Capture certifiée
Logiciel homologué : l’image a la même valeur que le papier.
Numérisation certifiée
Jetez le papier, en toute légalité
Numérisation certifiée des factures et tickets conforme à la réglementation de l’AEAT, l’administration fiscale espagnole : la copie électronique remplace l’original papier et l’IA extrait les données pour la comptabilisation.
Ce que permet l’AEAT et ce qu’elle exige
La numérisation certifiée est la procédure, encadrée par l’Orden EHA/962/2007 et précisée par l’AEAT, qui permet en Espagne de remplacer la facture papier par son image électronique et de détruire l’original. Elle exige un logiciel homologué, la signature du fichier obtenu et une base de données reliant l’image à l’enregistrement comptable. Kimobox couvre ce circuit et y ajoute l’extraction des données par intelligence artificielle, pour que la facture arrive dans l’ERP avec ses lignes déjà identifiées.
- Texte applicable
- Orden EHA/962/2007, art. 7 Précisé par la résolution de l’AEAT du 24 octobre 2007
- Exigence clé
- Logiciel de numérisation homologué L’homologation est accordée par l’administration fiscale au logiciel, pas à l’entreprise
- Effet
- Permet de détruire l’original papier L’image signée acquiert la valeur probante de l’original
- Systèmes de facturation
- RD 1007/2023 (Verifactu) Échéances du Real Decreto-ley 15/2025 : 1er janvier 2027 pour l’impôt sur les sociétés et 1er juillet 2027 pour les autres
- Facture électronique B2B
- Art. 12 de la Ley 18/2022 et RD 238/2026 Exigible douze mois après l’entrée en vigueur de l’Orden HAC/1028/2026 (6 octobre 2026) au-delà de 8 millions d’euros de chiffre d’affaires, et vingt-quatre mois après pour les autres
Extraction par IA
Fournisseur, base, TVA, retenue et échéance reconnus automatiquement.
Circuit de validation
Bon à payer par responsable, centre de coût et projet.
Envoi en comptabilité
Écriture proposée et transmise à votre ERP sans ressaisie.
Ce que cela résout
De la boîte de réception à l’écriture comptable
- Réception par e-mail, scanner ou mobile
- Rapprochement automatique avec la commande et le bon de livraison
- Détection des doublons et des factures sans commande
- Validation par montant, fournisseur et site
- Archivage électronique avec recherche plein texte
- Conservation conforme aux délais fiscaux
Cadre réglementaire
Conforme à la réglementation de l’Agencia Tributaria
Exemples réels
Du classeur à l’écriture comptable
Distribution · 1 200 factures par mois
La saisie manuelle des factures d’achat
Avant Deux personnes saisissent fournisseur, base, TVA et compte comptable facture par facture. Les erreurs se découvrent au moment de boucler le trimestre.
Après La facture arrive par e-mail ou scanner, l’IA identifie fournisseur, montants et taxes, et l’écriture est proposée d’après l’historique de ce fournisseur. La personne vérifie, elle ne saisit plus.
Entreprise de BTP · chantiers dispersés
Des bons de livraison qui n’arrivent jamais au bureau
Avant Le bon de livraison voyage dans la pochette du chef de chantier jusqu’à ce que quelqu’un l’apporte à l’administration. Parfois il met un mois ; parfois il ne réapparaît jamais.
Après Il est photographié sur le chantier le jour même et rattaché à sa commande et à son centre de coût. La clôture mensuelle n’attend plus le papier.
PME industrielle
Des mètres de classeurs par obligation fiscale
Avant Quatre ans de factures papier qui occupent une salle, au cas où.
Après Numérisation certifiée et destruction de l’original avec une base réglementaire. Ce que l’on conserve, c’est l’image signée, consultable et facile à retrouver.
Vocabulaire
Les notions de la facturation électronique
- Numérisation certifiée
- Procédé d’obtention de l’image d’un document papier au moyen d’un logiciel homologué par l’AEAT, avec signature du résultat, qui permet de se passer de l’original.
