Digitalização certificada

Deite fora o papel, legalmente

Digitalização certificada de faturas e talões conforme a regulamentação da AEAT espanhola: a cópia eletrónica substitui o original em papel e a IA extrai os dados para contabilizar.

O que permite e o que exige a AEAT

A digitalização certificada é o procedimento, regulado em Espanha pela Orden EHA/962/2007 e desenvolvido pela AEAT, que permite substituir a fatura em papel pela sua imagem eletrónica e destruir o original. Exige software homologado, assinatura do ficheiro resultante e uma base de dados que relacione a imagem com o registo contabilístico. O Kimobox cobre esse circuito e acrescenta a extração de dados com inteligência artificial para que a fatura chegue ao ERP com as linhas já identificadas.

Conteúdo revisto em 17 de outubro de 2026

Norma que o regula: Orden EHA/962/2007, art. 7 Desenvolvida pela Resolução da AEAT de 24 de outubro de 2007
Requisito-chave: Software de digitalização homologado A homologação é concedida pela Agência Tributária ao programa, não à empresa
Efeito: Permite destruir o original em papel A imagem assinada passa a ter o valor probatório do original
Sistemas de faturação: RD 1007/2023 (Verifactu) Prazos do Real Decreto-ley 15/2025: 1 de janeiro de 2027 para o Imposto sobre Sociedades e 1 de julho de 2027 para os restantes
Fatura eletrónica B2B: Art. 12 da Ley 18/2022 e RD 238/2026 Exigível doze meses após a entrada em vigor da Orden HAC/1028/2026 (6 de outubro de 2026) para quem fature mais de 8 milhões de euros, e vinte e quatro meses depois para os restantes

Captura certificada

Software homologado: a imagem tem o mesmo valor que o papel.

Extração com IA

Fornecedor, base, IVA, retenção e vencimento reconhecidos automaticamente.

Circuito de aprovação

Conferência por responsável, centro de custo e projeto.

Saída para a contabilidade

Lançamento proposto e enviado para o seu ERP sem voltar a escrever.

O que resolve

Da caixa de entrada ao lançamento

Entrada por e-mail, digitalizador ou telemóvel
Conferência automática com a encomenda e a guia de remessa
Deteção de duplicados e de faturas sem encomenda
Aprovação por montante, fornecedor e centro
Arquivo eletrónico com pesquisa por conteúdo
Conservação conforme os prazos fiscais

Enquadramento normativo

Conforme a regulamentação da Agencia Tributaria

Agencia Tributaria (AEAT)

A digitalização certificada segue os requisitos técnicos exigidos pela administração fiscal espanhola.

Exemplos reais

Do arquivador ao lançamento contabilístico

Distribuição · 1200 faturas por mês

Introdução manual de faturas de compra

Antes Duas pessoas introduzem fornecedor, base, IVA e conta contabilística fatura a fatura. Os erros são detetados ao fechar o trimestre.

Depois A fatura entra por e-mail ou digitalizador, a IA identifica fornecedor, montantes e impostos, e o lançamento é proposto com base no histórico desse fornecedor. A pessoa revê, não escreve.

Construtora · obras dispersas

Guias de remessa que nunca chegam ao escritório

Antes A guia viaja na pasta do diretor de obra até alguém a levar à administração. Às vezes demora um mês; às vezes não aparece.

Depois É fotografada em obra no próprio dia e fica associada à sua encomenda e ao seu centro de custo. O fecho mensal deixa de esperar pelo papel.

PME industrial

Metros de arquivo por obrigação fiscal

Antes Quatro anos de faturas em papel a ocupar uma sala, não vá o diabo tecê-las.

Depois Digitalização certificada e destruição do original com respaldo normativo. O que se conserva é a imagem assinada, consultável e fácil de localizar.

