Competência e sensibilização (7.2 e 7.3)
A formação dirige-se às funções que lidam com dados: o apoio ao cliente que recebe pedidos de exercício de direitos, os recursos humanos, a informática. É preciso conservar evidência da competência e verificar que a sensibilização se traduz em comportamento.
Comunicação (7.4)
A organização decide o que comunica sobre privacidade, a quem e quando, incluindo as comunicações com as autoridades de controlo e com os clientes. Uma violação de dados não é o momento de improvisar quem fala.
Informação documentada (7.5)
Políticas, procedimentos e registos devem estar identificados, revistos, protegidos e disponíveis. Os próprios registos do sistema contêm muitas vezes dados pessoais e precisam dos seus controlos de acesso e de conservação.
O que o auditor costuma pedir
- Plano de formação em privacidade por função
- Registos de presença e de avaliação da formação
- Plano de comunicação, incluindo a relação com as autoridades
- Controlo de versões e de acessos da documentação do PIMS
Como tratar o suporte no Kimobox
- 1Atribua a formação em privacidade a partir da matriz de formação por função.
- 2Faça a gestão de políticas e procedimentos como documentos controlados, com o respetivo aprovador.
- 3Limite por perfil quem vê os registos que contêm dados pessoais.
O registo de auditoria guarda quem consultou ou alterou cada documento do sistema.