- Facture électronique
- Facture émise et reçue dans un format électronique structuré. Ce n’est pas un PDF envoyé par e-mail : ce qui la définit, c’est une donnée exploitable par une machine.
- Verifactu
- Modalité des systèmes informatiques de facturation qui transmet en continu les enregistrements de facturation à l’administration fiscale espagnole, encadrée par le Real Decreto 1007/2023.
- Facturae
- Format XML de facture électronique utilisé en Espagne, obligatoire pour la facturation aux administrations publiques via la plateforme FACe.
- Enregistrement de facturation
- Inscription chaînée et inaltérable que le système génère pour chaque facture émise, avec l’empreinte de l’enregistrement précédent. C’est le mécanisme qui empêche de supprimer une facture sans laisser de trace.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Puis-je détruire le papier ?
Avec une numérisation certifiée par un logiciel homologué, oui, dans le respect des exigences de l’AEAT.
La facture électronique est-elle prise en charge ?
Oui, on traite aussi bien les factures papier numérisées que les factures électroniques structurées.
Le rapprochement avec les commandes est-il fait ?
Le rapprochement avec la commande et le bon de livraison est automatique et signale les écarts.
Qu’exige l’AEAT pour pouvoir détruire le papier ?
Que la numérisation soit réalisée avec un logiciel homologué par l’administration fiscale, que le résultat soit signé et qu’une base de données relie l’image à son enregistrement. C’est prévu à l’art. 7 de l’Orden EHA/962/2007 et dans la résolution de l’AEAT d’octobre 2007.
Qu’est-ce que Verifactu et qui est concerné ?
C’est la modalité des systèmes informatiques de facturation qui transmet les enregistrements à l’administration fiscale espagnole en continu, encadrée par le RD 1007/2023. Le Real Decreto-ley 15/2025 a reporté les échéances : les systèmes doivent être adaptés avant le 1er janvier 2027 pour les contribuables soumis à l’impôt sur les sociétés et avant le 1er juillet 2027 pour les autres.
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Pas au sens strict. Ce qui définit la facture électronique, c’est une donnée structurée et exploitable par une machine, comme au format Facturae. Un PDF est une image qu’il faut interpréter.
Comment éviter de payer deux fois la même facture ?
Grâce à la détection des doublons par fournisseur, numéro et date, et au contrôle par rapport à la commande et au bon de livraison. C’est l’un des contrôles les plus appréciés sur de gros volumes.
Combien de temps faut-il conserver les factures ?
Quatre ans, selon le délai général de prescription fiscale de l’art. 66 de la Ley General Tributaria espagnole, sans préjudice des délais plus longs imposés par d’autres obligations, comme celles du droit commercial.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Orden EHA/962/2007, art. 7 (numérisation certifiée des factures) BOE-A-2007-7411 · 14 avril 2007
- Real Decreto 1007/2023, Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación BOE-A-2023-24840 · 6 décembre 2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, art. 12 BOE-A-2022-15818 · 29 septembre 2022
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que modifica el Real Decreto 1007/2023 (disposition finale première : report de Verifactu) BOE-A-2025-24446 · 3 décembre 2025
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (facture électronique obligatoire entre entreprises et professionnels) BOE-A-2026-7295 · 31 mars 2026
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (solution publique de facturation électronique) BOE-A-2026-20587 · 5 octobre 2026
- Informations sur les systèmes informatiques de facturation et Verifactu Agencia Tributaria · Guichet électronique
Numérisation certifiée des factures et gestion documentaire
La numérisation certifiée des factures de Kimobox permet de remplacer le document original papier par sa copie électronique conformément aux exigences de l’administration fiscale espagnole, avec une extraction automatique des données par intelligence artificielle.
Le circuit des factures fournisseurs comprend la réception par e-mail, scanner ou mobile, le rapprochement automatique avec la commande et le bon de livraison, la détection des doublons, la validation par centre de coût et l’export de l’écriture comptable vers l’ERP.