Controlo documental
Versões, aprovações e difusão com confirmação de leitura.
Software para ISO 37301
ISO 37301 sem pastas nem surpresas
Sistema de gestão de compliance certificável, sucessor da ISO 19600, com riscos, controlos e canal de denúncia num mesmo sistema.
O que é e em que edição está
A ISO 37301 é a norma certificável de sistemas de gestão de compliance. Substituiu em 2021 a ISO 19600, que apenas oferecia orientações. Exige identificar as obrigações de conformidade e os riscos associados, estabelecer controlos proporcionados, dotar a função de compliance de independência real, dispor de um canal para levantar preocupações sem represálias e demonstrar o compromisso do órgão de governo com factos e não com declarações.
- Edição em vigor
- ISO 37301:2021 Publicada em abril de 2021
- Norma substituída
- ISO 19600:2014 Era um guia; a ISO 37301 é certificável
- Requisito-chave
- Independência da função de compliance Com acesso direto ao órgão de governo
- Canal de denúncia
- Exigido pela norma e pela lei Ley 2/2023 em Espanha, para empresas com 50 ou mais pessoas
- Norma relacionada
- ISO 37001:2016 Sistemas de gestão antissuborno
Ligado à sua nuvem documental
Publique e versione documentos ligando ao OneDrive, Google Drive ou SharePoint, sem duplicar pastas.
Auditorias
Programa anual, checklists por norma e constatações associadas a ações.
Não conformidades
Causa raiz, ação, responsável, prazo e verificação da eficácia.
Indicadores
Objetivos por processo alimentados com dados reais da operação.
Requisitos legais
Registo de requisitos legais e de outro tipo, com vigência e avaliação da conformidade por norma.
Ações corretivas
Causa raiz, ação, responsável, prazo e verificação da eficácia ligados à não conformidade.
Ações de melhoria
Oportunidades de melhoria com responsável e acompanhamento, para além de corrigir o que já falhou.
Revisão pela gestão
Relatório pré-gerado com indicadores, auditorias e não conformidades, pronto para a reunião.
Sistema certificável
Riscos, controlos e canal de denúncia num mesmo sistema.
Canal de denúncia
Cada caso com a sua rastreabilidade até ao encerramento.
Mapa de riscos por área
Riscos de incumprimento identificados e priorizados por área.
Revisão pela gestão
Relatório de compliance pronto para a revisão periódica do sistema.
Requisitos cobertos
O que lhe resolve em ISO 37301
- Mapa de riscos de incumprimento por área
- Política e procedimentos de compliance
- Canal de denúncia com rastreabilidade do caso
- Formação em compliance por função
- Não conformidades e ações corretivas
- Auditorias internas e revisão pela gestão
Normas cobertas
Escolha a sua norma e veja o que lhe resolve
HACCP
Análise de perigos e pontos críticos de controlo
Alimentar
SQAS2022
Avaliação química e logística
Qualidade · química e logística
UNE 19602
Compliance tributário
Compliance · fiscal
ISO 13485
Dispositivos médicos
Saúde
ENS
Esquema Nacional de Seguridad
Segurança · setor público
ISO 22716
Fabrico de cosméticos
Qualidade · cosmética
UNE 73401
Garantia da qualidade nuclear
Qualidade · nuclear
ISO 14064
Gases com efeito de estufa
Ambiente · pegada de carbono
ISO 14001
Gestão ambiental
Ambiente
ISO 9001
Gestão da qualidade
Qualidade · todos os setores
Sustentabilidade
Gestão da sustentabilidade
ESG
ISO 20000
Gestão de serviços de TI
Qualidade · serviços de TI
SGE 21
Gestão ética e responsável
Responsabilidade social
IATF 16949
Indústria automóvel
Automóvel
ISO 15189
Laboratórios clínicos
Qualidade · saúde
ISO 17025
Laboratórios de ensaio e calibração
Qualidade · laboratórios
BRCGS
Norma global de segurança alimentar
Alimentar
RGPD
Proteção de dados
Legal · proteção de dados
ISO 26000:2010
Responsabilidade social
Responsabilidade social · guia
IFS Food
Segurança alimentar
Alimentar
ISO 27001
Segurança da informação
Cibersegurança
GMP+
Segurança dos alimentos para animais
Alimentar · alimentos para animais
ISO 45001
Segurança e saúde no trabalho
SST
FSSC 22000
Sistema de gestão da segurança alimentar
Alimentar
ISO 19600
Sistemas de gestão de compliance
Compliance · guia
ISO 37301
Sistemas de gestão de compliance
Compliance
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
Em que edição está a norma?
