Recrutamento e seleção

Da vaga à admissão, num só fluxo

Publique a vaga, faça a triagem de candidatos, coordene entrevistas e prepare a admissão sem sair do Kimobox. O processo de recrutamento fica com o mesmo controlo e a mesma rastreabilidade que qualquer outro processo da empresa.

O que é um ATS e o que acrescenta aqui

Um ATS (Applicant Tracking System) é o sistema que organiza um processo de recrutamento: recolhe as candidaturas, mantém-nas num estado conhecido, coordena as entrevistas e deixa registo do motivo pelo qual cada pessoa foi excluída. O Kimobox trata-o como mais um processo da plataforma, com a vantagem de que, quando a candidatura se transforma em contratação, o mesmo fluxo continua até ao acolhimento sem mudar de ferramenta nem voltar a introduzir os dados.

Conteúdo revisto em 17 de outubro de 2026

Conservação de currículos: Prazo limitado e justificado O RGPD não fixa um número; a AEPD considera razoável um ano, salvo consentimento renovado
Decisões automatizadas: Art. 22 do RGPD O candidato tem direito a não ficar sujeito a uma decisão tomada exclusivamente com base no tratamento automatizado
IA no recrutamento: Sistema de risco elevado O Anexo III do Regulamento (UE) 2024/1689 inclui o emprego e o recrutamento de pessoal; aplicável desde 2 de dezembro de 2027
Igualdade: RD 901/2020 e RD 902/2020 Planos de igualdade e auditoria salarial em empresas espanholas com 50 ou mais pessoas
Continuidade: Do candidato à admissão, sem saltos A ficha da pessoa sobrevive à mudança de estado

Pedido de pessoal

O responsável da área pede para preencher uma vaga com perfil e motivo, e os RH aprovam-na antes de a publicar.

Pipeline de candidatos

Cada candidatura passa por fases (recebida, entrevista, proposta) com o histórico de quem decidiu o quê.

Coordenação de entrevistas

Agenda partilhada entre entrevistadores, sem e-mails cruzados para encontrar uma vaga na agenda.

Checklist de acolhimento

Documentação, equipamento, acessos e formação inicial do novo colaborador, prontos antes do primeiro dia.

O que cobre

Da vaga ao primeiro dia

Pedido e aprovação de novas vagas
Pipeline de candidatos por fases com histórico
Coordenação de entrevistas entre vários responsáveis
Modelos de avaliação por candidato
Proposta e aceitação com assinatura eletrónica
Checklist de acolhimento (onboarding) do novo colaborador

Exemplos reais

O que fica realmente organizado

Engenharia · perfis escassos

Currículos espalhados por três caixas de correio

Antes Candidaturas no e-mail dos RH, no do diretor técnico e num portal de emprego. Duplicam-se contactos e perde-se gente boa.

Depois Todas as vias desaguam na mesma bolsa, com deteção de duplicados e estado visível. Ninguém volta a ligar a um candidato que já foi excluído há três meses.

Indústria · campanha sazonal

Quarenta admissões em duas semanas

Antes Cada admissão obriga a repetir à mão o contrato, a documentação de SST, o pedido de EPI e o cartão de acesso.

Depois A contratação desencadeia o fluxo de acolhimento completo. No primeiro dia a pessoa tem a formação atribuída, o EPI pedido e a credencial preparada.

Administração pública · concurso

Convocatória com exame e grelha de pontuação

Antes Folhas de cálculo com as pontuações, e-mails com as convocatórias e nenhum registo sólido se alguém recorrer.

Depois Convocatória, inscrição, prova e grelha de pontuação dentro do mesmo processo, com rastreabilidade de cada pontuação e de quem a introduziu.

Vocabulário

Vocabulário de recrutamento

ATS: Applicant Tracking System. Sistema de acompanhamento de candidaturas: regista cada candidato, a sua fase e o seu histórico de interações desde a inscrição até ao encerramento do processo.
Funil de recrutamento: Sequência de fases por que passa uma candidatura e proporção que sobrevive a cada uma. É o que permite saber se o problema está na atração ou na triagem.
Time to hire: Dias decorridos entre a abertura da vaga e a aceitação da proposta. Distinto do time to fill, que vai até à entrada efetiva.
Onboarding: Conjunto de tarefas que tornam uma pessoa operacional: contrato, documentação, formação inicial, equipamentos e acessos. Quando está modelado, a primeira semana deixa de ser improvisada.
Decisão automatizada: Exclusão ou seleção produzidas sem intervenção humana significativa. O RGPD reconhece ao candidato o direito de obter intervenção humana e de contestar a decisão.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam antes de começar

Substitui um portal público de emprego?

Não publica a oferta em portais externos; gere o processo interno a partir do momento em que a candidatura chega.

Vários responsáveis podem avaliar o mesmo candidato?

Sim, cada entrevistador regista a sua avaliação e fica tudo na mesma ficha do candidato.

Liga-se ao portal do colaborador?

Sim, ao aceitar a proposta, a admissão passa a alimentar o registo no portal do colaborador.

Durante quanto tempo se podem conservar os currículos?

O RGPD não fixa um número. A AEPD (a autoridade espanhola de proteção de dados) considera razoável conservar a candidatura enquanto durar o processo e, se se quiser mantê-la em carteira, informar disso e rever o consentimento passado um prazo, habitualmente um ano.

É possível usar IA para fazer a triagem de candidatos?

Pode usar-se para ordenar e resumir, mas o Regulamento europeu da IA classifica os sistemas de recrutamento como de risco elevado e exige supervisão humana efetiva. No Kimobox a IA propõe e a exclusão é confirmada por uma pessoa identificada.

Fica registado porque se excluiu alguém?

Sim, com o motivo, a fase e quem tomou a decisão. Além de ser boa prática, é o que permite responder se um candidato exercer os seus direitos ou se houver uma reclamação por discriminação.

É possível publicar a vaga em vários portais?

As ofertas são geridas no Kimobox e divulgadas pelos canais que utilizarem. As candidaturas que chegam por cada via são centralizadas na mesma bolsa, com deteção de duplicados.

Serve para concursos internos ou com exame?

Sim. Convocatória, inscrição, prova, correção e grelha de pontuação vivem no mesmo processo, com rastreabilidade de cada pontuação e de quem a introduziu, que é o que torna um processo defensável se alguém o contestar.

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Fontes

De onde vem cada dado

Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.

Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 22: decisões individuais automatizadas EUR-Lex · Aplicável desde 25 de maio de 2018
Regulamento (UE) 2024/1689 relativo à inteligência artificial, anexo III EUR-Lex · 13 de junho de 2024
Regulamento (UE) 2026/1744 (Omnibus digital sobre IA), que altera o Regulamento (UE) 2024/1689 EUR-Lex · 24 de julho de 2026
Real Decreto 901/2020, por el que se regulan los planes de igualdad BOE-A-2020-12214 · 14 de outubro de 2020

Software de recrutamento e seleção de pessoal e onboarding

O módulo de recrutamento do Kimobox gere o pedido e a aprovação de vagas, o pipeline de candidatos por fases e a coordenação de entrevistas entre vários responsáveis, com o histórico de cada decisão.

Ao aceitar a proposta, a checklist de acolhimento prepara documentação, acessos e formação inicial antes do primeiro dia do novo colaborador, ligando recrutamento e portal do colaborador no mesmo sistema.