Modèles et enregistrements · ISO 22000 · Chapitre 8.3
Modèle d’exercice de traçabilité et de retrait ISO 22000
Choisir un lot et reconstituer le plus vite possible l’origine de ses matières premières, la quantité fabriquée et les destinataires. Et vérifier que les quantités concordent.
En une phrase
L’exercice de traçabilité et de retrait met le système à l’épreuve en reconstituant un lot vers l’amont et vers l’aval, avec son temps de réponse et le bilan entre matières premières et produit, car l’ISO 22000 exige de vérifier et d’éprouver la traçabilité (8.3) et l’efficacité du programme de retrait (8.9.5), et d’en conserver la preuve au moins pendant la durée de conservation du produit.
- Où la norme l’exige
- ISO 22000 · Chapitre 8.3 Les chapitres sont cités selon la numérotation de l’ISO 22000:2018, l’édition en vigueur. L’ISO prépare une troisième édition qui pourrait les renuméroter ; une fois publiée, elle aura sa propre période de transition.
- Type d’information
- Enregistrement obligatoire Preuve de traçabilité (8.3) et de retrait (8.9.5) à conserver
- Qui le renseigne
- La qualité, avec la logistique et la production L’équipe de retrait désignée doit participer, pour que l’exercice teste aussi la réponse
- Quand
- À la fréquence fixée par l’entreprise Au moins une fois par an en général ; certains clients en demandent davantage
- Durée de conservation
- Au minimum, la durée de conservation du produit C’est la seule durée fixée par la norme (8.3). Pour les produits à longue conservation, c’est elle qui prime ; pour les produits frais, mieux vaut l’étendre au cycle de certification.
Ce que demande la norme
Ce qu’exige ISO 22000 et ce qui est laissé à votre appréciation
Le système de traçabilité doit identifier les produits reçus des fournisseurs et la première étape de distribution du produit fini, en tenant compte du lien entre lots de matières premières, produits intermédiaires et produits finis, des retraitements et de la distribution. La preuve est conservée au minimum pendant la durée de conservation du produit, et l’efficacité du système est vérifiée et éprouvée. La norme suggère, le cas échéant, de rapprocher les quantités de produit fini de celles des ingrédients.
Pour le retrait, la direction désigne des personnes habilitées à le déclencher et à le mener, et l’on définit comment informer les parties intéressées, y compris les autorités, et comment traiter le produit retiré. Son efficacité est vérifiée, par exemple au moyen d’exercices, et le résultat est conservé.
La norme ne fixe ni la fréquence ni la durée maximale de l’exercice ; ce sont souvent les clients ou les référentiels de certification qui les imposent. Dans l’Union européenne, l’art. 18 du règlement (CE) 178/2002 exige la traçabilité un pas en amont et un pas en aval.
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Date, heure de début et scénario simulé
- Lot de départ et sens : amont, aval ou les deux
- Matières premières et lots fournisseurs identifiés
- Production : lots intermédiaires, retraitements et quantité fabriquée
- Expéditions : clients, dates et quantités
- Bilan matière : entrées, sorties, stock et pertes
- Temps de réponse total
- Test de la communication : contacts clients et autorités vérifiés
- Problèmes détectés et actions d’amélioration
- Participants et signature
Exemple
Exemple : exercice sur un lot de velouté de potiron
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Scénario | Alerte d’un fournisseur : présence possible de céleri non déclaré dans un lot de bouillon de légumes |
| Lot de départ | Bouillon de légumes, lot fournisseur CV-2602 · sens aval |
| Production | Utilisé dans les lots L26-064 et L26-065 de velouté de potiron : 4 800 pots |
| Expéditions | Trois clients : 4 200 pots ; dans l’entrepôt propre, 560 |
| Bilan matière | 4 800 fabriqués = 4 200 expédiés + 560 en stock + 40 en échantillons et pertes · concorde |
| Délai | 38 minutes entre l’alerte et l’obtention de la liste des clients |
| Communication | Numéros d’urgence des trois clients vérifiés ; un n’était plus à jour |
| Amélioration | Mettre à jour les contacts d’urgence dans la fiche client et les revoir chaque semestre |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- L’exercice identifie les clients, mais les quantités ne concordent pas.
- On choisit toujours un lot simple, sans retraitement ni matière première partagée.
- Seule la partie documentaire est testée, pas la communication avec les clients et les autorités.
- Les enregistrements de traçabilité sont détruits avant la date limite du produit.
- Les problèmes détectés lors de l’exercice ne donnent lieu à aucune action.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1Les lots de matières premières, de production et d’expédition sont reliés, et la recherche amont et aval est immédiate.
- 2L’exercice de retrait renvoie la liste des lots et des clients concernés avec son temps de réponse.
- 3Les certificats et enregistrements qualité sont rattachés au lot et se retrouvent des années plus tard.
- 4Si l’ERP est maître du lot, Kimobox consomme cette donnée pour y rattacher les enregistrements.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
À quelle fréquence faut-il réaliser un exercice ?
L’ISO 22000 ne fixe pas de fréquence : elle demande d’éprouver l’efficacité du système. Une fois par an est l’usage, et de nombreux clients et référentiels privés imposent des fréquences ou des délais précis qu’il est utile de reprendre dans la procédure.
Qu’est-ce que le bilan matière ?
Comparer la quantité de matière première consommée avec celle de produit fabriqué, expédié, en stock et en pertes. S’il ne concorde pas, la traçabilité a une faille, même si les clients ont été retrouvés.
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