Pointage depuis n’importe où
Web, application mobile avec géolocalisation facultative ou borne avec badge ou code PIN.
Suivi du temps
L’enregistrement du temps de travail, réglé et sans discussions
Pointage depuis le mobile, le navigateur ou une borne à l’atelier. Enregistrement quotidien inaltérable, soldes calculés tout seuls et rapport prêt si l’Inspection appelle.
Ce qu’exige la loi et comment s’y conformer
L’enregistrement du temps de travail est obligatoire en Espagne pour tout le personnel depuis le 12 mai 2019 : il faut consigner, jour après jour, l’heure précise de début et de fin de chaque salarié, et conserver ces données quatre ans à la disposition du salarié lui-même, de ses représentants légaux et de l’Inspection du travail. Kimobox prend en charge le pointage depuis le mobile, le navigateur ou une borne à l’atelier, calcule les soldes de lui-même et tient le rapport prêt au format demandé lors d’un contrôle.
- Texte qui l’impose
- Art. 34.9 du Statut des travailleurs Rédaction issue du Real Decreto-ley 8/2019, en vigueur depuis le 12 mai 2019
- Ce qu’il faut consigner
- Heure précise de début et de fin, chaque jour Pour tout le personnel, y compris les temps partiels et les personnes en travail à distance
- Durée de conservation
- 4 ans Accessible au salarié, à ses représentants et à l’Inspection du travail
- Sanction en cas de manquement
- De 751 à 7 500 € Infraction grave de l’art. 7.5 de la LISOS, montants de l’art. 40.1.b) après la Ley 10/2021
- Travail à distance
- Même obligation d’enregistrement Art. 14 de la Ley 10/2021, du 9 juillet
Géolocalisation en temps réel
Pour les équipes itinérantes ou commerciales : vous voyez sur la carte qui a pointé et où il se déplace, en direct, et pas seulement où il a pointé.
Soldes automatiques
Heures normales, supplémentaires, de nuit et compteur d’heures à jour.
Rapport pour l’inspection
Exportable par salarié et par période, avec un enregistrement conservé quatre ans.
Enregistrement inaltérable
Chaque modification laisse une trace : qui, quand et pourquoi.
Ce qui est inclus
Du pointage à la clôture du mois
- Calendriers et plannings par site et par convention collective
- Pointage avec pauses, déplacements et télétravail
- Géolocalisation en temps réel pour le personnel itinérant ou en clientèle
- Demande et validation des congés et absences
- Alertes de repos minimum et de dépassement de la durée du travail
- Validation mensuelle par le responsable et le salarié
- Export des variables vers la paie ou le cabinet comptable
Exemples réels
Des situations qui se règlent d’elles-mêmes
Construction · personnel sur chantier
Pointer là où il n’y a pas de bureau
Avant Une feuille d’heures remplie de mémoire par le chef de chantier en fin de semaine. Si l’Inspection réclame l’enregistrement quotidien, il n’existe tout simplement pas.
Après Pointage depuis le mobile avec géorepérage par chantier. Chaque saisie porte son heure réelle et sa position de validation, et la liste par salarié et par période se télécharge en un clic.
Bureau d’études · horaires variables
Des soldes d’heures que personne n’arrive à faire coïncider
Avant Un tableur aux formules héritées que seule une personne comprend. Chaque clôture de mois apporte sa discussion sur les heures de quelqu’un.
Après Le solde se calcule par rapport au calendrier de la convention et le salarié le consulte chaque jour dans son portail. Les écarts se règlent sur le moment, pas six semaines plus tard.
Commerce · plusieurs magasins
Horaires coupés et pauses
Avant On note l’arrivée et le départ, mais pas la pause déjeuner : les heures effectives ne correspondent jamais au planning.
Après Des pointages de pause distincts et un planning lié, avec une alerte au responsable si quelqu’un dépasse le maximum quotidien ou n’a pas ses douze heures de repos entre deux journées.
Vocabulaire
Ce que signifie chaque terme
- Enregistrement du temps de travail
- Relevé quotidien et objectif de l’heure de début et de fin de la journée de chaque salarié. Un décompte mensuel ou l’horaire théorique du contrat ne suffisent pas.
