Quatre ans
L’article 34.9 impose de conserver les enregistrements pendant quatre ans et de les tenir à la disposition des salariés, de leurs représentants légaux et de l’Inspection du travail et de la Sécurité sociale.
Quatre ans correspondent au délai de prescription des infractions en matière sociale, d’où vient ce chiffre.
Qui peut y accéder
Le salarié à son propre enregistrement, les représentants légaux à celui de l’ensemble du personnel et l’Inspection lorsqu’elle le demande. Un encadrant intermédiaire ne devrait voir que celui de son équipe, et pour une finalité précise.
Il est utile que chaque consultation soit enregistrée : c’est la façon de répondre si quelqu’un demande qui a consulté quoi.
Inaltérabilité
L’enregistrement doit être fiable. Cela ne veut pas dire qu’on ne peut pas corriger une erreur, mais que la correction doit laisser une trace : valeur antérieure, nouvelle valeur, auteur et motif.
Un système qui permet de réécrire le passé sans laisser de trace vaut moins, comme preuve, qu’une feuille signée.
Ce que demande habituellement l’auditeur
- Conservation garantie pendant quatre ans
- Accès du salarié à son propre enregistrement sans avoir à le demander
- Journal d’audit des consultations et des corrections
- Base juridique et durées documentées dans le registre des activités de traitement
Comment l’enregistrement est protégé dans Kimobox
- 1Vérifiez que la durée de conservation paramétrée couvre les quatre ans.
- 2Donnez au salarié un accès permanent à son propre historique depuis le portail.
- 3Revoyez périodiquement qui a le droit de consulter les enregistrements d’autres personnes.
Permettre au salarié de consulter son enregistrement quand il le souhaite évite la moitié des désaccords avant qu’ils ne naissent.
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo BOE-A-2019-3481 · 12/03/2019
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), arts. 34, 35 et 37 BOE-A-2015-11430 · —
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), arts. 7.5 et 40.1.b) BOE-A-2000-15060 · —
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia BOE-A-2021-11472 · 10/07/2021