Dokumentenlenkung
Versionen, Freigaben und Verteilung mit Lesebestätigung.
Software für ISO 27701
ISO 27701 ohne Ordner und ohne Überraschungen
Verarbeitungen, Folgenabschätzungen, Betroffenenrechte, Datenschutzverletzungen und Auftragsverarbeiter in einem auditfähigen, mit der DSGVO verknüpften Datenschutzsystem.
Was sie ist und welche Ausgabe gilt
ISO/IEC 27701 ist die internationale Norm für das Datenschutz-Informationsmanagementsystem (PIMS) von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern personenbezogener Daten. Ihre zweite Ausgabe vom Oktober 2025 ersetzt die von 2019 und macht sie zu einer eigenständigen Managementsystemnorm: Sie ist keine Erweiterung von ISO/IEC 27001 mehr und lässt sich ohne diese einführen und zertifizieren, ist aber auf die Integration mit dem Informationssicherheitssystem ausgelegt und enthält eine Zuordnungstabelle zur DSGVO.
- Gültige Ausgabe
- ISO/IEC 27701:2025 Zweite Ausgabe, veröffentlicht im Oktober 2025; ersetzt die Ausgabe von 2019
- Wichtigste Änderung
- Eigenständige Managementsystemnorm Die Ausgabe von 2019 war als Erweiterung von ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27002 verfasst
- Zielgruppe
- Verantwortliche und Auftragsverarbeiter Jeder Größe, öffentlich, privat oder gemeinnützig
- Aufbau
- Kapitel 4 bis 10 und Anhänge A bis F Anhänge A (Maßnahmen) und B (Leitfaden) normativ; C bis F Zuordnungen zu ISO/IEC 29100, DSGVO, ISO/IEC 27018 und 29151 sowie zur Ausgabe von 2019
- Bezug zur DSGVO
- Informativer Anhang D Zuordnung zur Verordnung (EU) 2016/679; das Zertifikat ersetzt nicht die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten
- Komitee
- ISO/IEC JTC 1/SC 27 Informationssicherheit, Cybersicherheit und Schutz der Privatsphäre
Mit Ihrer Dokumenten-Cloud verbunden
Dokumente über OneDrive, Google Drive oder SharePoint veröffentlichen und versionieren, ohne Ordner zu duplizieren.
Audits
Jahresprogramm, Checklisten je Norm und Feststellungen mit verknüpften Maßnahmen.
Abweichungen
Grundursache, Maßnahme, Verantwortlicher, Frist und Wirksamkeitsprüfung.
Kennzahlen
Prozessziele, gespeist mit echten Betriebsdaten.
Rechtliche Anforderungen
Kataster rechtlicher und sonstiger Anforderungen mit Gültigkeit und Compliance-Bewertung je Norm.
Korrekturmaßnahmen
Grundursache, Maßnahme, Verantwortlicher, Frist und Wirksamkeitsprüfung, verknüpft mit der Abweichung.
Verbesserungsmaßnahmen
Verbesserungspotenziale mit Verantwortlichem und Nachverfolgung – mehr als nur Fehler beheben.
Managementbewertung
Vorab erstellter Bericht mit Kennzahlen, Audits und Abweichungen, bereit für die Sitzung.
Verarbeitungen und Rechtsgrundlage
Jede Verarbeitungstätigkeit mit Zweck, Datenkategorien, Empfängern und Löschfrist.
Rechte der betroffenen Personen
Anträge auf Auskunft, Löschung oder Widerspruch mit überwachter Monatsfrist und dokumentierter Antwort.
Datenschutzverletzungen
Jede Verletzung erfasst, mit der Entscheidung über die Meldung und der 72-Stunden-Frist stets im Blick.
Auftragsverarbeiter
Verträge, genehmigte Unterauftragsverarbeiter und regelmäßige Überprüfung jedes Dienstleisters, der im Auftrag des Unternehmens Daten verarbeitet.
