Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 22000 · Abschnitt 8.3

Vorlage für Rückverfolgbarkeitstest und Rückrufsimulation nach ISO 22000

Eine Charge auswählen und in kürzester Zeit rekonstruieren, woher ihre Rohstoffe stammen, wie viel hergestellt und an wen geliefert wurde. Und prüfen, ob die Mengen aufgehen.

In einem Satz

Die Rückverfolgbarkeits- und Rückrufsimulation stellt das System auf die Probe, indem sie eine Charge rückwärts und vorwärts rekonstruiert, mit Reaktionszeit und Bilanz zwischen Rohstoffen und Produkt, denn ISO 22000 verlangt, die Rückverfolgbarkeit (8.3) und die Wirksamkeit des Rücknahmeprogramms (8.9.5) zu verifizieren und zu testen und den Nachweis mindestens für die Haltbarkeitsdauer des Produkts aufzubewahren.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: ISO 22000 · Abschnitt 8.3 Die Abschnitte werden nach der Nummerierung der gültigen Ausgabe ISO 22000:2018 zitiert. ISO bereitet eine dritte Ausgabe vor, die sie neu nummerieren kann; nach ihrer Veröffentlichung wird es eine eigene Übergangsfrist geben.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung Aufzubewahrender Nachweis zu Rückverfolgbarkeit (8.3) und Rücknahme (8.9.5)
Wer sie ausfüllt: Qualitätsabteilung, mit Logistik und Produktion Das benannte Rückrufteam sollte teilnehmen, damit die Simulation auch die Reaktion prüft
Wann: In der vom Unternehmen festgelegten Häufigkeit Mindestens einmal jährlich ist üblich; manche Kunden verlangen mehr
Wie lange sie aufbewahrt wird: Mindestens die Haltbarkeitsdauer des Produkts Es ist die einzige Frist, die die Norm festlegt (8.3). Bei lange haltbaren Produkten ist sie maßgeblich; bei Frischprodukten empfiehlt es sich, sie auf den Zertifizierungszyklus auszudehnen.

Was die Norm verlangt

Was ISO 22000 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Das Rückverfolgbarkeitssystem muss die von Lieferanten erhaltenen Materialien und die erste Stufe der Verteilung des Endprodukts identifizieren und dabei die Beziehung zwischen Rohstoff-, Zwischen- und Endproduktchargen, Nacharbeit und Vertrieb berücksichtigen. Der Nachweis wird mindestens für die Haltbarkeitsdauer des Produkts aufbewahrt, und die Wirksamkeit des Systems wird verifiziert und getestet. Die Norm empfiehlt, gegebenenfalls die Mengen des Endprodukts mit denen der Zutaten abzugleichen.

Für die Rücknahme benennt die Leitung Personen mit der Befugnis, sie einzuleiten und durchzuführen, und es wird festgelegt, wie interessierte Parteien einschließlich der Behörden zu benachrichtigen sind und wie mit dem zurückgenommenen Produkt umzugehen ist. Ihre Wirksamkeit wird verifiziert, etwa durch Simulationen, und das Ergebnis wird aufbewahrt.

Häufigkeit und Höchstdauer der Simulation legt die Norm nicht fest; meist verlangen sie Kunden oder Zertifizierungsschemata. In der Europäischen Union fordert Art. 18 der Verordnung (EG) 178/2002 die Rückverfolgbarkeit eine Stufe zurück und eine Stufe vor.

Im Zusammenhang lesen: Präventivprogramme, Rückverfolgbarkeit und Notfälle, in der Akademie zu ISO 22000

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Datum, Startzeit und simuliertes Szenario
Ausgangscharge und Richtung: rückwärts, vorwärts oder beides
Identifizierte Rohstoffe und Lieferantenchargen
Produktion: Zwischenchargen, Nacharbeit und hergestellte Menge
Versand: Kunden, Daten und Mengen
Mengenbilanz: Eingänge, Ausgänge, Bestand und Schwund
Gesamte Reaktionszeit
Test der Kommunikation: Kontakte von Kunden und Behörden geprüft
Festgestellte Probleme und Verbesserungsmaßnahmen
Teilnehmende und Unterschrift

Beispiel

Beispiel: Simulation zu einer Charge Kürbiscremesuppe

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Szenario	Meldung eines Lieferanten: möglicherweise nicht deklarierter Sellerie in einer Charge Gemüsebrühe
Ausgangscharge	Gemüsebrühe, Lieferantencharge CV-2602 · Richtung vorwärts
Produktion	Verwendet in den Chargen L26-064 und L26-065 Kürbiscremesuppe: 4.800 Becher
Versand	Drei Kunden: 4.200 Becher; im eigenen Lager 560
Mengenbilanz	4.800 hergestellt = 4.200 versandt + 560 im Bestand + 40 Muster und Schwund · geht auf
Zeit	38 Minuten von der Meldung bis zur Kundenliste
Kommunikation	Notfallnummern der drei Kunden geprüft; eine veraltet
Verbesserung	Notfallkontakte im Kundenstamm aktualisieren und halbjährlich überprüfen

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Die Simulation identifiziert die Kunden, gleicht aber die Mengen nicht ab.
Es wird immer eine einfache Charge gewählt, ohne Nacharbeit und ohne gemeinsam genutzte Rohstoffe.
Geprüft wird nur der dokumentarische Teil, nicht die Kommunikation mit Kunden und Behörden.
Rückverfolgbarkeitsaufzeichnungen werden vernichtet, bevor das Produkt abläuft.
In der Simulation festgestellte Probleme lösen keine Maßnahmen aus.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Rohstoff-, Produktions- und Versandchargen bleiben verknüpft, und die Abfrage rückwärts wie vorwärts erfolgt sofort.
2Die Rückrufsimulation liefert die Liste der betroffenen Chargen und Kunden samt Reaktionszeit.
3Zertifikate und Qualitätsaufzeichnungen hängen an der Charge und lassen sich auch Jahre später abrufen.
4Ist das ERP führend für die Charge, übernimmt Kimobox diese Information, um die Aufzeichnungen daran zu hängen.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Wie oft muss eine Simulation stattfinden?

ISO 22000 legt keine Häufigkeit fest: Sie verlangt, die Wirksamkeit des Systems zu testen. Einmal jährlich ist üblich, und viele Kunden und private Standards verlangen bestimmte Häufigkeiten oder Zeiten, die in die Verfahrensanweisung aufgenommen werden sollten.

Was ist die Mengenbilanz?

Der Abgleich der verbrauchten Rohstoffmenge mit der Menge an hergestelltem, versandtem, gelagertem Produkt und Schwund. Geht sie nicht auf, hat die Rückverfolgbarkeit eine Lücke, selbst wenn die Kunden gefunden wurden.

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