Vocabulário

Conceitos de faturação eletrónica

Digitalização certificada: Processo de obtenção da imagem de um documento em papel através de software homologado pela AEAT, com assinatura do resultado, que permite prescindir do original.
Fatura eletrónica: Fatura emitida e recebida em formato eletrónico estruturado. Não é o mesmo que um PDF enviado por e-mail: o que a define é o dado ser processável por máquina.
Verifactu: Modalidade dos sistemas informáticos de faturação que envia os registos de faturação à Agência Tributária espanhola de forma contínua, regulada pelo Real Decreto 1007/2023.
Facturae: Formato XML de fatura eletrónica utilizado em Espanha, obrigatório na faturação às administrações públicas através do FACe.
Registo de faturação: Anotação encadeada e inalterável que o sistema gera por cada fatura emitida, com a impressão digital do registo anterior. É o mecanismo que impede apagar uma fatura sem deixar rasto.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam antes de começar

Posso destruir o papel?

Com digitalização certificada por software homologado, sim, cumprindo os requisitos da AEAT.

Contempla a fatura eletrónica?

Sim, são processadas tanto faturas em papel digitalizadas como faturas eletrónicas estruturadas.

Bate certo com as encomendas?

A conferência com a encomenda e a guia de remessa é automática e avisa dos desvios.

O que exige a AEAT para se poder destruir o papel?

Que a digitalização seja feita com software homologado pela Agência, que o resultado seja assinado e que exista uma base de dados que relacione a imagem com o seu registo. Consta do art. 7 da Orden EHA/962/2007 e da Resolução da AEAT de outubro de 2007.

O que é o Verifactu e a quem se aplica?

É a modalidade dos sistemas informáticos de faturação espanhóis que envia os registos à Agência Tributária de forma contínua, regulada pelo RD 1007/2023. O Real Decreto-ley 15/2025 adiou os prazos: os sistemas têm de estar adaptados antes de 1 de janeiro de 2027 para os sujeitos passivos do Imposto sobre Sociedades e antes de 1 de julho de 2027 para os restantes.

Um PDF por e-mail é uma fatura eletrónica?

Não em sentido estrito. O que define a fatura eletrónica é que o dado seja estruturado e processável por máquina, como no formato Facturae. Um PDF é uma imagem que é preciso interpretar.

Como se evita pagar duas vezes a mesma fatura?

Com deteção de duplicados por fornecedor, número e data, e com a verificação contra a encomenda e a guia de remessa. É uma das validações mais apreciadas em volumes elevados.

Durante quanto tempo é preciso conservar as faturas?

Em Espanha, quatro anos, pelo prazo geral de prescrição tributária do art. 66 da Ley General Tributaria, sem prejuízo de prazos mais longos impostos por outras obrigações, como as comerciais.

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Continue a explorar

Páginas relacionadas

Fontes

De onde vem cada dado

Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.

Orden EHA/962/2007, art. 7 (digitalização certificada de faturas) BOE-A-2007-7411 · 14 de abril de 2007
Real Decreto 1007/2023, Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación BOE-A-2023-24840 · 6 de dezembro de 2023
Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, art. 12 BOE-A-2022-15818 · 29 de setembro de 2022
Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de dezembro, que altera o Real Decreto 1007/2023 (disposição final primeira) BOE-A-2025-24446 · 3 de dezembro de 2025
Real Decreto 238/2026, de 25 de março, que desenvolve a faturação eletrónica obrigatória entre empresários e profissionais BOE-A-2026-7295 · 31 de março de 2026
Orden HAC/1028/2026, de 2 de outubro, que regula a solução pública de faturação eletrónica BOE-A-2026-20587 · 5 de outubro de 2026
Informação sobre sistemas informáticos de faturação e Verifactu Agencia Tributaria · Sede eletrónica

Digitalização certificada de faturas e gestão documental

A digitalização certificada de faturas do Kimobox permite substituir o documento original em papel pela sua cópia eletrónica de acordo com os requisitos da Agência Tributária espanhola, com extração automática de dados através de inteligência artificial.

O circuito da fatura de fornecedor inclui entrada por e-mail, digitalizador ou telemóvel, conferência automática com encomenda e guia de remessa, deteção de duplicados, aprovação por centro de custo e exportação do lançamento contabilístico para o ERP.