- Temps de travail effectif
- Temps de travail réel, déduction faite des pauses que la convention ne considère pas comme du temps de travail. C’est la grandeur sur laquelle se calculent les heures supplémentaires.
- Repos entre deux journées
- Minimum de douze heures entre la fin d’une journée et le début de la suivante, selon l’art. 34.3 du Statut des travailleurs espagnol.
- Inaltérabilité
- Garantie qu’un pointage ne peut pas être modifié en silence. Les corrections légitimes existent, mais elles sont enregistrées avec auteur, date et motif.
- LISOS
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), la loi espagnole sur les infractions et sanctions en matière sociale. C’est elle qui qualifie le manquement à l’enregistrement et fixe le montant de l’amende.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Convient-il au personnel sans ordinateur ?
Oui : application mobile, totem à l’atelier ou borne avec badge.
La géolocalisation en temps réel est-elle obligatoire ?
Non, elle ne s’active que pour les profils que vous choisissez, comme les commerciaux ou les techniciens itinérants, avec leur consentement.
Et le télétravail ?
Il s’enregistre de la même façon, avec une marque de modalité et sans géolocalisation.
Peut-on corriger un pointage oublié ?
Oui, sur demande du salarié et validation du responsable, en gardant la trace de la correction.
Un Excel signé suffit-il ?
Légalement, il peut suffire s’il indique l’heure précise de début et de fin de chaque journée et s’il est conservé quatre ans. En pratique, un fichier modifiable par n’importe qui est difficile à défendre en cas de désaccord, et le reconstituer après coup est exactement ce que la loi a voulu empêcher.
Faut-il aussi enregistrer les cadres dirigeants ?
Oui. L’obligation de l’art. 34.9 concerne tout le personnel salarié. Seules certaines catégories en sont exclues, comme le personnel de haute direction du RD 1382/1985 et les associés travailleurs de certains régimes.
L’enregistrement doit-il être signé par le salarié ?
La loi ne l’exige pas. Elle exige qu’il soit quotidien, objectif, fiable et accessible. La signature est une pratique supplémentaire que certaines entreprises conservent par habitude.
Peut-on modifier un pointage erroné ?
Oui, et il faut pouvoir le faire : les erreurs existent. L’essentiel est que la correction soit enregistrée comme telle, avec l’ancienne valeur, la nouvelle, l’auteur et le motif. Un système qui permet de réécrire sans trace est pire qu’un système qui interdit toute correction.
Quel rapport demande précisément l’Inspection du travail ?
En général, l’enregistrement quotidien d’une période et de salariés donnés, avec les heures de début et de fin de chaque journée. Kimobox le génère en PDF et en tableur, filtré par site, salarié et dates.
Et le personnel en télétravail ?
Il s’enregistre de la même façon. L’art. 14 de la Ley 10/2021 le prévoit expressément et ajoute que l’enregistrement doit refléter le temps de travail réel, y compris les heures de début et de fin de journée.
Combien de temps faut-il conserver les enregistrements ?
Quatre ans, à la disposition du salarié, de ses représentants légaux et de l’Inspection du travail. Kimobox les garde accessibles pendant toute cette durée sans que personne n’ait à archiver quoi que ce soit.
Mettez votre enregistrement horaire en ordre dès ce mois-ci
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo BOE-A-2019-3481 · 12 mars 2019
- Guía sobre el registro de jornada (guide sur l’enregistrement du temps de travail) Ministerio de Trabajo y Economía Social · Mai 2019
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), arts. 7.5 et 40.1.b) BOE-A-2000-15060 · Texte consolidé
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (travail à distance) BOE-A-2021-11472 · 10 juillet 2021
Logiciel de suivi du temps de travail et d’enregistrement horaire obligatoire
Le module de suivi du temps de Kimobox couvre l’enregistrement horaire obligatoire : pointage web, mobile et sur borne, calcul automatique des heures normales et supplémentaires, gestion des pauses, des plannings et des calendriers par convention collective.
Les enregistrements sont inaltérables, l’historique est conservé quatre ans et les rapports exigibles lors d’un contrôle de l’inspection du travail se génèrent directement, tout comme l’export des variables vers le logiciel de paie ou le cabinet comptable.