Gestão de despesas com IA

Tire a fotografia. A IA faz o resto.

O colaborador fotografa o talão e a inteligência artificial extrai o montante, os impostos, o fornecedor e a descrição, aplica a política de despesas e deixa a liquidação pronta a aprovar.

Como funciona o circuito

Uma nota de despesas demora menos a apresentar do que a rever. O Kimobox inverte essa repartição: o colaborador fotografa o talão, um modelo de inteligência artificial extrai fornecedor, data, base tributável, taxa de IVA e descrição, e a plataforma aplica a política de despesas da empresa antes de alguém olhar para o que quer que seja. O que chega ao aprovador já vem classificado, com os limites verificados e os duplicados assinalados.

Conteúdo revisto em 25 de agosto de 2026

Digitalização certificada: Permite destruir o papel Orden EHA/962/2007 e Resolução de 24 de outubro de 2007 da AEAT
Dedutibilidade do IVA: Exige fatura completa Art. 97 da Ley 37/1992: o talão simplificado sem NIF não dá direito a dedução
Ajudas de custo isentas: Limites do art. 9 do RIRPF Real Decreto 439/2007; variam consoante haja ou não pernoita e seja em Espanha ou no estrangeiro
Quilometragem isenta: 0,26 €/km Montante em vigor após a Orden HFP/792/2023, de 12 de julho
Conservação: 4 anos Prazo geral de prescrição tributária do art. 66 da Ley 58/2003

Leitura inteligente

Montante, base, IVA, data e fornecedor reconhecidos sem escrever nada.

Política aplicada sozinha

Limites por categoria, ajudas de custo e quilometragem verificados no momento.

Aprovação num clique

O responsável vê apenas o que sai da norma.

Contabilização direta

A liquidação aprovada segue para o seu ERP com a sua conta e o seu centro de custo.

O que inclui

Do talão ao lançamento contabilístico

Aplicação móvel com captura e classificação automática
Deteção de duplicados e de despesas fora da política
Quilometragem com cálculo de percurso e tarifa por convenção
Adiantamentos, cartões da empresa e reconciliação
Fluxos de aprovação por montante e por centro
Exportação para a contabilidade e para o processamento salarial

Exemplos reais

Para onde vai o tempo hoje

Comercial · equipa em deslocação

O envelope de talões do fim do mês

Antes Doze comerciais entregam um envelope com talões agrafados. A Administração introduz cada linha e persegue os que faltam.

Depois Cada talão é fotografado no próprio dia. A liquidação fecha-se sozinha no último dia do mês com o que existe, e o que falta é pedido ao comercial, não procurado num envelope.

Consultoria · despesa repercutível

Despesas que não são refaturadas ao cliente

Antes A despesa é aprovada, mas ninguém a associa ao projeto, pelo que ao faturar se esquecem viagens que o contrato permitia repercutir.

Depois Cada despesa é imputada ao seu projeto no momento em que é apresentada. Ao faturar, a lista de repercutíveis já está montada.

Indústria · política de despesas

Limites que só existem num PDF

Antes A política diz quarenta euros por refeição, mas a verificação depende de o aprovador se lembrar e querer discuti-lo.

Depois O limite aplica-se ao apresentar: acima dele, a despesa exige justificação e aprovação adicional. A conversa incómoda é tida pelo sistema, não pela chefia.

Vocabulário

Fiscalidade da despesa, em resumo

Digitalização certificada: Processo de digitalização através de software homologado pela AEAT que confere à imagem o mesmo valor do original em papel, permitindo destruí-lo. Está regulado na Orden EHA/962/2007.
Fatura simplificada: Aquilo a que coloquialmente se chama talão. Em Espanha, só permite deduzir o IVA se incluir o NIF e o domicílio do destinatário, pelo que convém pedir fatura completa quando o montante o justifique.
Ajuda de custo: Montante que a empresa paga por alimentação e alojamento durante uma deslocação. Está isenta de IRPF até aos limites do regulamento; acima deles, é tributada como salário.
OCR: Reconhecimento ótico de caracteres. Converte a imagem em texto, mas não entende o que é cada número. A parte que interpreta montante, imposto e descrição é o modelo que trabalha sobre esse texto.
Despesa repercutível: Despesa que, por contrato, pode ser faturada ao cliente. Se não for identificada ao ser apresentada, na prática perde-se.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam antes de começar

O que acontece se a IA se enganar?

O colaborador corrige o campo e o sistema aprende com o padrão dos seus talões habituais.

É preciso guardar o papel?

Não, se for combinado com a digitalização certificada de faturas e talões.

Liga-se à contabilidade?

Sim, exporta o lançamento com conta, centro de custo e projeto.

Qual é o limite de ajudas de custo isento de IRPF?

Em Espanha, é fixado pelo art. 9 do Reglamento del IRPF e depende de haver ou não pernoita e de a deslocação ser em Espanha ou no estrangeiro. Os montantes que ultrapassem esses limites são tributados como rendimento do trabalho, e a plataforma separa-os para que o processamento salarial os recolha corretamente.

Quanto se pode pagar de quilometragem sem tributação?

O montante isento é de 0,26 euros por quilómetro desde a Orden HFP/792/2023, desde que se justifique a realidade da deslocação. Acima desse valor, o excesso é tributado.

Um talão permite deduzir o IVA?

Não por si só. Em Espanha, a fatura simplificada só dá direito a dedução se incluir o NIF e o domicílio do destinatário, segundo o art. 97 da Ley del IVA. Por isso convém pedir fatura completa quando o montante o justifica.

É possível destruir o talão em papel?

Sim, se a captura for feita através de digitalização certificada com software homologado pela Agência Tributária espanhola. É precisamente esse o efeito pretendido pela Orden EHA/962/2007.

É possível imputar as despesas a um projeto ou cliente?

Sim, no momento de as apresentar. É o que evita que, ao faturar, se esqueçam viagens que o contrato permitia repercutir, que é onde mais dinheiro se perde em silêncio.

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Páginas relacionadas

Fontes

De onde vem cada dado

Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.

Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas BOE-A-2007-7411 · 14 de abril de 2007
Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF, art. 9 (ajudas de custo e despesas de deslocação) BOE-A-2007-6820 · Texto consolidado
Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido, art. 97 (requisitos formais da dedução) BOE-A-1992-28740 · Texto consolidado

Software de gestão de notas de despesas com inteligência artificial

A gestão de despesas do Kimobox usa inteligência artificial para ler talões e faturas a partir do telemóvel, extrair montante, impostos, data e fornecedor, e classificar a despesa segundo a política da empresa sem introdução manual de dados.

O módulo gere ajudas de custo, quilometragem, adiantamentos e cartões da empresa, aplica fluxos de aprovação por montante e centro de custo, deteta duplicados e exporta as liquidações aprovadas para a contabilidade ou para o processamento salarial.