elle ne permet de déduire la TVA que si elle mentionne le NIF et l’adresse du destinataire : mieux vaut demander une facture complète quand le montant le justifie.
- Indemnité de déplacement
- Somme versée par l’entreprise pour les repas et l’hébergement pendant un déplacement. Elle est exonérée d’impôt sur le revenu jusqu’aux plafonds réglementaires ; au-delà, elle est imposée comme un salaire.
- OCR
- Reconnaissance optique de caractères. Elle convertit l’image en texte, mais ne comprend pas ce que représente chaque nombre. Ce qui interprète montant, taxe et nature de la dépense, c’est le modèle qui travaille sur ce texte.
- Frais refacturable
- Dépense que le contrat permet de facturer au client. Si elle n’est pas identifiée à la déclaration, elle est en pratique perdue.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Et si l’IA se trompe ?
Le salarié corrige le champ et le système apprend des caractéristiques de vos tickets habituels.
Faut-il conserver le papier ?
Non, si l’on combine l’outil avec la numérisation certifiée des factures et des tickets.
Est-il relié à la comptabilité ?
Oui, il exporte l’écriture avec le compte, le centre de coût et le projet.
Quel est le plafond d’indemnité exonéré d’impôt sur le revenu ?
Il est fixé par l’art. 9 du règlement espagnol de l’IRPF et dépend de l’existence d’une nuitée et du lieu du déplacement, en Espagne ou à l’étranger. Les montants qui dépassent ces plafonds sont imposés comme revenus du travail, et la plateforme les isole pour que la paie les prenne correctement en compte.
Combien peut-on verser par kilomètre sans imposition ?
Le montant exonéré est de 0,26 euro par kilomètre depuis l’Orden HFP/792/2023, à condition de justifier la réalité du déplacement. Au-delà, l’excédent est imposable.
Un ticket permet-il de déduire la TVA ?
Pas à lui seul. La facture simplifiée n’ouvre droit à déduction que si elle mentionne le NIF et l’adresse du destinataire, selon l’art. 97 de la loi espagnole sur la TVA. Mieux vaut donc demander une facture complète quand le montant le justifie.
Peut-on détruire le ticket papier ?
Oui, si la capture est réalisée par numérisation certifiée avec un logiciel homologué par l’administration fiscale espagnole. C’est précisément l’effet recherché par l’Orden EHA/962/2007.
Peut-on imputer les frais à un projet ou à un client ?
Oui, au moment de les déclarer. C’est ce qui évite d’oublier à la facturation des déplacements que le contrat permettait de refacturer, là où l’on perd le plus d’argent sans s’en rendre compte.
Calculez combien de temps vous prend aujourd’hui la note de frais
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas BOE-A-2007-7411 · 14 avril 2007
- Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF, art. 9 (indemnités et frais de déplacement) BOE-A-2007-6820 · Texte consolidé
- Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido, art. 97 (conditions formelles de la déduction) BOE-A-1992-28740 · Texte consolidé
Logiciel de gestion des notes de frais par intelligence artificielle
La gestion des notes de frais de Kimobox utilise l’intelligence artificielle pour lire tickets et factures depuis le mobile, en extraire montant, taxes, date et fournisseur, et classer la dépense selon la politique de l’entreprise sans saisie manuelle.
Le module gère indemnités, kilomètres, avances et cartes d’entreprise, applique des circuits de validation par montant et par centre de coût, détecte les doublons et exporte les remboursements validés vers la comptabilité ou la paie.