Gehaltsabrechnungen
Artikel 29.1 des Estatuto de los Trabajadores (spanisches Arbeitnehmerstatut) verpflichtet zur Aushändigung eines individuellen Belegs über die Lohnzahlung. Der Tribunal Supremo (Oberster Gerichtshof Spaniens) hat die elektronische Aushändigung in seinem Urteil vom 1. Dezember 2016 zugelassen.
Verlangt wird, dass der Beschäftigte auf das Dokument zugreifen und es aufbewahren kann, nicht, dass er es unterschreibt. Die Lesebestätigung dokumentiert die Aushändigung.
Verträge und Anhänge
Arbeitsverträge und ihre Änderungen werden ganz regulär elektronisch signiert. Ein fortgeschrittenes oder qualifiziertes Niveau empfiehlt sich, denn diese Unterlagen werden am häufigsten angefochten.
Datenschutz
Eine Signatur mit biometrischen Daten fällt unter Artikel 9 der DSGVO. Der Leitfaden der Agencia Española de Protección de Datos (spanische Datenschutzbehörde) vom November 2023 hat ihren Einsatz im Arbeitsverhältnis deutlich eingeschränkt.
Eine handschriftliche Unterschrift, die auf einem Tablet mit Druck- und Geschwindigkeitsdaten erfasst wird, ist eine biometrische Verarbeitung. Eine zertifikatsbasierte Signatur ist es nicht.
Was Auditoren typischerweise sehen wollen
- Lesebestätigung bei der Zustellung von Gehaltsabrechnungen
- Fortgeschrittenes oder qualifiziertes Niveau bei Verträgen und Änderungen
- Dauerhafter Zugriff der Beschäftigten auf ihre Unterlagen
- Prüfung, ob eine Signaturmethode biometrische Daten verwendet
So signieren Sie Personalunterlagen in Kimobox
- 1Veröffentlichen Sie die Unterlagen im Mitarbeiterportal mit Lesebestätigung.
- 2Fordern Sie eine Signatur nur bei Dokumenten an, die sie wirklich erfordern.
- 3Halten Sie den Verlauf für die Beschäftigten zugänglich, ohne dass sie ihn anfordern müssen.
Aushändigen und signieren ist nicht dasselbe: Wer eine Signatur verlangt, wo eine Bestätigung genügt, schafft Reibung ohne zusätzliche Sicherheit.
Woher jede Angabe stammt
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.
- Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste EUR-Lex · 23.07.2014
- Verordnung (EU) 2024/1183, Rahmen für eine europäische digitale Identität (eIDAS 2) EUR-Lex · 11.04.2024
- Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza (spanisches Gesetz über elektronische Vertrauensdienste) BOE-A-2020-14046 · 12.11.2020