Vier Jahre
Artikel 34.9 verpflichtet dazu, die Aufzeichnungen vier Jahre lang aufzubewahren und sie den Beschäftigten, ihren gesetzlichen Vertretungen und der Inspección de Trabajo y Seguridad Social (Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion) zur Verfügung zu halten.
Die vier Jahre entsprechen der Verjährungsfrist für Verstöße im Sozialrecht – daher stammt die Zahl.
Wer Zugriff hat
Die beschäftigte Person auf ihre eigene Aufzeichnung, die gesetzliche Vertretung auf die Gesamtheit und die Inspektion, wenn sie es verlangt. Eine Führungskraft der mittleren Ebene sollte nur die ihres Teams sehen, und das zu einem konkreten Zweck.
Jede Einsicht sollte protokolliert werden: So lässt sich beantworten, wer sich was angesehen hat, falls jemand danach fragt.
Unveränderbarkeit
Die Aufzeichnung muss verlässlich sein. Das heißt nicht, dass sich ein Fehler nicht korrigieren ließe, sondern dass die Korrektur eine Spur hinterlassen muss: alter Wert, neuer Wert, Urheber und Grund.
Ein System, das die Vergangenheit spurlos umschreiben lässt, taugt als Beweis weniger als ein unterschriebenes Blatt Papier.
Was Auditoren typischerweise sehen wollen
- Aufbewahrung über vier Jahre sichergestellt
- Zugriff der beschäftigten Person auf die eigene Aufzeichnung ohne Antrag
- Audit-Trail für Einsichtnahmen und Korrekturen
- Rechtsgrundlage und Fristen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert
So schützen Sie die Aufzeichnungen in Kimobox
- 1Prüfen Sie, ob die eingestellte Aufbewahrungsfrist die vier Jahre abdeckt.
- 2Geben Sie den Beschäftigten im Portal dauerhaften Zugriff auf ihren eigenen Verlauf.
- 3Überprüfen Sie regelmäßig, wer Einsicht in die Aufzeichnungen anderer hat.
Können Beschäftigte ihre Aufzeichnung jederzeit einsehen, erledigt sich die Hälfte der Unstimmigkeiten, bevor sie überhaupt entstehen.
Woher jede Angabe stammt
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.
- Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (Dringlichkeitsverordnung zu sozialem Schutz und gegen prekäre Arbeitszeiten) BOE-A-2019-3481 · 12.03.2019
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), Art. 34, 35 und 37 BOE-A-2015-11430 · —
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), Art. 7.5 und 40.1.b) BOE-A-2000-15060 · —
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (Gesetz über Telearbeit) BOE-A-2021-11472 · 10.07.2021