Abgedeckte Anforderungen
So unterstützt Kimobox Sie bei ISO 27701
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit Rechtsgrundlage
- Datenschutz-Risikobeurteilung und Folgenabschätzung
- Fristgerecht bearbeitete Betroffenenanfragen
- Erfassung und Meldung von Datenschutzverletzungen
- Verträge und Kontrolle von Auftragsverarbeitern und Unterauftragsverarbeitern
- Erklärung zur Anwendbarkeit der Datenschutzmaßnahmen
Abgedeckte Normen
Wählen Sie Ihre Norm und sehen Sie, wobei Kimobox Ihnen hilft
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Qualität · Chemie und Logistik
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Soziale Verantwortung · Leitfaden
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IFS Food
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Managementsystem für Lebensmittelsicherheit
Lebensmittel
ISO 15189
Medizinische Laboratorien
Qualität · Medizin
ISO 13485
Medizinprodukte
Medizin
Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeitsmanagement
ESG
UNE 73401
Nukleare Qualitätssicherung
Qualität · Kerntechnik
ISO 17025
Prüf- und Kalibrierlaboratorien
Qualität · Labore
ISO 9001
Qualitätsmanagement
Qualität · alle Branchen
ISO 45001
Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit
Arbeitsschutz
ENS
Spanisches Nationales Sicherheitsschema
Sicherheit · öffentlicher Sektor
UNE 19602
Tax Compliance
Compliance · Steuern
ISO 14064
Treibhausgase
Umwelt · CO2-Fußabdruck
ISO 14001
Umweltmanagement
Umwelt
Vorlagen und Aufzeichnungen
Die Aufzeichnungen zu ISO 27701, einzeln erklärt
Welcher Abschnitt von ISO 27701 welche Aufzeichnung verlangt, welche Felder sie braucht, ein ausgefülltes Beispiel und was Auditoren häufig beanstanden.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Was das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten in einem PIMS nach ISO 27701 und Art. 30 DSGVO enthält…
Inventar personenbezogener Daten
Inventar personenbezogener Daten für ein PIMS nach ISO 27701: wo die Daten liegen, in welchen Systemen, wer…
Datenschutz-Risikobeurteilung
So dokumentieren Sie die Datenschutz-Risikobeurteilung nach ISO 27701: Kriterien, Risiko für Personen…
Erklärung zur Anwendbarkeit
Was die Erklärung zur Anwendbarkeit eines PIMS nach ISO 27701 enthalten muss: Maßnahmen aus Anhang A…
Datenschutz-Folgenabschätzung
Was eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach ISO 27701 und Art. 35 DSGVO enthalten muss: Beschreibung…
Einwilligungsnachweis
So dokumentieren Sie Einwilligungen nachweisbar nach ISO 27701 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO: wer, wann, wofür…
Betroffenenanfragen
So protokollieren Sie Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch nach ISO 27701 und…
Datenschutzverletzungen
Was das Protokoll von Datenschutzverletzungen nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO und ISO 27701 erfasst: Fakten…
Auftragsverarbeitungsvertrag
Was der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO und ISO 27701 enthält: Weisungen…
Begriffe
Die Fachbegriffe, präzise erklärt
- PIMS
- Datenschutz-Informationsmanagementsystem: die Gesamtheit aus Richtlinien, Prozessen, Maßnahmen und Aufzeichnungen, mit der eine Organisation die von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten steuert und nachweist, dass sie es richtig tut.
- Verantwortlicher
- Wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Die Norm nennt ihn PII controller und widmet ihm eine eigene Gruppe von Maßnahmen.
- Auftragsverarbeiter
- Wer personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet, etwa ein Dienstleister für die Lohnabrechnung oder das Hosting. In der Norm: PII processor.
- Personenbezogene Informationen (PII)
- Begriff der Norm für das, was die DSGVO personenbezogene Daten nennt: alle Informationen, die eine natürliche Person identifizieren oder identifizierbar machen.
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
- Vorab durchgeführte Analyse einer Verarbeitung, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die betroffenen Personen birgt, mit den Maßnahmen zu seiner Minderung. Die DSGVO verlangt sie in diesen Fällen in Artikel 35.
