Integrações

Os seus documentos, na nuvem que já usa

O Kimobox publica e versiona os documentos do sistema de gestão diretamente no OneDrive, Google Drive ou SharePoint, sem duplicar pastas nem manter duas cópias diferentes.

O que faz o conector

Quase nenhuma empresa quer mais um sistema de gestão documental: já tem um, e as suas pessoas já o sabem usar. O que precisa é que a documentação do sistema de gestão esteja controlada —com a sua versão, o seu aprovador e a sua data— sem deixar de viver onde vive. O conector do Kimobox publica e versiona diretamente sobre o OneDrive, Google Drive ou SharePoint, de modo que não há duas cópias do mesmo procedimento em dois sítios diferentes.

Conteúdo revisto em 25 de agosto de 2026

Nuvens suportadas: OneDrive, SharePoint e Google Drive Com a conta corporativa que a empresa já tem contratada
O que o Kimobox controla: Versão, aprovação e vigência O ficheiro vive na nuvem; o estado documental, na plataforma
Requisito ISO: ISO 9001:2015, cap. 7.5.3 Controlo da informação documentada: disponibilidade, proteção e controlo de alterações
Permissões: Herdadas e verificadas Quem não pode ver o documento na nuvem também não o vê a partir do Kimobox
Cópias descontroladas: Deixam de fazer sentido A ligação aponta sempre para a versão em vigor

Ligação direta

OneDrive, Google Drive e SharePoint, com as credenciais da sua própria conta corporativa.

Sincronização bidirecional

Um documento editado na nuvem reflete-se no Kimobox, e vice-versa.

Versões automáticas

Cada publicação fica como uma nova versão, com o histórico completo acessível.

Permissões herdadas

As permissões de pasta da sua nuvem são respeitadas; o Kimobox não abre acessos que não existissem já.

Pesquisa por conteúdo

Encontre um documento pelo texto, não só pelo nome do ficheiro.

Sem duplicar pastas

Os documentos do sistema de gestão vivem na mesma estrutura de pastas que a sua equipa já usa.

O que resolve

A mesma pasta, sem cópias soltas

Ligação ao OneDrive, Google Drive e SharePoint
Publicação e controlo de versões dos documentos do sistema de gestão
Sincronização bidirecional entre o Kimobox e a sua nuvem documental
Permissões de pasta herdadas da sua conta corporativa
Pesquisa por conteúdo, não só pelo nome do ficheiro
Sem migração de ficheiros nem duplicação das pastas existentes

Exemplos reais

O problema das duas pastas

Engenharia · Microsoft 365

Procedimentos duplicados

Antes A versão oficial está no software da qualidade e a que as pessoas usam está no SharePoint. Divergem em poucas semanas.

Depois Há um só ficheiro, no SharePoint, com o seu estado documental governado a partir do Kimobox. A divergência deixa de ser possível.

Alimentação · Google Workspace

Registos da fábrica na nuvem

Antes Os registos são preenchidos em folhas do Google e ninguém sabe quais correspondem à versão em vigor do impresso.

Depois Cada registo aponta para o impresso com que foi gerado. Quando o impresso muda, os registos antigos continuam a referir-se ao seu.

Grupo com duas culturas de TI

Metade da empresa no Drive e metade no OneDrive

Antes Migrar para uma só nuvem é um projeto que ninguém quer abordar neste momento.

Depois O conector trabalha com as duas ao mesmo tempo. A decisão de unificar toma-se quando for oportuno, não como requisito prévio.

Vocabulário

Controlo documental, com precisão

Informação documentada: Termo da ISO 9001:2015 que engloba documentos e registos. Os documentos dizem como se deve fazer algo; os registos demonstram que foi feito.
Cópia controlada: Exemplar cuja atualização é garantida pelo sistema. Num ambiente com ligações para a nuvem, a própria ligação é a cópia controlada e as impressões deixam de ser necessárias.
Controlo de versões: Conservação do histórico de um documento com a identificação de cada edição e de quem a aprovou. Sem ele não se consegue reconstruir que instrução estava em vigor quando ocorreu um incidente.
Documento obsoleto: Edição retirada que deve continuar identificável, mas não utilizável. A ISO 9001 exige protegê-los contra utilização não intencional, não destruí-los.
Aprovação: Ato pelo qual uma pessoa com autoridade declara que um documento está apto para utilização. Deve ficar registada com nome e data, não ser dada como certa.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam antes de começar

Tenho de migrar os meus documentos para o Kimobox?

Não, os documentos continuam a viver na sua nuvem; o Kimobox publica-os e versiona-os aí mesmo.

O que acontece se editar um documento diretamente no OneDrive?

A alteração reflete-se no Kimobox como uma nova versão, sem perder o histórico anterior.

É possível usar mais de um fornecedor de nuvem ao mesmo tempo?

Sim, pode ligar-se OneDrive, Google Drive ou SharePoint conforme o departamento ou o centro de trabalho.

Onde fica o ficheiro, no Kimobox ou na nuvem?

Na nuvem. O Kimobox governa o estado documental —versão, aprovador, vigência, obsolescência— e o ficheiro continua a viver onde as suas pessoas já o procuram.

O que exige a ISO 9001 sobre controlo documental?

O capítulo 7.5.3 pede que a informação documentada esteja disponível onde é necessária, protegida contra perda ou utilização indevida, com controlo de alterações e com os documentos obsoletos identificados para evitar a sua utilização não intencional.

As permissões da nuvem são respeitadas?

Sim. Quem não tem acesso ao documento no SharePoint ou no Drive também não o vê a partir do Kimobox. As permissões não se duplicam: herdam-se e verificam-se.

É possível saber que versão estava em vigor numa data?

Sim. O histórico conserva cada edição com o seu aprovador e a sua data, de modo que se pode reconstruir que instrução estava em vigor quando ocorreu um incidente.

E se metade da empresa usar o Drive e a outra metade o OneDrive?

O conector trabalha com os dois ao mesmo tempo. Unificar a nuvem pode ser boa ideia, mas não tem de ser um requisito prévio para pôr ordem na documentação.

Conte-nos que nuvem documental a sua equipa usa

Mostramos-lhe o módulo a funcionar com dados semelhantes aos seus.

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Páginas relacionadas

Fontes

De onde vem cada dado

Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.

ISO 9001:2015, capítulo 7.5 (informação documentada) ISO · Ed. 2015
ISO 30301:2019 — Sistemas de gestão de documentos. Requisitos ISO · Ed. 2019
ISO/IEC 27001:2022, anexo A (controlo 5.33, proteção dos registos) ISO/IEC · 25 de outubro de 2022

Conector documental com OneDrive, Google Drive e SharePoint

O Kimobox liga-se ao OneDrive, Google Drive e SharePoint para publicar e versionar os documentos do sistema de gestão diretamente na nuvem documental que a sua equipa já usa, sem migrar ficheiros nem duplicar pastas existentes.

A sincronização é bidirecional: um documento editado na nuvem reflete-se como nova versão no Kimobox, as permissões de pasta da sua conta corporativa são respeitadas e a pesquisa por conteúdo permite encontrar qualquer documento sem depender do nome do ficheiro.