A versão em vigor é ISO 37301:2021. Quando o organismo publica uma nova edição abre-se um período de transição, findo o qual os certificados emitidos segundo a anterior deixam de ser válidos.
Serve se já estivermos certificados?
Sim. Carrega-se o sistema atual —processos, documentos, registos, histórico de auditorias— e mantém-se vivo desde o primeiro dia. Não é preciso redesenhar nada nem recomeçar o ciclo de certificação.
O auditor aceita registos digitais?
Sim, desde que sejam rastreáveis, estejam controlados e se possa demonstrar quem fez o quê e quando. Nenhuma norma exige papel; o que todas exigem é evidência fiável, e um registo eletrónico bem controlado oferece-a melhor do que uma pasta.
Posso combiná-la com outras normas?
Sim, e é o recomendável. A estrutura comum do Anexo SL permite um sistema integrado que partilha mapa de processos, controlo documental, auditorias internas, não conformidades e indicadores entre ISO 37301 e as restantes normas, deixando separado apenas o que é específico de cada uma.
Quanto tempo demora a ter o sistema pronto para auditar?
Depende do ponto de partida. Uma organização que já trabalha com procedimentos escritos costuma estar em condições em dois ou três meses; uma que parte do zero precisa de mais, e o estrangulamento quase nunca é a ferramenta, mas sim a disponibilidade das pessoas que conhecem os processos.
O que acontece à documentação que já temos?
É migrada. Os procedimentos, impressos e registos existentes são carregados com a sua versão e o seu aprovador, de modo que o histórico não se perde e o sistema arranca com a memória que a organização já tinha.
O auditor pode consultar diretamente?
Sim. Recebe um acesso só de leitura com o âmbito que se decidir e uma data de expiração. É mais cómodo para ambas as partes do que preparar uma pasta com capturas de ecrã e exportações.
Que diferença há entre uma não conformidade maior e uma menor?
A maior compromete a capacidade do sistema para cumprir um requisito —ausência total de um processo exigido, incumprimento sistemático, falha com impacto no produto— e costuma impedir a certificação até ser encerrada. A menor é uma falha pontual que se corrige com um plano de ação.
Os indicadores calculam-se sozinhos?
Sim, a partir dos dados que os próprios processos geram. É a diferença entre um painel de indicadores que reflete o que se passa e uma folha de cálculo que alguém preenche na semana anterior à revisão pela gestão.
Serve para vários centros de trabalho ou sociedades?
Sim. O modelo é multiempresa e multicentro: partilha-se o que fizer sentido partilhar e separa-se o que for próprio de cada local, incluindo o âmbito do certificado se diferir entre eles.
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Fontes
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.
- ISO 37301:2021 — Sistemas de gestão de compliance. Requisitos com orientação para utilização ISO · Abril de 2021
- Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas BOE-A-2023-4513 · 21 de fevereiro de 2023
- ISO 37001:2016 — Sistemas de gestão antissuborno ISO · Ed. 2016
Software para ISO 37301 — Sistemas de gestão de compliance
O Kimobox é um software para ISO 37301 que digitaliza os requisitos da norma: mapa de riscos de incumprimento por área, política e procedimentos de compliance, canal de denúncia com rastreabilidade do caso, formação em compliance por função, com rastreabilidade completa e evidência disponível para o auditor.
A plataforma permite manter um sistema de gestão integrado que combina ISO 37301 com outras normas ISO e protocolos setoriais, partilhando mapa de processos, controlo documental, auditorias internas, não conformidades e indicadores.