- Erklärung zur Anwendbarkeit
- Dokument, das die Maßnahmen aus Anhang A auflistet, angibt, welche angewendet werden, und die ausgeschlossenen begründet. Es verbindet die Risikobeurteilung mit dem, was tatsächlich umgesetzt wird.
Häufige Fragen
Was man uns vor dem Start fragt
Welche Ausgabe der Norm gilt?
Die gültige Fassung ist ISO/IEC 27701:2025. Veröffentlicht die zuständige Stelle eine neue Ausgabe, beginnt eine Übergangsfrist; danach verlieren Zertifikate nach der vorherigen Ausgabe ihre Gültigkeit.
Lohnt es sich, wenn wir schon zertifiziert sind?
Ja. Das bestehende System – Prozesse, Dokumente, Aufzeichnungen, Audithistorie – wird übernommen und vom ersten Tag an lebendig gehalten. Nichts muss neu entworfen werden, und der Zertifizierungszyklus beginnt nicht von vorn.
Akzeptiert der Auditor digitale Aufzeichnungen?
Ja, sofern sie rückverfolgbar und gelenkt sind und sich nachweisen lässt, wer was wann getan hat. Keine Norm verlangt Papier; alle verlangen verlässliche Nachweise, und eine gut gelenkte elektronische Aufzeichnung liefert sie besser als ein Ordner.
Kann ich sie mit anderen Normen kombinieren?
Ja, und das ist empfehlenswert. Die gemeinsame Struktur nach Anhang SL ermöglicht ein integriertes System, das Prozesslandkarte, Dokumentenlenkung, interne Audits, Abweichungen und Kennzahlen zwischen ISO 27701 und den übrigen Normen teilt und nur das Spezifische jeder Norm getrennt hält.
Wie lange dauert es, bis das System auditbereit ist?
Das hängt vom Ausgangspunkt ab. Eine Organisation, die bereits mit schriftlichen Verfahren arbeitet, ist meist in zwei bis drei Monaten so weit; wer bei null beginnt, braucht länger, und der Engpass ist fast nie das Werkzeug, sondern die Verfügbarkeit der Menschen, die die Prozesse kennen.
Was geschieht mit unserer bestehenden Dokumentation?
Sie wird migriert. Bestehende Verfahren, Formblätter und Aufzeichnungen werden mit Version und Freigebendem übernommen, sodass die Historie erhalten bleibt und das System mit dem Gedächtnis startet, das die Organisation bereits hatte.
Kann der Auditor direkt hineinschauen?
Ja. Er erhält einen Lesezugriff mit dem festgelegten Umfang und einem Ablaufdatum. Das ist für beide Seiten bequemer, als einen Ordner mit Screenshots und Exporten vorzubereiten.
Was unterscheidet eine Haupt- von einer Nebenabweichung?
Die Hauptabweichung gefährdet die Fähigkeit des Systems, eine Anforderung zu erfüllen – ein geforderter Prozess fehlt ganz, systematische Nichterfüllung, ein Fehler mit Auswirkung auf das Produkt – und verhindert meist die Zertifizierung, bis sie geschlossen ist. Die Nebenabweichung ist ein punktueller Fehler, der mit einem Maßnahmenplan behoben wird.
Berechnen sich die Kennzahlen selbst?
Ja, aus den Daten, die die Prozesse selbst erzeugen. Das ist der Unterschied zwischen einem Dashboard, das zeigt, was passiert, und einer Tabelle, die jemand in der Woche vor der Managementbewertung ausfüllt.
Eignet es sich für mehrere Standorte oder Gesellschaften?
Ja. Das Modell ist mehrgesellschafts- und mehrstandortfähig: Geteilt wird, was sinnvoll zu teilen ist, getrennt, was zu jedem Standort gehört, einschließlich des Zertifikatsumfangs, falls er sich unterscheidet.
Bereiten Sie Ihr Audit vor: ISO 27701
Wir zeigen Ihnen das Modul im Einsatz, mit Daten, die Ihren ähneln.
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